KSeF E-Invoicing: Einrichtung und Hilfe

Versand und gedruckte Rechnungen

PrestaShop erstellt und nummeriert die Rechnung. Das Modul bereitet FA(3) aus den gespeicherten Beträgen vor, schreibt das ausgehende Dokument fest und überlässt es dem geplanten Hintergrundauftrag, es zu senden, den Status zu verfolgen und UPO abzurufen. Eine Gutschrift wird zu einer KOR mit Bezug zur ursprünglichen Rechnung. Prüfen Sie den Status einer Bestellung im KSeF-Block und öffnen Sie anschließend Details, um deren UPO auf der Dokumentseite herunterzuladen.

Nach der Annahme trägt das native Rechnungs-PDF die KSeF-Nummer und KOD I. Bevor KSeF eine offline ausgestellte Rechnung annimmt, kann das PDF mit einem gültigen separaten Offline-Zertifikat auch KOD II enthalten. Ohne dieses Zertifikat fehlt KOD II und Ihr Team sieht eine Warnung. Dokumente aus einem Totalausfall, die außerhalb von KSeF bleiben, tragen keine KSeF-Codes.

Übersicht und Empfang von Eingangsrechnungen

Die Übersicht zeigt Dokumente und Systemzustand. Die Zahlen zu Versand, Annahme und Empfang umfassen den heutigen Tag und die sechs vorherigen Kalendertage nach Warschauer Zeit. Angenommene Importe zählen bei der Verifizierung. Für alte Datensätze ohne Ereigniszeitstempel werden keine historischen Zahlen erfunden.

Der Empfang ist standardmäßig deaktiviert. Aktivieren Sie ihn für den gewählten Shop und die Umgebung mit einem Startdatum des Verlaufs und Zugangsdaten mit Leserechten für Rechnungen. Der Posteingang bietet Filter, eine lesbare Rechnungsansicht und den Download des Original-XML. Die heruntergeladenen Bytes müssen mit dem Hashwert von KSeF übereinstimmen. Shops mit derselben Verkäufer-NIP und Umgebung teilen sich den Posteingang. Die lesbare Ansicht stammt vom Modul. Sie ist weder eine offizielle Darstellung des Finanzministeriums noch eine Buchung.

Korrekturen und Erstattungen

Öffnen Sie die KSeF-Dokumentseite der angenommenen Rechnung, um Korrekturen in der Vorschau zu prüfen. Käuferdatenkorrekturen ändern Name oder Anschrift, während steuerliche Identität und Beträge erhalten bleiben. Eine geänderte NIP erfordert den Ablauf für eine falsche NIP: eine Korrektur auf null, dann eine Ersatzrechnung, die bis zur Annahme der Nullstellung durch KSeF zurückgehalten wird. Prüfen Sie die Vorschau und stellen Sie das Dokument mit einer Begründung aus. Der manuelle Ablauf verändert weder eine PrestaShop-Zahlung noch eine Erstattung oder Lagerbewegung.

Erstattungen eines frei gewählten Betrags warten auf die Bestätigung der Aufteilung auf die Umsatzsteuercodes durch einen Mitarbeiter. Das Formular schlägt eine Aufteilung vor, wendet sie aber erst nach Bestätigung an. Für Korrekturen müssen die ursprüngliche Rechnung und alle früheren Korrekturen in KSeF abgeschlossen sein. Bei einer importierten Rechnung muss außerdem die historische Grundlage abgestimmt sein.

Zugangsdaten und Wechsel in den Produktionsbetrieb

Jeder Shop hat Einstellungen und Zugangsdaten für TEST, DEMO und PRODUCTION. TEST nutzt eine fiktive Identität und ersetzt Verkäufer und Käufer im ausgehenden XML. Verwenden Sie in TEST und DEMO fiktive Daten. DEMO nutzt den DEMO-Token oder das DEMO-Zertifikat des Händlers. Besorgen Sie einen Token aus der KSeF-Anwendung des Finanzministeriums für die richtige Umgebung und tragen Sie Verkäufer-NIP und Token im Verbindungsformular ein. Alternativ verwenden Sie ein Authentifizierungszertifikat mit dem passenden privaten Schlüssel und, falls erforderlich, Passwort. Testen Sie die Verbindung nach dem Speichern.

PRODUCTION hat einen eigenen Token oder ein eigenes Authentifizierungszertifikat. Ein Mitarbeiter mit Bearbeitungsrechten und Rechten für Zugangsdaten öffnet die Produktionsvorschau, prüft Verkäufer, Shopadresse und Startpunkt und gibt anschließend Verkäufer-NIP und Domain zur Bestätigung ein. Dieser Schritt aktiviert den rechtlich verbindlichen Versand. Die Bindung umfasst den Shop, die Verkäufer-NIP, die Shop-Domain, diese Installation und die gespeicherten Zugangsdaten. Eine geänderte Bindung erfordert eine erneute Bestätigung. Pausieren Sie den Versand, um neue Übermittlungen zurückzuhalten. Die Wiederherstellung des Status kann fortgesetzt werden, wenn die Bindung es zulässt. Die Rückkehr nach dem Verlassen des Produktionsbetriebs erfordert eine erneute Bestätigung. Holen Sie die schriftliche Freigabe des Inhabers ein, bevor ein echter Shop zu PRODUCTION wechselt.

Entwicklungsserver, wiederhergestellte Datenbanken und Kopien unter einer anderen Domain werden abgewiesen. Eine identische Kopie von Shopdateien und Datenbank unter derselben Domain kann dieser Schutz nicht unterscheiden. Der Hostinganbieter muss sie isolieren oder ihren ausgehenden Zugriff auf die Produktionsumgebung sperren.

Offline-Zertifikate und Ausfälle

Das Zertifikat des Typs Offline signiert KOD II und ist vom Authentifizierungszertifikat getrennt. Bei Anmeldung mit Zertifikat beantragen Sie das Offline-Zertifikat in den Einstellungen. Token-Nutzer laden ein Offline-Zertifikat aus der Anwendung des Finanzministeriums hoch. Nur ein gültiges, passendes und aktives Offline-Zertifikat ermöglicht KOD II.

Lokales Entfernen und Widerruf bei KSeF sind getrennte Aktionen. Der Widerruf im Modul benötigt die Anmeldung mit Zertifikat und eine Bestätigung. Token-Nutzer widerrufen in der Anwendung des Finanzministeriums. Ein beantragter Widerruf stoppt das Signieren von KOD II mit dieser Seriennummer, bis das Ergebnis geklärt ist.

Der produktive Latarnia-Meldedienst des Finanzministeriums liefert Ausfallnachweise in jeder Umgebung, einschließlich TEST. Der gespeicherte Ausstellungsmodus steuert Wartezeiten, Offline-Verarbeitung und Ausnahmen bei Totalausfällen. Geeignete Dokumente in der Warteschlange werden nach einem Ausfall über den geplanten Auftrag weiterbearbeitet. Prüfen Sie den Status des Meldedienstes und die Begründungen an den Dokumenten. Das Modul garantiert keine automatische Annahme jedes Dokuments.

Bereits in KSeF vorhandene Rechnungen importieren

Wählen Sie Shop und Umgebung und verwenden Sie anschließend Bereits in KSeF vorhandene Rechnungen in den Einstellungen oder die Aktion Bereits in KSeF an einer einzelnen Rechnung. Eine einfache CSV-Datei kann Folgendes enthalten:

id_order_invoice,ksef_number
123,REPLACE_WITH_THE_EXISTING_KSEF_NUMBER

Der zweite Wert ist ein Platzhalter für eine tatsächliche, bereits in KSeF vorhandene Nummer. JSON wird ebenfalls unterstützt. Prüfen Sie die Dateivorschau, lösen Sie Konflikte und nicht übereinstimmende Identitätsdaten und laden Sie anschließend dieselbe Datei zum endgültigen Import hoch. Der Hintergrundauftrag lädt das Original herunter, prüft Verkäufer-NIP, Rechnungsnummer des Shops und Ausstellungsdatum und bewahrt das XML auf. Erfasste Importe werden nie erneut übermittelt. Über diesen Importweg wird kein UPO erzeugt oder abgerufen.

Ein Import kann angenommen sein, obwohl seine Korrekturgrundlage noch unvollständig ist. Klären Sie mehrdeutige Positionszuordnungen und historische Korrekturen, bevor Sie spätere Korrekturen versuchen. Zulässige Identitätskonflikte lassen sich mit einer vorgeschriebenen Mitarbeiterbegründung und gespeicherten Nachweisen akzeptieren. Prüfen Sie die Unterschiede, bevor Sie diese Aktion verwenden.

Ablauf für die Prüfung wählen

Verwenden Sie Käuferdatenkorrekturen für Name oder Anschrift und den Ablauf für eine falsche NIP bei einer geänderten Käufer-NIP. Bestätigen Sie Aufteilungen für Erstattungen eines frei gewählten Betrags selbst. Konfigurieren Sie die Versandregel für Privatpersonen und prüfen Sie die umsatzsteuerliche Behandlung ausländischer Käufer. Umgehen Sie fehlende steuerliche Nachweise niemals durch eine Mitarbeiterfreigabe.

Voraussetzungen

Angegebenes Minimum: PrestaShop 1.6.1.0 mit Unterstützung bis 9.x und PHP ab 7.1. Das Modul wurde auf Neuinstallationen von PrestaShop 1.6.1.24 mit PHP 7.1, 1.7.8.11 mit PHP 7.4 sowie 8.2.8 und 9.2.0 mit PHP 8.1 getestet. Die Verbindung zur KSeF-Produktionsumgebung (Anmeldung und Empfang) wurde mit PHP 8.4 geprüft.

PHP benötigt cURL, DOM/libxml, JSON, mbstring und OpenSSL. Der Verkäufer muss eine gültige polnische NIP haben. Erlauben Sie Verbindungen zur gewählten KSeF-Umgebung und zum Latarnia-Meldedienst des Finanzministeriums. Der Versand benötigt den geplanten Auftrag. Installieren Sie über den Modulmanager von PrestaShop und prüfen Sie danach Integrity. Bewahren Sie Sicherungen und Zugangsdaten sicher auf. Der Preis beträgt 79 EUR ohne Umsatzsteuer, einschließlich 12 Monaten Updates und 3 Monaten Support.

Wählen Sie einen einzelnen Shop, bevor Sie Zugangsdaten, Produktionsbestätigung oder Empfang einrichten. Einstellungen gelten je Shop, während Posteingänge für Eingangsrechnungen bei gleicher NIP und Umgebung gemeinsam genutzt werden. Das Modul bietet Texte auf Englisch, Polnisch, Deutsch, Französisch, Spanisch und Italienisch. Dies ist von den Übersetzungen der Produktseite im Shop getrennt.

Der Rechnungs-Hook erkennt das Dokument, nachdem PrestaShop es nummeriert hat. Die Vorbereitung liest gespeicherte Rechnungs- und Gutschriftbeträge, validiert FA(3) und bewahrt anschließend das XML für die Übermittlung auf. Der geplante Hintergrundauftrag sendet vorbereitete Dokumente, verfolgt unklare Ergebnisse und speichert KSeF-Annahme und UPO. Ungültige oder unvollständige steuerliche Angaben erfordern eine Prüfung. Bestellseite und PDF verwenden das gespeicherte Dokument, statt eine zweite Handelsrechnung zu erzeugen.

Derselbe Auftrag verifiziert Importe und empfängt Eingangsrechnungen in der verbleibenden Laufzeit. Zugangsdaten und Zugriffstoken werden verschlüsselt gespeichert. Rechnungsdaten und XML, Metadaten und XML von Eingangsrechnungen, Korrektureingaben und Mitarbeiterkennungen aus dem Prüfprotokoll verbleiben als steuerliche Aufzeichnungen in der Shopdatenbank. Das Modul registriert keinen eigenen Hook für DSGVO-Export, Löschung oder Anonymisierung und bietet keine automatische Bereinigung nach Ablauf der Aufbewahrungszeit. Bei der Deinstallation bleiben Dokumente, Ereignisse und Einstellungen erhalten. Der Händler muss Zugriffs- und Aufbewahrungsregeln für diese Daten festlegen.

• Das Modul sendet die von PrestaShop erstellten Rechnungen und bearbeitet seine KSeF-Korrekturabläufe. Es stellt keine Kassenbons aus, verbucht keine Eingangsrechnungen und bietet keine Steuerberatung. Der Verkäufer muss eine gültige polnische NIP haben.
• Die Annahme hängt von Rechnungsdaten, Zugangsdaten, KSeF-Verfügbarkeit und dem geplanten Auftrag ab. Firmendaten ohne gültige steuerliche Identität, nicht unterstützte umsatzsteuerliche Behandlung, unvollständige Erstattungen oder fehlende historische Nachweise können eine weitere Prüfung erfordern. Die Behandlung ausländischer Käufer muss geprüft werden.
• KOD II benötigt ein aktives Offline-Zertifikat. Ein wegen eines Totalausfalls ausgenommenes Dokument hat keinen KSeF-QR-Code. Eine identische Kopie von Dateien und Datenbank unter derselben Domain benötigt eine Isolierung durch den Hostinganbieter.
• Der Empfang erfordert Leserechte für Rechnungen. Die lesbare Ansicht stammt von diesem Modul. Bewahren Sie das Original-XML als vollständiges Quelldokument auf.
• Importe werden nie erneut gesendet und der Importweg liefert kein UPO. Eine verifizierte Rechnung kann weiterhin Positionszuordnungen und historische Korrekturen benötigen, bevor spätere Korrekturen möglich sind. Die Siebentageszahlen zur Annahme zählen Importe zum Zeitpunkt der Verifizierung.

• Kein Dokument wird gesendet: Prüfen Sie gewählten Shop, Umgebung, Versandmodus, Startpunkt, rechnungsauslösenden Bestellstatus, geplanten Auftrag und Begründungen zum Systemzustand. Bei einem zurückgehaltenen Dokument muss das angegebene Problem gelöst werden.
• Produktionsbetrieb gesperrt oder Anmeldung fehlgeschlagen: Prüfen Sie umgebungsspezifische Zugangsdaten, Berechtigungen, Verkäufer-NIP, Domain und Installationsidentität. Prüfen und bestätigen Sie eine geänderte Bindung mit dem zuständigen Administrator. Umgehen Sie niemals die Sperre einer Kopie.
• UPO oder KOD II fehlt: UPO folgt auf eine angenommene Übermittlung durch das Modul. Für eine importierte Rechnung wird es hier nicht abgerufen. Prüfen Sie für KOD II das separate Offline-Zertifikat, dessen Gültigkeit, die passende NIP und den Widerrufsstatus.
• Empfang oder Ausfallstatus ist veraltet: Prüfen Sie die Aktivierung des Empfangs, das Startdatum des Verlaufs, Leserechte für Rechnungen, den geplanten Auftrag und die Latarnia-Verbindung. Bewahren Sie den angezeigten Fehler und den Zeitpunkt des nächsten Versuchs auf. Heruntergeladenes XML muss die Hashprüfung bestehen.
• Eine Korrektur oder ein Import bleibt in Prüfung: Lesen Sie die Abweichung, schließen Sie frühere Korrekturen ab, stimmen Sie die Importgrundlage und historische Erstattungen ab oder bestätigen Sie die Steueraufteilung für den gewählten Betrag. Prüfen Sie nach Änderungen der Quelldaten erneut die Vorschau. Kontaktieren Sie den Support mit Dokument-IDs und um sensible Daten bereinigten Begründungen, niemals mit Token oder privaten Schlüsseln.