Contabilità, fatture e fatturazione elettronica in PrestaShop

Come procederemmo

Partiremmo dall'ultima esportazione accettata dal tuo commercialista per risalire alle fatture emesse, alle note di credito e alle registrazioni dei pagamenti. Prima di scegliere un percorso, inventaria versione del negozio, moduli, integrazioni contabili ed ERP, modifiche PDF del tema, dati storici e mercati. Concorda chi emette i documenti e chi risolve gli errori. Mantieni un'impostazione nativa o un processo di importazione funzionante quando soddisfa il requisito; introduci un connettore per una lacuna definita che la configurazione attuale non copre.

Esegui la modifica su una copia di staging privata con tema e moduli reali e registrazioni finanziarie rappresentative. Isolala da scritture nella contabilità reale, trasmissioni nazionali di fatture, esportazioni programmate ed email ai clienti, e usa account di prova supportati. Prova creazione, esportazione, rettifica e recupero dei documenti con il commercialista e il personale che gestisce il processo. Pianifica il passaggio in produzione attorno a un confine documentale concordato, conserva la configurazione precedente e fai sì che il ripristino preservi ogni documento già emesso o accettato all'esterno.

Se la mappatura o il collegamento richiesti necessitano di nuovi comportamenti, il PrestaShop Custom Module Development Service può realizzarli in base a specifiche scritte e criteri di accettazione.

Scegli la modifica minima che soddisfa il requisito

Distingui ordini, fatture, ricavi e pagamenti

Un ordine registra un processo commerciale. Una fattura registra un documento numerato. Un pagamento registra denaro attribuito a una transazione. Un accredito bancario registra quanto versato dal fornitore di pagamenti, spesso al netto delle commissioni. Mantieni distinti questi eventi nell'esportazione e nella riconciliazione.

L'esistenza di una fattura non determina universalmente il riconoscimento dei ricavi o il momento di esigibilità dell'IVA. Cessioni e prestazioni, anticipi, regimi per cassa e crediti non pagati possono richiedere trattamenti diversi. Concorda il momento rilevante con il tuo commercialista e mappalo esplicitamente. Non esportare solo le fatture pagate se la tua politica contabile richiede anche quelle emesse e non pagate.

Il prefisso delle tabelle varia secondo l'installazione. La localizzazione e il trattamento fiscale della fattura richiedono join con ordine, indirizzi pertinenti, dettagli degli ordini e registrazioni fiscali. Conserva i dati storici di localizzazione e classificazione anziché presumere che l'oggetto fattura contenga un'istantanea completa.

Registrare un rimborso o creare una nota di credito non dimostra di per sé che il gateway abbia restituito il denaro. Controlla separatamente il modulo di pagamento installato e la transazione del fornitore.

Scegli il flusso contabile e il sistema responsabile dei documenti

Scegli un solo sistema che emetta il numero di fattura ufficiale. Se lo emette PrestaShop, riporta lo stesso identificativo legale nella contabilità. Se lo emette il sistema contabile, conserva le mappature di ordini e fatture ed evita documenti discordanti rivolti ai clienti.

Un connettore o un file di importazione concordato deve gestire:

• Fatture emesse, saldi non pagati e allocazioni di pagamenti parziali.
• Conti dei ricavi e codici d’imposta per ogni tipo di transazione supportato.
• Documenti di rettifica collegati alla fattura originale.
• Valuta originale, valuta di rendicontazione, politica sui tassi di cambio e arrotondamenti.
• Pagamento lordo, commissioni del fornitore, rimborsi, storni e riconciliazione degli accrediti.
• Separazione tra spese di spedizione addebitate al cliente e costo effettivo del corriere.

Per Xero, conferma il comportamento supportato per fatture, codici d'imposta, pagamenti e più valute per la tua organizzazione e il tuo abbonamento. Per QuickBooks, conferma l'edizione nazionale dell'azienda e il modello di imposte automatizzate. La sola localizzazione del cliente non seleziona un flusso valido per l'imposta sulle vendite statunitense o l'IVA UE.

Per Sage, DATEV, Fakturownia, inFakt, wFirma, Fattura24, Aruba o un'altra piattaforma locale, parti dalle specifiche attuali di importazione/API del sistema ricevente. Un CSV generico non è automaticamente un file DATEV, JPK o di fatturazione elettronica nazionale. Debitoor è un prodotto storico non più attivo.

Decidi se nella contabilità ti servono i singoli articoli o un insieme più ridotto di categorie di vendita mappate. Verifica eventuali classi, sedi o dimensioni multinegozio rispetto all'edizione del prodotto contabile. Scegli la frequenza dei batch in base alle scadenze di registrazione e alle esigenze di recupero; l'elaborazione in tempo reale non è intrinsecamente più affidabile.

Un modulo viene eseguito nel negozio; un servizio middleware introduce un altro soggetto che tratta i dati e un ulteriore confine di credenziali. Esamina destinazioni dei dati, accesso, conservazione e supporto dei rimborsi prima di scegliere. Anche un modulo può inviare dati all'esterno quando usa API esterne.

Scrivi una scheda di mappatura con campo sorgente, conto o codice d'imposta di destinazione, trasformazione e responsabile delle eccezioni. Includi una vendita e una rettifica di esempio per ogni trattamento supportato. Se i prodotti sono raggruppati in categorie di vendita, definisci cosa succede quando un nuovo prodotto non ha mappatura: sospendilo per una verifica anziché registrarlo silenziosamente in una destinazione predefinita di comodo. Chiedi al commercialista di approvare le registrazioni ricevute, non solo il file esportato.

Esportazioni native e query con una riga per fattura

L'esportazione dell'elenco Ordini fornisce un insieme definito di campi dell'elenco e rispetta i filtri supportati dalla griglia. Non è un registro contabile configurabile né un report per singolo articolo. Le esportazioni CSV native moderne usano il punto e virgola. Ordini > Fatture può generare gruppi di PDF, cosa diversa da un flusso contabile strutturato.

Parametri avanzati > Database > Gestore SQL permette al personale autorizzato di eseguire report SELECT ed esportare i risultati. Limita l'accesso, perché anche una query in sola lettura può esporre dati finanziari e dei clienti.

Dichiara sempre cosa rappresenta ogni riga prima di eseguire join. Un ordine può avere più fatture. Unire le righe delle fatture ai totali degli ordini ripete il totale dell'ordine e gonfia le somme. Questo esempio seleziona totali e data propri di ogni fattura numerata. Usa il negozio 1, la valuta 1 e giugno 2026 come ambito concreto del report; adatta questi valori e il prefisso delle tabelle al tuo negozio.

SELECT oi.id_order_invoice,
       oi.number AS numeric_invoice_number,
       oi.date_add AS invoice_date,
       o.id_order, o.reference, o.id_shop, o.id_currency,
       oi.total_paid_tax_excl AS invoice_net,
       oi.total_paid_tax_incl AS invoice_gross,
       oi.total_paid_tax_incl - oi.total_paid_tax_excl AS invoice_tax
FROM ps_order_invoice oi
JOIN ps_orders o ON o.id_order = oi.id_order
WHERE oi.number > 0
  AND o.id_shop = 1 AND o.id_currency = 1
  AND oi.date_add >= '2026-06-01 00:00:00'
  AND oi.date_add < '2026-07-01 00:00:00'
ORDER BY oi.date_add, oi.id_order_invoice;

Questo è un inventario dei documenti, inclusi quelli emessi e non pagati. Non applica una politica di riconoscimento dei ricavi, non estrae note di credito e non alloca pagamenti. Il numero in formato numerico non è l'identificativo legale formattato. Usa il servizio di formattazione del core/modulo per lingua e negozio corretti.

Per una riga per ordine, mantieni i totali dell'ordine una sola volta e aggrega separatamente gli identificativi delle fatture. Per il prelievo in magazzino, usa un report a livello di riga con SKU, combinazione, quantità e dettagli di spedizione necessari. Una cella riepilogativa dell'ordine non è lo stesso risultato.

Scenario pratico: ordine e fattura ricadono in periodi diversi

Un ordine effettuato prima del periodo di rendicontazione può avere una fattura emessa al suo interno. Una fattura successiva dello stesso ordine può appartenere al periodo seguente. Per l'inventario documentale sopra, seleziona ogni fattura in base alla propria data di emissione: la data dell'ordine non esclude la fattura del periodo corrente di un ordine precedente, né include in questo periodo la sua fattura successiva. Mantieni il riferimento ordine come collegamento tra i documenti.

Codifica CSV, struttura e limiti delle esportazioni

Concorda con il destinatario nomi delle colonne, delimitatore, convenzione decimale, uso delle virgolette, fuso orario e date. Un BOM UTF-8 può aiutare Excel a riconoscere la codifica con il doppio clic, ma alcuni importatori lo rifiutano. L'importazione esplicita come testo consente di selezionare UTF-8 e conservare gli zeri iniziali di numeri dei documenti, codici postali e riferimenti.

Racchiudi tra virgolette i campi contenenti delimitatore, virgolette o ritorni a capo e raddoppia le virgolette interne. Una virgola decimale non compromette da sola un CSV correttamente delimitato da virgolette. Delimitatore, virgolette e impostazioni locali del foglio di calcolo devono essere coerenti. Prova nomi come Müller e Łódź, un indirizzo contenente una virgola e una nota su più righe.

Un file di scambio illustrativo raggruppato per trattamento fiscale potrebbe essere così. Aliquote e importi dimostrano la struttura del file, non il trattamento fiscale di una transazione specifica.

document_number,document_date,original_invoice,currency,tax_code,net,tax,gross,type
INV-2026-000412,2026-06-18,,EUR,STANDARD,50.00,9.50,59.50,invoice
CN-2026-000031,2026-06-20,INV-2026-000412,EUR,STANDARD,-50.00,-9.50,-59.50,credit_note

La destinazione può richiedere raggruppamenti, segni e strutture di rettifica diversi. Riconcilia i totali dei documenti tra tutte le righe delle aliquote e includi le classificazioni fiscali, non solo le aliquote numeriche.

Orders CSV List Exporter supporta modalità con righe per ordine, prodotto e fattura, totali e indirizzi selezionabili, partita IVA dell'indirizzo di fatturazione e riepilogo di nomi e quantità dei prodotti. I profili salvati producono CSV, Excel o XML su richiesta o a intervalli programmati, con consegna via email o sul server. Verifica campi e modalità delle righe della versione installata nella guida del modulo.

Invoice CSV List Exporter elenca fatture e note di credito in base alla data di emissione di ciascun documento numerato, con totali a livello di fattura, IVA aggregata e paese dell'indirizzo di fatturazione, e filtri Tutti, Solo pagati o Solo non pagati. I profili salvati producono CSV, Excel, XML o PDF, con consegna programmata via email o sicura sul server. Conferma campi e comportamento di allocazione dei pagamenti della versione installata nella guida del modulo.

In questi esportatori, il metodo di pagamento è un campo di output, anziché il filtro per metodo di pagamento pubblicizzato. Il filtro pagato/non pagato confronta i totali dei pagamenti registrati a livello di ordine con i totali degli ordini. Per più fatture o allocazioni parziali, riconcilia separatamente i pagamenti delle fatture.

Per OSS o un'altra dichiarazione per aliquota, crea un report separato che gestisca destinazione, classificazione fiscale, documenti di rettifica e valute. Non considerare il paese dell'indirizzo di fatturazione e l'IVA aggregata come un report completo per destinazione e aliquota.

Scrivi specifiche di esportazione riutilizzabili

1. Indica destinatario e scopo. Seleziona solo i campi cliente e indirizzo necessari a quell'attività.
2. Registra l'unità rappresentata da ogni riga, l'ambito dei negozi, il campo data, il fuso orario e gli estremi inclusivi o esclusivi. Conserva un esempio di fine periodo con le specifiche.
3. Definisci ordine delle colonne, identificativo formattato del documento, collegamento alla fattura originale, valuta e mappatura dei codici d'imposta. Documenta se le note di credito hanno importi con segno o un tipo di documento separato.
4. Importa un campione nella destinazione, includendo accenti, zeri iniziali, virgolette interne e testo su più righe. Aprirlo in un foglio di calcolo non è una prova di importazione.
5. Registra numero di documenti e totali di controllo di imponibile, imposte e lordo per valuta a ogni consegna e conserva l'esito di accettazione o rifiuto del destinatario.
6. Salva la struttura come profilo dove lo strumento installato lo supporta, oppure conserva le impostazioni nel manuale operativo del personale. Concorda come identificare un file sostitutivo affinché non possa essere importato come batch aggiuntivo.

Esempio pratico: nota di credito e rimborso monetario

Il CSV di esempio sopra registra la fattura INV-2026-000412 per 59,50 EUR, di cui 50,00 EUR netti e 9,50 EUR di imposte, seguita da una nota di credito per gli stessi importi. In quell'esempio i saldi dei documenti si compensano. Questo da solo non dice se il pagamento del cliente sia stato ricevuto o restituito.

Chiedi al personale di risolvere il livello che presenta la differenza. Una nota di credito mancante nel registro richiede il recupero documentale; una nota registrata con rimborso del gateway fallito richiede il recupero del pagamento. Reimportare la fattura o cambiarne i totali non risolve nessuna delle due discrepanze.

Riferimenti degli ordini, numeri di fattura e cambi di numerazione

Il riferimento ordine nativo di ripiego è composto da nove lettere maiuscole casuali, ad esempio XKBKTSXPM. È distinto dall'ID numerico interno dell'ordine e dal numero legale della fattura. PrestaShop 9 offre actionGenerateDocumentReference per le estensioni.

In Ordini > Fatture, le impostazioni native includono prefisso specifico per lingua, visualizzazione e posizione dell'anno, azzeramento annuale e numero iniziale utilizzato una sola volta. Il core completa la parte numerica ad almeno sei cifre, ad esempio 000142; i numeri più grandi non vengono troncati. Non dispone di un selettore nativo della lunghezza. Le impostazioni delle bolle di consegna si trovano in Ordini > Bolle di consegna.

I nomi delle configurazioni native qui sotto aiutano a identificare il controllo in esame. Leggili nel contesto del negozio e della lingua previsti; apporta le modifiche tramite le impostazioni supportate anziché aggiornare manualmente il database.

Il core assegna normalmente il numero partendo dal numero di fattura massimo, eventualmente limitato all'anno. Questa query non filtra per negozio. Prefissi e impostazioni specifici del negozio non creano contatori indipendenti. Esamina l'intera progettazione delle serie prima di modificare un'installazione multinegozio.

Modificare il prefisso nativo o le impostazioni del formato dell'anno può cambiare la visualizzazione delle fatture storiche quando vengono rigenerate. Il numero in formato numerico memorizzato e la data della fattura non fissano l'intera rappresentazione formattata.

1. Scegli una serie documentale con il tuo commercialista, includendo identità del negozio e periodo di azzeramento.
2. Censisci gli identificativi numerici e formattati esistenti in tutti i negozi e gli anni pertinenti.
3. Conserva i documenti emessi e documenta la data di transizione.
4. Imposta il valore successivo solo dopo aver controllato la serie di destinazione. L'impostazione iniziale del core viene utilizzata direttamente una volta, quindi non presumere che venga automaticamente portata oltre i record esistenti.
5. Prova in staging creazioni simultanee, azzeramenti periodici, esportazioni e download dei documenti.

Formati come RE-DE-2026-00001, FA-FR-2026-00001 o FV/00001/06/2026 possono rendere leggibile una serie scelta. Sono esempi, non formati universalmente obbligatori. Serie separate per le note di credito possono essere opportune o richieste localmente.

Annullamento e rimborso non eliminano automaticamente la fattura né ne liberano il numero. Conserva il documento numerato e la traccia delle rettifiche. Per numeri realmente mancanti, indaga su dati eliminati, numeri iniziali manuali e integrazioni anziché rinumerare vecchie fatture.

Custom Invoice Numbering supporta formati documentali e modalità di azzeramento configurabili; la guida del modulo descrive i controlli di numerazione.

Custom Order Numbering modifica i riferimenti degli ordini, usando l'hook nativo sulle versioni che lo supportano e un override di compatibilità su quelle precedenti; la guida del modulo elenca i token di formato supportati.

Non usare un token del metodo di pagamento mentre viene generato un riferimento ordine: i dati di pagamento potrebbero non esistere ancora e il modulo rifiuta {PAYMENT} in quel contesto. Nessuno dei due moduli di numerazione garantisce la conformità legale o corregge un salto storico non spiegato.

Personalizza le fatture PDF senza modificare il core

La creazione della fattura dipende dall'abilitazione delle impostazioni di fatturazione, da uno stato ordine che genera fatture o da un'azione manuale supportata. Nelle versioni moderne, esamina gli indicatori degli stati in Parametri negozio > Impostazioni ordine > Stati. Non tutti gli ordini ricevono subito una fattura.

Il PDF viene generato su richiesta. classes/pdf/HTMLTemplateInvoice.php raccoglie i dati. pdf/invoice.tpl e i relativi modelli delle sezioni definiscono l'impaginazione; invoice.style-tab.tpl definisce lo stile del PDF. TCPDF supporta un sottoinsieme limitato di HTML/CSS.

1. Crea una directory pdf/ nel tema attivo.
2. Copia solo il modello della fattura o della sezione necessario dalla directory pdf/ del core.
3. Modifica la copia nel tema e genera una fattura rappresentativa.
4. Conserva la personalizzazione sotto controllo di versione all'esterno del negozio distribuito. Un aggiornamento o un ripristino del tema può sostituire la sua copia PDF, quindi verifica i file distribuiti in seguito e confronta la personalizzazione con le modifiche a monte dopo gli aggiornamenti.

Ad esempio, dalla radice del negozio, questo crea una copia del modello PDF in un tema di esempio chiamato shop-child:

mkdir -p themes/shop-child/pdf
cp pdf/invoice.tpl themes/shop-child/pdf/invoice.tpl

PrestaShop 9 passa l'oggetto Address della fattura in $addresses.invoice. Un campo della partita IVA dell'acquirente, protetto da un controllo e con escape, può usare in un modello compatibile:

{if $addresses.invoice->vat_number}
  <p>{$addresses.invoice->vat_number|escape:'html':'UTF-8'}</p>
{/if}

Usa i campi integrati Legal free text e Footer text in Ordini > Fatture per testi fissi, come condizioni di pagamento approvate o un identificativo fiscale del venditore. Per i dati dinamici, usa un punto di estensione supportato o un'estensione PHP con ambito limitato. Recupera i dati in PHP, poi passa al modello valori con escape; non inserire SQL in Smarty.

Se è necessario un override di classe legacy, deve risiedere in override/classes/pdf/HTMLTemplateInvoice.php ed estendere la classe core senza perdere le variabili assegnate. Controlla eventuali conflitti con gli override esistenti. Ricostruisci la mappa delle classi/cache per l'ambiente effettivo; la vecchia versione 1.6 usa cache/class_index.php, mentre le installazioni moderne usano cache di ambiente sotto var/cache/.

Usa una data effettiva di cessione/prestazione o consegna per i campi legali. Il timestamp dello stato spedito o la data della bolla non dimostrano automaticamente la consegna effettiva. I campi dell'acquirente vat_number, company e dni appartengono all'indirizzo; il campo cliente siret appartiene al cliente. Gli identificativi del venditore hanno una fonte configurata separata.

Stampa IBAN/BIC solo dalla configurazione corretta del pagamento bancario e recupera ogni riferimento all'ordine d'acquisto del cliente dal campo che lo acquisisce effettivamente. Verifica l'identità del negozio in Parametri negozio > Contatti nelle versioni moderne.

Verifica il risultato visualizzato prima di sostituire un modello

• Usa registrazioni con e senza i campi facoltativi azienda, partita IVA e ordine di acquisto. I valori vuoti non devono lasciare un'etichetta fuorviante o il valore di un altro cliente.
• Genera documenti con ragioni sociali lunghe, indirizzi su più righe, testo accentato e descrizioni lunghe dei prodotti. Verifica interruzioni di pagina, intestazioni ripetute, subtotali delle imposte e totale finale su una fattura grande.
• Cambia deliberatamente negozio e lingua del documento. Verifica identità del venditore, testi legali e coordinate bancarie rispetto all'entità prevista, anziché al solo negozio attuale dell'amministratore.
• Conserva un PDF di riferimento approvato e confrontalo con il risultato modificato. Registra quali campi devono differire per rilevare modifiche estranee a importi, indirizzi o sezioni condivise.

Verifica i campi delle fatture specifici per paese

Identifica prima la sede del venditore, lo status del cliente, il tipo di operazione e le regole di fatturazione applicabili. Quelli che seguono sono controlli mirati, non una specifica completa dei campi per ogni transazione.

Configura ciascun negozio nel contesto previsto prima di modificare identità del venditore, testi legali specifici per lingua o numerazione. I modelli condivisi del tema possono richiedere contenuti esplicitamente dipendenti dal negozio. Esamina con attenzione le modifiche in Tutti i negozi.

La configurazione delle aliquote è separata dall'identificativo fiscale del venditore e dalle diciture sul PDF. Fai convalidare dal tuo commercialista documenti rappresentativi nazionali, transfrontalieri, esenti e rettificati.

Documenti di rettifica, archiviazione e problemi dei PDF

I PDF delle note di credito e delle bolle di consegna usano order-slip.tpl e delivery-slip.tpl. Le note di credito riutilizzano stile, indirizzo e sezioni fiscali della fattura, quindi le modifiche a questi modelli condivisi possono influire sia sulle fatture sia sulle note di credito. Le bolle di consegna usano le proprie sezioni corrispondenti. Prova tutti e tre i tipi di documento dopo le modifiche ai modelli. Includi nei documenti di rettifica il collegamento alla fattura originale e gli importi corretti delle imposte rimborsate.

Conserva la rappresentazione emessa. Nomi storici e importi dei prodotti provengono principalmente dai dettagli dell'ordine memorizzati, quindi una rinomina nel catalogo da sola normalmente non riscrive una vecchia riga di fattura. Modifiche ai modelli, agli indirizzi e agli ordini possono comunque cambiare un PDF rigenerato.

Archivia il primo documento emesso nel flusso di creazione della fattura, anziché affidarti a un hook di download che potrebbe non essere mai eseguito o sovrascrivere una copia precedente. Conserva documento, payload strutturato quando applicabile, identificativi e ricevute con controlli di accesso e una politica di conservazione che ne tuteli l'integrità.

La Francia richiede generalmente di conservare le fatture aziendali per 10 anni; consulta le indicazioni di Service Public sulla conservazione. La Germania richiede generalmente di conservare le copie delle fatture per otto anni ai sensi di UStG §14b, fatte salve le regole transitorie e speciali applicabili. Concorda i requisiti esatti di conservazione e archiviazione per la tua entità.

• Partita IVA del venditore assente: controlla i testi legali/liberi configurati o la tua estensione PDF. Le sole impostazioni delle aliquote non creano un identificativo del venditore.
• Identità errata: controlla le impostazioni di contatto/indirizzo del negozio previsto e l'indirizzo del negozio memorizzato nella fattura.
• Glifi mancanti: esamina il font PDF effettivo, il motore di rendering e i file dei font. PrestaShop 9 associa già polacco e ceco a DejaVu Sans. Il core non dispone di un menu a discesa per cambiare il font delle fatture.
• Errori con ordini grandi: leggi l'errore PHP/TCPDF, esamina loghi e immagini, poi regola la memoria in base alle necessità misurate. PrestaShop 9 raccomanda un valore PHP di memory_limit di almeno 512M.
• Personalizzazione persa: controlla selezione del tema attivo, copie PDF del tema, cache ed estensioni di moduli o classi in conflitto.

Financial Revolution offre documenti finanziari, PDF di rettifica e reportistica; la guida del modulo descrive queste funzionalità e la loro configurazione.

IVA transfrontaliera e riconciliazione dei pagamenti

Mantieni coerenti paese, codice d’imposta, imponibile, IVA e importo lordo dalla vendita ai documenti di rettifica e alla contabilità. Un'aliquota numerica zero non è una classificazione fiscale completa.

Per OSS, conserva la destinazione pertinente e il trattamento fiscale applicato e includi le rettifiche. Una partita IVA UE valida non rende da sola ogni vendita B2B esente da IVA. Cessioni intracomunitarie di beni qualificanti, servizi soggetti a inversione contabile, vendite nazionali ed esportazioni hanno condizioni diverse. Verifica status del cliente, sede, movimento/luogo e documenti giustificativi rispetto alle indicazioni UE sull'IVA.

Automatic EU VAT Checker convalida lo stato IVA secondo le regole configurate, inclusi applicazione ordinaria delle imposte come ripiego o stati in attesa; la guida del modulo spiega il flusso di convalida.

Concorda con il commercialista la base del tasso di cambio e le date di registrazione. Tieni separati gli importi in valuta originale e quelli di conversione/accredito del fornitore. Abbina i pagamenti lordi dei clienti a commissioni, rimborsi, storni e accrediti netti. Le commissioni del fornitore sono un costo, non una riduzione che modifica silenziosamente la vendita.

Riconcilia gli arrotondamenti ai livelli definiti di riga, aliquota e documento. Nelle versioni moderne, controlla Modalità di arrotondamento e Tipo di arrotondamento in Parametri negozio > Generale e confronta l'esportazione con i calcoli della destinazione prima di modificare le impostazioni. Una piccola differenza ricorrente richiede una politica di rettifica ripetibile, non modifiche manuali a documenti già emessi.

Fatturazione elettronica strutturata: formato, canale e ambito

Un PDF può essere una fattura elettronica nel senso ampio dell'IVA. Un obbligo di formato strutturato richiede dati leggibili automaticamente nel formato pertinente; un normale PDF non basta. Un formato ibrido come Factur-X o ZUGFeRD include dati strutturati e il suo profilo deve soddisfare le regole applicabili.

Il flusso PDF del core di PrestaShop è separato dalla generazione, validazione e trasmissione XML. Decidi come i dati delle fatture vengono convertiti nel formato nazionale, come vengono consegnati, come rifiuti e rettifiche ritornano al negozio e come vengono conservate le ricevute.

Non tutte le fatture strutturate richiedono una piattaforma governativa. La Germania consente la trasmissione diretta, anche via email. Altri paesi richiedono una rete o un sistema di autorizzazione specifici. Determina l'ambito in base a sede, stabili organizzazioni coinvolte, tipo di transazione, natura B2B/B2C/B2G ed eccezioni. Vendere a un cliente in un paese non rende da solo applicabile il suo obbligo nazionale.

Crea una scheda di applicabilità per la tua attività

Convalida identificativi di venditore e acquirente, indirizzi strutturati, ID dei documenti, descrizioni delle righe, valuta, date, categorie fiscali, importi e condizioni di pagamento rispetto allo schema scelto e alle regole di business. La validazione VIES è un elemento, non un sostituto della validazione nazionale delle fatture.

Un modulo nazionale può generare il file richiesto; un fornitore può gestire conversione, trasmissione o entrambe. Concorda credenziali, nuovi tentativi, gestione dei rifiuti, continuità del servizio e accesso all'archivio. L'esternalizzazione non elimina la responsabilità dell'emittente per emissione, rettifica, comunicazione e conservazione.

Segui fino all'esito un invio rifiutato o incerto

Monitora separatamente emissione all'origine, convalida del file, trasmissione ed esito della piattaforma o del destinatario pertinente. Una risposta HTTP riuscita o uno stato in coda del fornitore non dimostrano tutti i passaggi di accettazione richiesti. Conserva insieme ID del documento sorgente, riferimento del fornitore, versione del payload e ricevuta o rifiuto restituiti, assegnando un responsabile alle registrazioni irrisolte.

Per un file rifiutato, identifica se il problema è un dato sorgente mancante, un errore di mappatura, una regola dello schema o l'autenticazione del trasporto. Correggi il livello responsabile e usa la procedura supportata di reinvio o rettifica. Per un timeout con esito sconosciuto, cerca l'invio esistente prima di riprovare. Non creare un altro numero di fattura solo per far apparire nuovo un tentativo tecnico.

Verifica le fatture fornitori in ingresso separatamente dalle vendite in uscita. Nomina il destinatario nella contabilità fornitori, verifica come il documento strutturato diventa leggibile e registrabile e conserva i dati originali e l'esito dell'elaborazione. Attivare il generatore PDF del negozio non fornisce questo flusso di ricezione.

Scadenze europee della fatturazione elettronica al 26 ottobre 2026

La Francia prevede anche obblighi separati di e-reporting che possono coprire transazioni esterne al flusso nazionale di fatture elettroniche B2B. Le vendite ai consumatori non giustificano quindi la scelta di ignorare la riforma.

ViDA è stato adottato l'11 marzo 2025. La comunicazione digitale B2B transfrontaliera inizia il 1° luglio 2030, con l'allineamento pertinente dei sistemi nazionali entro il 1° gennaio 2035. Consulta il calendario della Commissione europea.

Ricontrolla ambito, eccezioni, versione dello schema e scadenze dell'autorità prima dell'implementazione e ogni volta che cambia la presenza geografica della tua attività.

Avvia il flusso e riconcilialo

1. Concorda il sistema responsabile dei documenti, il piano dei conti, i codici d’imposta, la politica di riconoscimento e la struttura di importazione richiesta.
2. Mappa ID sorgente stabili agli ID di destinazione. Includi identità del negozio/sorgente e tipo di documento nelle chiavi di deduplicazione.
3. Prova fatture, pagamenti mancanti e parziali, aliquote miste, sconti, spedizioni, più valute, rimborsi parziali/totali e documenti di rettifica.
4. Simula un timeout dopo che la destinazione ha accettato un documento. Un nuovo tentativo deve trovare il record esistente anziché creare un duplicato.
5. Registra i record rifiutati con un responsabile chiaro e una politica di nuovi tentativi. Mantieni una traccia verificabile delle rettifiche.
6. Esegui il nuovo percorso per un intero periodo di rendicontazione con un output parallelo di confronto o una destinazione di prova separata, mantenendo autorevole il processo esistente. Riconcilia fatture, note di credito, imposte, pagamenti e accrediti bancari prima di autorizzare le registrazioni reali tramite il nuovo percorso.

Automatizza solo tramite un'attività di esportazione/API implementata e autenticata. Installare un sistema di pianificazione non crea automaticamente un endpoint di esportazione. Il Webservice nativo è CRUD a richiesta/risposta; per un'integrazione basata su eventi, usa polling o un hook lato server implementato con consegna autenticata, nuovi tentativi e deduplicazione.

Mantieni il percorso di recupero manuale e segnala le esecuzioni mancate. Scegli la frequenza in base a scadenze di rendicontazione, complessità delle transazioni e rischio operativo, anziché a fasce universali di numero di fatture.

Esegui il passaggio del flusso e consegnalo al team

1. Al passaggio concordato, identifica l'ultimo batch o record di destinazione accettato ed elenca invii in attesa, documenti rifiutati e rimborsi. Registra un confine che comprenda anche fatture e note di credito create durante il cambiamento; un limite basato solo sul numero d'ordine può tralasciare documenti successivi relativi a ordini precedenti.
2. Sospendi le attività di consegna sovrapposte e assegna al nuovo percorso un ambito iniziale controllato. Riconcilia il batch iniziale con i totali di controllo approvati e verifica che siano riconosciuti i documenti già accettati dalla destinazione.
3. Conferma che documento previsto per il cliente, copia archiviata e riferimento del sistema ricevente corrispondano. Verifica la prima eccezione oltre alle registrazioni riuscite e dimostra che il suo responsabile riceve l'avviso.
4. Se serve un ripristino, interrompi il nuovo percorso in uscita, conservane il log di accettazione e riconcilia quanto è arrivato alla destinazione prima di riprendere il processo precedente. Ripristina la configurazione con un ambito di recupero documentato; ripristinare un vecchio database può eliminare documenti e ordini creati dopo il passaggio.

Cosa chiedere al tuo sviluppatore o alla tua agenzia

• Quali versioni installate, contesti di negozio ed estensioni esistenti sono stati testati e dove sono i documenti campione e i risultati di importazione?
• Dove si trova la mappatura concordata, inclusi indirizzi storici, classificazioni fiscali, valuta, allocazione fattura-pagamento e collegamenti alle note di credito?
• Come recupera il personale un'esecuzione mancata, un timeout incerto o un documento rifiutato senza registrarlo di nuovo?
• Chi mantiene lo schema e il collegamento al fornitore e chi monitora scadenza delle credenziali, invii rifiutati e modifiche normative?
• Dove si trovano archivio dei documenti emessi, log di accettazione, permessi di accesso e istruzioni di passaggio e ripristino, e il personale può recuperarli senza lo sviluppatore originale?

Domande dei titolari

Posso continuare a inviare un CSV al commercialista dopo aver aggiunto la fatturazione elettronica strutturata?

Sì, se il CSV resta il flusso contabile concordato e il percorso strutturato esegue la consegna o comunicazione legale richiesta. Associa entrambi allo stesso documento autorevole. Verifica se il fornitore registra anche nella tua contabilità, per evitare che il CSV crei un'altra registrazione per quel documento.

E se il commercialista non sa dire se un file è stato importato?

Considera il batch con esito sconosciuto. Controlla il log di importazione e i riferimenti documentali della destinazione prima di inviare un sostituto e concorda chi approva il recupero. Inviare lo stesso file con un nuovo nome non dimostra che sia sicuro importarlo di nuovo.

Tutti i clienti devono compilare i campi fiscali aziendali al checkout?

Basa i campi obbligatori sui tipi di clienti e transazioni identificati dal tuo consulente. Verifica sia il checkout per consumatori sia quello per aziende. Raccogli gli identificativi aziendali richiesti prima dell'emissione, consentendo al contempo a un documento per consumatore supportato di omettere i campi solo aziendali dove le regole applicabili lo permettono.

Un acquirente chiede di aggiungere ragione sociale o partita IVA dopo l'emissione. Posso modificare l'indirizzo?

Fai decidere al commercialista se la modifica richiede una rettifica formale o una sostituzione secondo le regole applicabili. Conserva il documento emesso e la sua cronologia, poi usa quella procedura di rettifica. Modificare un indirizzo e scaricare un nuovo PDF può cambiare la rappresentazione senza registrare il motivo.

Cosa devo conservare se cambio fornitore di fatturazione elettronica?

Esporta documenti strutturati originali, ricevute, cronologia dei rifiuti e mappature tra sorgente e fornitore prima della fine dell'accesso. Concorda come gestire invii in sospeso e rettifiche successive di vecchie fatture e prova il recupero dal tuo archivio conservato prima di chiudere il vecchio account.