PrestaShop: Buchhaltung, Rechnungen und E-Rechnungen

So würden wir vorgehen

Wir würden mit dem letzten von Ihrer Buchhaltung akzeptierten Export beginnen und ihn bis zu den ausgestellten Rechnungen, Gutschriften und Zahlungsdatensätzen zurückverfolgen. Erfassen Sie vor der Wahl des Vorgehens die vorhandene Shopversion, Module, Buchhaltungs- und ERP-Anbindungen, PDF-Anpassungen des Themes, historische Daten und Märkte. Vereinbaren Sie, wer Belege ausstellt und wer Fehler behebt. Behalten Sie eine funktionierende native Einstellung oder einen Importprozess bei, sofern sie die Anforderung erfüllen. Führen Sie eine Anbindung für eine klar definierte Lücke ein, die Ihre aktuelle Einrichtung nicht abdecken kann.

Nehmen Sie die Änderung auf einer privaten Staging-Kopie mit dem tatsächlichen Theme, den Modulen und repräsentativen Finanzdatensätzen vor. Isolieren Sie diese von Schreibzugriffen auf die Live-Buchhaltung, nationaler Rechnungsübermittlung, geplanten Exporten und Kunden-E-Mails und verwenden Sie unterstützte Testkonten. Erproben Sie Belegerstellung, Export, Korrektur und Wiederherstellung gemeinsam mit der Buchhaltung und den zuständigen Mitarbeitern. Planen Sie den Live-Wechsel anhand einer vereinbarten Beleggrenze, bewahren Sie die vorherige Konfiguration auf und stellen Sie sicher, dass bei einer Rückabwicklung jeder bereits ausgestellte oder extern akzeptierte Beleg erhalten bleibt.

Falls die benötigte Zuordnung oder Verbindung neue Funktionen erfordert, kann der PrestaShop Custom Module Development Service diese anhand einer schriftlichen Spezifikation und festgelegter Abnahmekriterien entwickeln.

Die kleinste ausreichende Änderung wählen

Bestellungen, Rechnungen, Erlöse und Zahlungen unterscheiden

Eine Bestellung erfasst einen kaufmännischen Ablauf. Eine Rechnung erfasst ein nummeriertes Dokument. Eine Zahlung erfasst Geld, das einer Transaktion zugeordnet ist. Eine Bankabrechnung erfasst, was Ihr Anbieter ausgezahlt hat, häufig nach Abzug von Gebühren. Halten Sie diese Ereignisse in Export und Abstimmung getrennt.

Das Vorhandensein einer Rechnung bestimmt nicht allgemein die Erlösrealisierung oder den Zeitpunkt der Umsatzsteuerentstehung. Lieferungen und Leistungen, Anzahlungen, Istbesteuerung und unbezahlte Forderungen können unterschiedliche Behandlung erfordern. Vereinbaren Sie den Auslöser mit Ihrer Buchhaltung und bilden Sie ihn ausdrücklich ab. Exportieren Sie nicht nur bezahlte Rechnungen, wenn Ihre Buchhaltungsrichtlinie auch unbezahlte ausgestellte Rechnungen benötigt.

Das Tabellenpräfix variiert je nach Installation. Rechnungsort und steuerliche Behandlung erfordern Verknüpfungen mit Bestellung, relevanten Adressen, Bestellpositionen und Steuerdatensätzen. Bewahren Sie historische Orts- und Klassifizierungsdaten auf, statt anzunehmen, dass das Rechnungsobjekt eine vollständige Momentaufnahme enthält.

Das Erfassen einer Erstattung oder Erstellen einer Gutschrift beweist für sich allein nicht, dass das Zahlungs-Gateway Geld zurückgezahlt hat. Prüfen Sie das installierte Zahlungsmodul und die Anbietertransaktion separat.

Buchhaltungsdatenfluss und dokumentführendes System wählen

Wählen Sie ein System, das die maßgebliche Rechnungsnummer vergibt. Wenn PrestaShop sie vergibt, übernehmen Sie dieselbe rechtliche Kennung in die Buchhaltung. Wenn das Buchhaltungssystem sie vergibt, erhalten Sie die Zuordnungen von Bestellung und Rechnung und verhindern Sie widersprüchliche Dokumente für Kunden.

Ein Konnektor oder eine vereinbarte Importdatei sollte Folgendes abdecken:

• Ausgestellte Rechnungen, offene Beträge und Zuordnungen von Teilzahlungen.
• Erlöskonten und Steuerschlüssel für jeden unterstützten Transaktionstyp.
• Korrekturbelege mit Verknüpfung zur ursprünglichen Rechnung.
• Originalwährung, Berichtswährung, Wechselkursrichtlinie und Rundung.
• Bruttozahlung, Anbietergebühren, Erstattungen, Rückbuchungen und Abgleich von Auszahlungen.
• Getrennte Versandgebühren für Kunden und tatsächliche Frachtführerkosten.

Prüfen Sie bei Xero das unterstützte Verhalten für Rechnungen, Steuercodes, Zahlungen und mehrere Währungen für Ihre Organisation und Ihr Abonnement. Prüfen Sie bei QuickBooks die Länderversion des Unternehmens und das Modell der automatischen Steuerberechnung. Der Kundenstandort allein bestimmt keinen gültigen Ablauf für US-Verkaufssteuern oder EU-Umsatzsteuer.

Beginnen Sie bei Sage, DATEV, Fakturownia, inFakt, wFirma, Fattura24, Aruba oder einer anderen lokalen Plattform mit der aktuellen Import-/API-Spezifikation des empfangenden Systems. Eine allgemeine CSV-Datei ist nicht automatisch eine DATEV-, JPK- oder nationale E-Rechnungsdatei. Debitoor ist ein eingestelltes historisches Produkt.

Entscheiden Sie, ob Sie einzelne Produktpositionen in der Buchhaltung benötigen oder eine kleinere Auswahl zugeordneter Verkaufskategorien. Prüfen Sie Klassen, Standorte oder Multishop-Dimensionen anhand der Edition des Buchhaltungsprodukts. Wählen Sie die Stapelfrequenz nach Buchungsfristen und Wiederherstellungsbedarf; Echtzeitverarbeitung ist nicht grundsätzlich zuverlässiger.

Ein Modul läuft innerhalb des Shops; ein Middleware-Dienst bringt einen weiteren Verarbeiter und eine zusätzliche Grenze für Zugangsdaten mit sich. Prüfen Sie vor der Auswahl Datenziele, Zugriffe, Aufbewahrung und die Unterstützung von Erstattungen. Auch ein Modul kann Daten extern versenden, wenn es externe APIs nutzt.

Erstellen Sie eine Zuordnungstabelle mit Quellfeld, Zielkonto oder Steuercode, Umwandlung und Verantwortlichem für Sonderfälle. Fügen Sie für jede unterstützte Behandlung einen Beispielverkauf und eine Korrektur hinzu. Wenn Produkte Verkaufskategorien zugeordnet werden, legen Sie fest, was mit einem neuen Produkt ohne Zuordnung geschieht: Halten Sie es zur Prüfung zurück, statt es stillschweigend auf ein beliebiges Standardkonto zu buchen. Lassen Sie die Buchhaltung die empfangenen Buchungen freigeben, nicht nur die Exportdatei.

Native Exporte und eine Abfrage mit einer Zeile pro Rechnung

Der Export der Bestellliste liefert eine festgelegte Auswahl von Listenfeldern und berücksichtigt die unterstützten Tabellenfilter. Er ist kein konfigurierbares Buchungsjournal und kein Positionsbericht. Moderne native CSV-Exporte verwenden Semikolons. Bestellungen > Rechnungen kann PDF-Stapel erzeugen, die sich von einem strukturierten Buchhaltungsdatenfluss unterscheiden.

Erweiterte Einstellungen > Datenbank > SQL-Manager ermöglicht autorisierten Mitarbeitern, SELECT-Berichte auszuführen und Ergebnisse zu exportieren. Beschränken Sie den Zugriff, denn auch eine rein lesende Abfrage kann Kunden- und Finanzdaten offenlegen.

Legen Sie vor Verknüpfungen immer fest, was eine Zeile darstellt. Eine Bestellung kann mehrere Rechnungen haben. Die Verknüpfung von Rechnungszeilen mit Bestellsummen wiederholt die Bestellsumme und erhöht Summen fälschlich. Dieses Beispiel wählt die eigenen Summen und das Datum jeder nummerierten Rechnung aus. Es verwendet Shop 1, Währung 1 und Juni 2026 als konkreten Berichtsumfang; passen Sie diese und das Tabellenpräfix an Ihren Shop an.

SELECT oi.id_order_invoice,
       oi.number AS numeric_invoice_number,
       oi.date_add AS invoice_date,
       o.id_order, o.reference, o.id_shop, o.id_currency,
       oi.total_paid_tax_excl AS invoice_net,
       oi.total_paid_tax_incl AS invoice_gross,
       oi.total_paid_tax_incl - oi.total_paid_tax_excl AS invoice_tax
FROM ps_order_invoice oi
JOIN ps_orders o ON o.id_order = oi.id_order
WHERE oi.number > 0
  AND o.id_shop = 1 AND o.id_currency = 1
  AND oi.date_add >= '2026-06-01 00:00:00'
  AND oi.date_add < '2026-07-01 00:00:00'
ORDER BY oi.date_add, oi.id_order_invoice;

Dies ist ein Dokumentenverzeichnis einschließlich unbezahlter ausgestellter Dokumente. Es wendet keine Richtlinie zur Erlösrealisierung an, liest keine Gutschriften aus und ordnet keine Zahlungen zu. Die numerische Nummer ist nicht die formatierte rechtliche Kennung. Nutzen Sie den Formatierungsdienst des Kerns oder Moduls für die richtige Sprache und den richtigen Shop.

Für eine Zeile pro Bestellung übernehmen Sie die Bestellsummen nur einmal und fassen Rechnungskennungen separat zusammen. Nutzen Sie für die Kommissionierung einen Bericht auf Positionsebene mit SKU, Kombination, Menge und benötigten Versanddetails. Eine Zelle mit einer Bestellzusammenfassung ist nicht dieselbe Ausgabe.

Praxisbeispiel: Bestellung und Rechnung in verschiedenen Perioden

Eine vor dem Berichtszeitraum aufgegebene Bestellung kann eine innerhalb dieses Zeitraums ausgestellte Rechnung haben. Eine spätere Rechnung derselben Bestellung kann in die nächste Periode fallen. Wählen Sie für die obige Belegübersicht jede Rechnung anhand ihres eigenen Ausstellungsdatums aus: Das Bestelldatum schließt weder die aktuelle Rechnung der früheren Bestellung aus noch zieht es deren spätere Rechnung in diese Periode. Bewahren Sie die Bestellreferenz als Verbindung zwischen ihnen auf.

CSV-Kodierung, Aufbau und Exportgrenzen

Vereinbaren Sie mit dem Empfänger Spaltennamen, Trennzeichen, Dezimalkonvention, Anführungszeichen, Zeitzone und Datumsangaben. Eine UTF-8-BOM kann Excel helfen, die Kodierung beim Doppelklick zu erkennen, wird aber von manchen Importprogrammen abgelehnt. Ein ausdrücklicher Textimport ermöglicht die Auswahl von UTF-8 und erhält führende Nullen in Dokumentnummern, Postleitzahlen und Referenzen.

Setzen Sie Felder mit Trennzeichen, Anführungszeichen oder Zeilenumbrüchen in Anführungszeichen und verdoppeln Sie darin enthaltene Anführungszeichen. Ein Dezimalkomma allein beschädigt korrekt in Anführungszeichen gesetztes CSV nicht. Trennzeichen, Anführungszeichen und die Gebietseinstellungen der Tabellenkalkulation müssen zusammenpassen. Testen Sie Namen wie Müller und Łódź, eine Adresse mit Komma und eine mehrzeilige Notiz.

Eine beispielhafte Austauschdatei mit Steuergruppen könnte so aussehen. Sätze und Beträge veranschaulichen die Dateistruktur, nicht die steuerliche Behandlung einer bestimmten Transaktion.

document_number,document_date,original_invoice,currency,tax_code,net,tax,gross,type
INV-2026-000412,2026-06-18,,EUR,STANDARD,50.00,9.50,59.50,invoice
CN-2026-000031,2026-06-20,INV-2026-000412,EUR,STANDARD,-50.00,-9.50,-59.50,credit_note

Ihr Zielsystem kann andere Gruppierungen, Vorzeichen und Korrekturstrukturen erfordern. Stimmen Sie Dokumentensummen über alle Steuersatzzeilen ab und nehmen Sie Steuerklassifizierungen auf, nicht nur numerische Sätze.

Orders CSV List Exporter unterstützt Zeilenmodi für Bestellungen, Produkte und Rechnungen, auswählbare Summen und Adressen, die Umsatzsteuer-ID der Rechnungsadresse sowie eine Zusammenfassung von Produktnamen und Mengen. Gespeicherte Profile erzeugen CSV, Excel oder XML auf Abruf oder nach Zeitplan, mit Zustellung per E-Mail oder auf einen Server. Prüfen Sie die Felder und Zeilenmodi der installierten Version in der Modulhilfe.

Invoice CSV List Exporter listet Rechnungen und Gutschriften anhand des Ausstellungsdatums jedes nummerierten Belegs auf, mit Summen je Rechnung, zusammengefasster Umsatzsteuer und Land der Rechnungsadresse sowie Filtern für alle, nur bezahlte oder nur unbezahlte Belege. Gespeicherte Profile erzeugen CSV, Excel, XML oder PDF mit geplanter E-Mail-Zustellung oder sicherer Serverübertragung. Prüfen Sie die Felder und das Verhalten der Zahlungszuordnung der installierten Version in der Modulhilfe.

Die Zahlungsart ist in diesen Exportern ein Ausgabefeld und kein beworbener Zahlungsartfilter. Ihr Bezahlt/Unbezahlt-Filter vergleicht aufgezeichnete Zahlungssummen auf Bestellebene mit den Bestellsummen. Stimmen Sie Rechnungszahlungen bei mehreren Rechnungen oder Teilzuordnungen separat ab.

Erstellen Sie für OSS oder eine andere Meldung je Steuersatz einen separaten Bericht, der Bestimmungsort, Steuerklassifizierung, Korrekturbelege und Währungen behandelt. Betrachten Sie das Land der Rechnungsadresse und die gesamte Umsatzsteuer nicht als vollständigen Bericht nach Bestimmungsort und Steuersatz.

Eine wiederverwendbare Exportspezifikation erstellen

1. Benennen Sie Empfänger und Zweck. Wählen Sie nur die für diese Aufgabe benötigten Kunden- und Adressfelder aus.
2. Dokumentieren Sie die Zeileneinheit, den Shopumfang, das Datumsfeld, die Zeitzone und einschließlich oder ausschließlich geltende Grenzen. Bewahren Sie ein Beispiel zum Periodenende bei der Spezifikation auf.
3. Legen Sie Spaltenreihenfolge, formatierte Belegkennung, Verknüpfung zur Ursprungsrechnung, Währung und Steuercodezuordnung fest. Dokumentieren Sie, ob Gutschriften vorzeichenbehaftete Beträge oder einen eigenen Belegtyp verwenden.
4. Importieren Sie eine Beispieldatei in das Zielsystem, einschließlich Akzenten, führenden Nullen, eingebetteten Anführungszeichen und mehrzeiligem Text. Das Öffnen in einer Tabellenkalkulation ist kein Importtest.
5. Erfassen Sie bei jeder Übergabe Beleganzahlen und Kontrollsummen für Netto, Steuer und Brutto je Währung und bewahren Sie das Annahme- oder Ablehnungsergebnis des Empfängers auf.
6. Speichern Sie das Layout als Profil, sofern das installierte Werkzeug dies unterstützt, oder halten Sie die Einstellungen in der Arbeitsanweisung fest. Vereinbaren Sie, wie eine Ersatzdatei gekennzeichnet wird, damit sie nicht als zusätzliche Charge importiert werden kann.

Rechenbeispiel: Gutschrift und Geldrückzahlung

Die obige CSV-Beispieldatei erfasst Rechnung INV-2026-000412 über 59,50 EUR, bestehend aus 50,00 EUR netto und 9,50 EUR Steuer, gefolgt von einer Gutschrift über dieselben Beträge. Die Belegsalden gleichen sich in diesem Beispiel aus. Daraus allein lässt sich nicht erkennen, ob die Kundenzahlung eingegangen oder zurückgezahlt worden ist.

Lassen Sie Mitarbeiter die Ebene klären, auf der die Abweichung liegt. Eine fehlende Gutschrift im Buchungssystem erfordert die Wiederherstellung des Belegs. Eine erfasste Gutschrift bei fehlgeschlagener Gateway-Erstattung erfordert eine Lösung auf Zahlungsebene. Weder der erneute Import der Rechnung noch eine Änderung ihrer Summen behebt diese Abweichungen.

Bestellreferenzen, Rechnungsnummern und Änderungen der Nummerierung

Die native Ausweichlösung für Bestellreferenzen besteht aus neun zufälligen Großbuchstaben, etwa XKBKTSXPM. Sie ist von der internen numerischen Bestell-ID und einer rechtlichen Rechnungsnummer getrennt. PrestaShop 9 bietet actionGenerateDocumentReference für Erweiterungen.

Unter Bestellungen > Rechnungen umfassen die nativen Einstellungen das sprachabhängige Präfix, Jahresanzeige und -position, jährliche Zurücksetzung und eine einmalige Startnummer. Der Kern füllt den numerischen Teil auf mindestens sechs Ziffern auf, etwa 000142; größere Zahlen werden nicht abgeschnitten. Eine native Auswahl der Stellenzahl gibt es nicht. Lieferscheineinstellungen befinden sich unter Bestellungen > Lieferscheine.

Die folgenden nativen Konfigurationsnamen helfen Ihnen, die jeweils geprüfte Einstellung zu erkennen. Lesen Sie diese im vorgesehenen Shop- und Sprachkontext. Nehmen Sie Änderungen über die unterstützten Einstellungen statt durch manuelle Datenbankänderungen vor.

Der Kern vergibt Nummern normalerweise ausgehend von der höchsten Rechnungsnummer, optional begrenzt auf das Jahr. Diese Abfrage filtert nicht nach Shop. Shopbezogene Präfixe und Einstellungen schaffen keine unabhängigen Zähler. Prüfen Sie das gesamte Nummernkreiskonzept, bevor Sie eine Multishop-Installation ändern.

Änderungen an nativen Präfix- oder Jahresformateinstellungen können die Anzeige historischer Rechnungen bei erneuter Erzeugung verändern. Die gespeicherte numerische Nummer und das Rechnungsdatum frieren die vollständige formatierte Darstellung nicht ein.

1. Wählen Sie mit Ihrer Buchhaltung einen Dokumentennummernkreis einschließlich Shop-Identität und Zurücksetzungszeitraum.
2. Erfassen Sie bestehende numerische und formatierte Kennungen über alle relevanten Shops und Jahre.
3. Bewahren Sie ausgestellte Dokumente auf und dokumentieren Sie das Umstellungsdatum.
4. Setzen Sie den nächsten Wert erst nach Prüfung des Zielnummernkreises. Die Starteinstellung des Kerns wird einmal direkt verbraucht; nehmen Sie daher nicht an, dass sie automatisch über bestehende Datensätze angehoben wird.
5. Testen Sie parallele Erstellung, Periodenzurücksetzungen, Exporte und Dokumentdownloads in einer Staging-Umgebung.

Formate wie RE-DE-2026-00001, FA-FR-2026-00001 oder FV/00001/06/2026 können einen gewählten Nummernkreis lesbar machen. Es sind Beispiele, keine allgemein vorgeschriebenen Formate. Separate Nummernkreise für Korrekturbelege können lokal sinnvoll oder erforderlich sein.

Stornierung und Erstattung löschen die Rechnung nicht automatisch und geben ihre Nummer nicht frei. Erhalten Sie das nummerierte Dokument und die Korrekturhistorie. Untersuchen Sie bei tatsächlich fehlenden Nummern gelöschte Daten, manuelle Startwerte und Integrationen, statt alte Rechnungen neu zu nummerieren.

Custom Invoice Numbering unterstützt konfigurierbare Belegformate und Rücksetzmodi. Die Modulhilfe beschreibt die Nummerierungseinstellungen.

Custom Order Numbering ändert Bestellreferenzen und nutzt dabei auf unterstützenden Versionen den nativen Hook, auf älteren einen Kompatibilitäts-Override. Die Modulhilfe führt die unterstützten Formatplatzhalter auf.

Verwenden Sie beim Erzeugen einer Bestellreferenz kein Zahlungsart-Token: Zahlungsdaten sind möglicherweise noch nicht vorhanden, und dieses Modul lehnt {PAYMENT} dort ab. Keines der Nummerierungsmodule garantiert Rechtskonformität oder behebt eine ungeklärte historische Lücke.

PDF-Rechnungen ohne Kernänderungen anpassen

Die Rechnungserstellung hängt von aktivierten Rechnungseinstellungen, einem rechnungserzeugenden Bestellstatus oder einer unterstützten manuellen Aktion ab. Prüfen Sie in modernen Versionen die Statusmerkmale unter Shop-Einstellungen > Bestelleinstellungen > Status. Nicht jede Bestellung erhält sofort eine Rechnung.

Das PDF wird auf Abruf gerendert. classes/pdf/HTMLTemplateInvoice.php sammelt Daten. pdf/invoice.tpl und seine Tab-Vorlagen definieren das Layout; invoice.style-tab.tpl definiert die PDF-Gestaltung. TCPDF unterstützt nur einen begrenzten HTML/CSS-Umfang.

1. Erstellen Sie ein Verzeichnis pdf/ im aktiven Theme.
2. Kopieren Sie nur die benötigte Rechnungsvorlage oder Tab-Vorlage aus dem Verzeichnis pdf/ des Kerns.
3. Bearbeiten Sie die Theme-Kopie und rendern Sie eine repräsentative Rechnung.
4. Verwalten Sie die Anpassung außerhalb des bereitgestellten Shops in einer Versionsverwaltung. Ein Theme-Update oder Zurücksetzen kann die PDF-Kopie im Theme ersetzen. Prüfen Sie daher anschließend die bereitgestellten Dateien und vergleichen Sie Ihre Anpassung nach Upgrades mit Änderungen der Originalversion.

Zum Beispiel erstellt dies aus dem Shop-Stammverzeichnis eine Kopie der PDF-Vorlage in einem beispielhaften Theme namens shop-child:

mkdir -p themes/shop-child/pdf
cp pdf/invoice.tpl themes/shop-child/pdf/invoice.tpl

PrestaShop 9 übergibt das Address-Objekt der Rechnung in $addresses.invoice. Ein geprüftes und maskiertes Feld für die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Käufers kann in einer kompatiblen Vorlage Folgendes nutzen:

{if $addresses.invoice->vat_number}
  <p>{$addresses.invoice->vat_number|escape:'html':'UTF-8'}</p>
{/if}

Verwenden Sie die integrierten Felder Legal free text und Footer text unter Bestellungen > Rechnungen für feste Formulierungen, etwa genehmigte Zahlungsbedingungen oder eine Steuernummer des Verkäufers. Nutzen Sie für dynamische Daten einen unterstützten Erweiterungspunkt oder eine eng begrenzte PHP-Erweiterung. Rufen Sie Daten in PHP ab und übergeben Sie dann maskierte Werte an die Vorlage; schreiben Sie kein SQL in Smarty.

Falls ein älterer Klassen-Override nötig ist, gehört er unter override/classes/pdf/HTMLTemplateInvoice.php und muss die Kernklasse erweitern, ohne deren zugewiesene Variablen zu verlieren. Prüfen Sie Konflikte mit bestehenden Overrides. Erstellen Sie die Klassenzuordnung bzw. den Cache für die tatsächliche Umgebung neu; ältere Versionen wie 1.6 nutzen cache/class_index.php, moderne Installationen Umgebungscaches unter var/cache/.

Verwenden Sie für rechtliche Felder ein tatsächliches Leistungs-/Lieferdatum. Ein Zeitstempel des Versandstatus oder ein Lieferscheindatum beweist nicht automatisch die tatsächliche Lieferung. Die Käuferfelder vat_number, company und dni sind Adressfelder; siret ist ein Kundenfeld. Verkäuferkennungen haben eine separate konfigurierte Quelle.

Drucken Sie IBAN/BIC nur aus der richtigen Bankzahlungskonfiguration und lesen Sie eine PO-Referenz (Bestellnummer des Kunden) aus deren tatsächlichem Erfassungsfeld aus. Prüfen Sie in modernen Versionen die Shop-Identität unter Shop-Einstellungen > Kontakt.

Gerendertes Ergebnis vor dem Vorlagenaustausch prüfen

• Verwenden Sie Datensätze mit und ohne die optionalen Felder für Firma, Umsatzsteuer-ID und Bestellnummer des Kunden. Leere Werte dürfen weder irreführende Beschriftungen noch den Wert eines anderen Kunden hinterlassen.
• Rendern Sie lange Firmennamen, mehrzeilige Adressen, Texte mit Akzenten und lange Produktbeschreibungen. Prüfen Sie Seitenumbrüche, wiederholte Überschriften, Steuerzwischensummen und die Endsumme einer umfangreichen Rechnung.
• Wechseln Sie Shop und Belegsprache gezielt. Prüfen Sie Verkäuferidentität, rechtliche Hinweise und Bankverbindung anhand der vorgesehenen juristischen Person und nicht nur anhand des aktuell vom Administrator gewählten Shops.
• Bewahren Sie ein freigegebenes Ausgangs-PDF auf und vergleichen Sie die geänderte Ausgabe damit. Halten Sie fest, welche Felder abweichen sollen, damit unbeabsichtigte Änderungen an Beträgen, Adressen oder gemeinsam genutzten Vorlagenteilen auffallen.

Länderspezifische Rechnungsfelder prüfen

Ermitteln Sie zuerst Niederlassung des Verkäufers, Kundenstatus, Leistungsart und geltende Rechnungsregeln. Die folgenden Punkte sind gezielte Prüfungen, keine vollständige Feldspezifikation für jede Transaktion.

Konfigurieren Sie jeden Shop im vorgesehenen Shop-Kontext, bevor Sie Verkäuferidentität, sprachabhängige Rechtstexte oder Nummerierung bearbeiten. Gemeinsame Theme-Vorlagen können ausdrücklich shopabhängige Inhalte benötigen. Prüfen Sie Änderungen unter All shops sorgfältig.

Die Konfiguration von Steuersätzen ist von der Steuernummer des Verkäufers und dem Wortlaut auf dem PDF getrennt. Lassen Sie Ihre Buchhaltung repräsentative inländische, grenzüberschreitende, steuerbefreite und korrigierte Dokumente prüfen.

Korrekturbelege, Archivierung und PDF-Fehlerbehebung

Gutschrift- und Lieferschein-PDFs verwenden order-slip.tpl und delivery-slip.tpl. Gutschriften verwenden Rechnungsstile sowie Adress- und Steuer-Tabs wieder, sodass Änderungen an diesen gemeinsamen Vorlagen sowohl Rechnungen als auch Gutschriften beeinflussen können. Lieferscheine nutzen ihre eigenen entsprechenden Tabs. Testen Sie nach Vorlagenänderungen alle drei Dokumenttypen. Nehmen Sie bei Korrekturbelegen den Bezug zur ursprünglichen Rechnung und die richtigen erstatteten Steuerbeträge auf.

Bewahren Sie die ausgestellte Darstellung auf. Historische Produktnamen und Beträge stammen überwiegend aus gespeicherten Bestellpositionen, sodass eine Katalogumbenennung allein normalerweise keine alte Rechnungsposition umschreibt. Vorlagenänderungen, Adressänderungen und Bestellbearbeitungen können ein neu erzeugtes PDF dennoch verändern.

Archivieren Sie das zuerst ausgestellte Dokument aus dem Rechnungserstellungsablauf, statt sich auf einen Download-Hook zu verlassen, der möglicherweise nie ausgeführt wird oder eine ältere Kopie überschreibt. Speichern Sie das Dokument, gegebenenfalls strukturierte Nutzdaten, Kennungen und Bestätigungen mit Zugriffskontrollen und einer integritätserhaltenden Aufbewahrungsrichtlinie.

Frankreich verlangt für Geschäftsrechnungen im Allgemeinen eine Aufbewahrung von 10 Jahren; siehe Aufbewahrungshinweise von Service Public. Deutschland verlangt für Rechnungskopien im Allgemeinen acht Jahre nach UStG §14b, vorbehaltlich geltender Übergangs- und Sonderregeln. Stimmen Sie die genauen Aufbewahrungs- und Archivanforderungen für Ihr Unternehmen ab.

• Fehlende Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers: Prüfen Sie konfigurierte Rechts-/Freitexte oder Ihre PDF-Erweiterung. Steuersatzeinstellungen allein erzeugen keine Verkäuferkennung.
• Falsche Identität: Prüfen Sie die Kontakt-/Adresseinstellungen des vorgesehenen Shops und die gespeicherte Shop-Adresse der Rechnung.
• Fehlende Schriftzeichen: Prüfen Sie die tatsächliche PDF-Schriftart, den Renderer und die Schriftdateien. PrestaShop 9 ordnet Polnisch und Tschechisch bereits DejaVu Sans zu. Im Kern gibt es keine Auswahl zum Umschalten der Rechnungsschriftart.
• Fehler bei großen Bestellungen: Lesen Sie den PHP/TCPDF-Fehler, prüfen Sie Logos und Bilder und passen Sie anschließend den Speicher anhand des gemessenen Bedarfs an. PrestaShop 9 empfiehlt ein PHP-memory_limit von mindestens 512M.
• Verlorene Anpassung: Prüfen Sie die Auswahl des aktiven Themes, PDF-Kopien im Theme, Cache und konkurrierende Modul-/Klassenerweiterungen.

Financial Revolution bietet Finanzbelege, Korrektur-PDFs und Berichte. Die Modulhilfe beschreibt diese Funktionen und ihre Konfiguration.

Grenzüberschreitende Umsatzsteuer und Zahlungsabgleich

Halten Sie Land, Steuerschlüssel, Nettobetrag, Umsatzsteuer und Bruttobetrag vom Verkauf über Korrekturbelege bis zur Buchhaltung konsistent. Ein numerischer Satz von null ist keine vollständige Steuerklassifizierung.

Bewahren Sie für OSS den relevanten Bestimmungsort und die angewandte steuerliche Behandlung auf und berücksichtigen Sie Korrekturen. Eine gültige EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer allein macht nicht jeden B2B-Verkauf umsatzsteuerfrei. Qualifizierte innergemeinschaftliche Warenlieferungen, Dienstleistungen mit Reverse Charge, Inlandsverkäufe und Ausfuhren haben unterschiedliche Bedingungen. Prüfen Sie Kundenstatus, Niederlassung, Warenbewegung/Ort und Belege anhand der EU-Umsatzsteuerhinweise.

Automatic EU VAT Checker prüft den Umsatzsteuerstatus gemäß den konfigurierten Regeln, einschließlich regulärer Besteuerung als Rückfalloption oder ausstehender Zustände. Die Modulhilfe erklärt den Prüfablauf.

Vereinbaren Sie Wechselkursgrundlage und Buchungstermine mit der Buchhaltung. Halten Sie Beträge in Originalwährung und Umrechnungs-/Auszahlungsbeträge des Anbieters getrennt. Gleichen Sie Bruttokundenzahlungen mit Gebühren, Erstattungen, Rückbuchungen und Nettoeinzahlungen ab. Anbietergebühren sind Aufwand und kein Abzug, der den Verkauf unbemerkt verändert.

Gleichen Sie die Rundung auf den festgelegten Ebenen für Positionen, Steuersätze und Belege ab. Prüfen Sie in modernen Versionen Rundungsmodus und Rundungsart unter Shop-Einstellungen > Allgemein und vergleichen Sie den Export mit den Berechnungen des Zielsystems, bevor Sie Einstellungen ändern. Eine kleine wiederkehrende Differenz benötigt eine reproduzierbare Korrekturregel statt manueller Änderungen an bereits ausgestellten Belegen.

Strukturierte E-Rechnungen: Format, Kanal und Geltungsbereich

Ein PDF kann im weiteren umsatzsteuerlichen Sinn eine elektronische Rechnung sein. Eine Pflicht zu strukturierten Rechnungen erfordert maschinenlesbare Daten im relevanten Format; ein gewöhnliches PDF reicht nicht aus. Ein Hybridformat wie Factur-X oder ZUGFeRD enthält strukturierte Daten, und sein Profil muss die geltenden Regeln erfüllen.

Der PDF-Ablauf des PrestaShop-Kerns ist von XML-Erzeugung, Validierung und Übermittlung getrennt. Legen Sie fest, wie Ihre Rechnungsdaten ins nationale Format überführt werden, wie die Zustellung erfolgt, wie Ablehnungen und Korrekturen in den Shop zurückkehren und wie Empfangsbestätigungen aufbewahrt werden.

Nicht jede strukturierte Rechnung benötigt eine staatliche Plattform. Deutschland erlaubt direkte Übermittlung einschließlich E-Mail. Andere Länder verlangen ein bestimmtes Netzwerk oder Freigabesystem. Ermitteln Sie den Geltungsbereich anhand von Niederlassung, beteiligten festen Niederlassungen, Transaktionstyp, B2B/B2C/B2G-Status und Ausnahmen. Der Verkauf an einen Kunden in einem Land allein führt nicht dazu, dass dessen inländische Pflicht für Sie gilt.

Anwendbarkeit für Ihr Unternehmen dokumentieren

Validieren Sie Verkäufer- und Käuferkennungen, strukturierte Adressen, Dokument-IDs, Positionsbeschreibungen, Währung, Datumsangaben, Steuerkategorien, Beträge und Zahlungsbedingungen anhand des gewählten Schemas und der Geschäftsregeln. Eine VIES-Validierung ist ein Eingabefaktor, kein Ersatz für nationale Rechnungsvalidierung.

Ein Ländermodul kann die erforderliche Datei erzeugen; ein Anbieter kann Konvertierung, Übermittlung oder beides übernehmen. Vereinbaren Sie Zugangsdaten, Wiederholungsversuche, Behandlung von Ablehnungen, Betriebskontinuität und Archivzugriff. Eine Auslagerung hebt die Verantwortung des Ausstellers für Ausstellung, Korrektur, Meldung und Aufbewahrung nicht auf.

Abgelehnte oder unklare Übermittlungen bis zum Ergebnis verfolgen

Verfolgen Sie Ausstellung im Quellsystem, Dateivalidierung, Übertragung und das jeweilige Plattform- oder Empfängerergebnis getrennt. Eine erfolgreiche HTTP-Antwort oder der Warteschlangenstatus eines Anbieters belegt nicht jeden erforderlichen Annahmeschritt. Bewahren Sie Quellbeleg-ID, Anbieterreferenz, Nutzdatenversion und zurückgegebene Bestätigung oder Ablehnung zusammen auf und benennen Sie eine verantwortliche Person für ungeklärte Datensätze.

Ermitteln Sie bei einer abgelehnten Datei, ob fehlende Quelldaten, eine fehlerhafte Zuordnung, eine Schemaregel oder die Transportauthentifizierung die Ursache sind. Beheben Sie den Fehler auf der zuständigen Ebene und nutzen Sie das unterstützte Verfahren zur erneuten Übermittlung oder Korrektur. Prüfen Sie bei einer Zeitüberschreitung mit unbekanntem Ergebnis die bestehende Übermittlung, bevor Sie erneut senden. Erzeugen Sie keine weitere Rechnungsnummer, nur um einen technischen Wiederholungsversuch als neuen Vorgang erscheinen zu lassen.

Testen Sie eingehende Lieferantenrechnungen getrennt von ausgehenden Verkäufen. Benennen Sie den zuständigen Empfänger in der Kreditorenbuchhaltung, prüfen Sie, wie der strukturierte Beleg lesbar und buchbar wird, und bewahren Sie Originaldaten und Verarbeitungsergebnis auf. Die Aktivierung des PDF-Generators im Shop stellt diesen Empfangsablauf nicht bereit.

Europäische E-Rechnungstermine mit Stand vom 26. Oktober 2026

Frankreich hat außerdem separate E-Reporting-Pflichten, die Transaktionen außerhalb seines inländischen B2B-E-Rechnungsablaufs erfassen können. Verbraucherumsätze rechtfertigen es daher nicht, die Reform zu ignorieren.

ViDA wurde am 11. März 2025 verabschiedet. Die digitale Meldung grenzüberschreitender B2B-Transaktionen beginnt am 1. Juli 2030, die entsprechende Anpassung inländischer Systeme ist bis zum 1. Januar 2035 vorgesehen. Siehe den Zeitplan der Europäischen Kommission.

Prüfen Sie vor der Implementierung und bei Änderungen Ihrer geschäftlichen Präsenz den behördlichen Geltungsbereich, Ausnahmen, die Schemaversion und Fristen erneut.

Den Datenfluss einführen und abstimmen

1. Vereinbaren Sie das dokumentführende System, den Kontenplan, Steuerschlüssel, die Richtlinie zur Erlösrealisierung und den erforderlichen Importaufbau.
2. Ordnen Sie stabile Quell-IDs den Ziel-IDs zu. Nehmen Sie Shop-/Quellidentität und Dokumenttyp in die Deduplizierungsschlüssel auf.
3. Testen Sie Rechnungen, ausstehende Zahlungen und Teilzahlungen, gemischte Steuersätze, Rabatte, Versand, mehrere Währungen, teilweise/vollständige Erstattungen und Korrekturbelege.
4. Simulieren Sie einen Timeout, nachdem das Ziel ein Dokument angenommen hat. Ein Wiederholungsversuch muss den bestehenden Datensatz finden, statt ein Duplikat zu erzeugen.
5. Protokollieren Sie abgelehnte Datensätze mit klarer Zuständigkeit und Wiederholungsrichtlinie. Führen Sie eine nachvollziehbare Korrekturhistorie.
6. Betreiben Sie den neuen Weg über einen vollständigen Berichtszeitraum mit paralleler Kontrollausgabe oder einem getrennten Testziel, während der bestehende Prozess maßgeblich bleibt. Gleichen Sie Rechnungen, Gutschriften, Steuern, Zahlungen und Bankabrechnungen ab, bevor Sie Live-Buchungen über den neuen Weg freigeben.

Automatisieren Sie nur über eine implementierte, authentifizierte Export-/API-Aufgabe. Die Installation eines Schedulers erzeugt nicht automatisch einen Exportendpunkt. Der native Webservice bietet CRUD im Anfrage-Antwort-Verfahren; nutzen Sie für ereignisgesteuerte Integrationen Polling oder einen implementierten serverseitigen Hook mit authentifizierter Zustellung, Wiederholungsversuchen und Deduplizierung.

Erhalten Sie den manuellen Wiederherstellungsweg und melden Sie ausgebliebene Ausführungen. Wählen Sie die Frequenz anhand von Meldefristen, Transaktionskomplexität und betrieblichem Risiko statt allgemeiner Rechnungsanzahl-Bereiche.

Ablauf umstellen und übergeben

1. Ermitteln Sie beim vereinbarten Wechsel die letzte akzeptierte Charge oder den letzten Zieldatensatz und listen Sie ausstehende Übermittlungen, abgelehnte Belege und Erstattungen auf. Dokumentieren Sie eine Grenze, die auch während der Umstellung erzeugte Rechnungen und Gutschriften erfasst. Eine reine Bestellnummerngrenze kann spätere Belege zu früheren Bestellungen übersehen.
2. Pausieren Sie überlappende Übertragungsaufträge und geben Sie dem neuen Weg einen kontrollierten Anfangsumfang. Gleichen Sie die erste Charge mit den freigegebenen Kontrollsummen ab und prüfen Sie, dass bereits vom Zielsystem akzeptierte Belege erkannt werden.
3. Bestätigen Sie, dass vorgesehener Kundenbeleg, Archivkopie und Referenz des Zielsystems übereinstimmen. Prüfen Sie neben erfolgreichen Datensätzen auch den ersten Ausnahmefall und weisen Sie nach, dass die zuständige Person die Warnung erhält.
4. Falls eine Rückabwicklung nötig ist, stoppen Sie den neuen ausgehenden Weg, bewahren Sie dessen Annahmeprotokoll auf und gleichen Sie die im Ziel angekommenen Daten ab, bevor Sie den bisherigen Prozess fortsetzen. Stellen Sie die Konfiguration mit dokumentiertem Wiederherstellungsumfang zurück. Eine alte Datenbank kann seit dem Wechsel erzeugte Belege und Bestellungen verwerfen.

Fragen an Ihren Entwickler oder Ihre Agentur

• Welche installierten Versionen, Shopkontexte und bestehenden Erweiterungen wurden getestet, und wo liegen Musterbelege und Importergebnisse?
• Wo ist die vereinbarte Zuordnung einschließlich historischer Adressen, Steuerklassifikationen, Währung, Rechnungs-Zahlungszuordnung und Verknüpfungen zu Gutschriften dokumentiert?
• Wie beheben Mitarbeiter einen ausgefallenen Lauf, eine unklare Zeitüberschreitung oder einen abgelehnten Beleg, ohne ihn erneut zu buchen?
• Wer pflegt Schema und Anbieteranbindung, und wer überwacht ablaufende Zugangsdaten, abgelehnte Übermittlungen und regulatorische Änderungen?
• Wo liegen das Archiv ausgestellter Belege, Annahmeprotokolle, Zugriffsrechte und Anweisungen für Umstellung und Rückabwicklung, und können Mitarbeiter ohne den ursprünglichen Entwickler darauf zugreifen?

Häufige Fragen von Shopbetreibern

Kann ich nach Einführung strukturierter E-Rechnungen weiter CSV senden?

Ja, wenn die CSV der vereinbarte Buchhaltungsdatenweg bleibt und der strukturierte Weg die vorgeschriebene rechtliche Zustellung oder Meldung übernimmt. Ordnen Sie beide demselben maßgeblichen Beleg zu. Prüfen Sie, ob der Anbieter zusätzlich in Ihre Buchhaltung bucht, damit die CSV keinen weiteren Buchungseintrag für diesen Beleg erzeugt.

Was tun, wenn unklar ist, ob eine Datei importiert wurde?

Behandeln Sie die Charge als Vorgang mit unbekanntem Ergebnis. Prüfen Sie vor dem Versand einer Ersatzdatei das Importprotokoll und die Belegreferenzen im Zielsystem und vereinbaren Sie, wer die Wiederherstellung freigibt. Dieselbe Datei unter einem neuen Namen zu senden belegt nicht, dass sie sicher erneut importiert werden kann.

Muss jeder Kunde geschäftliche Steuerfelder im Checkout ausfüllen?

Richten Sie Pflichtfelder nach den von Ihrem Berater ermittelten Kunden- und Transaktionsarten aus. Testen Sie Checkout-Abläufe für Privat- und Geschäftskunden. Erfassen Sie erforderliche Unternehmenskennungen vor der Ausstellung und ermöglichen Sie zugleich, dass ein unterstützter Verbraucherbeleg rein geschäftliche Felder auslässt, sofern die geltenden Regeln dies erlauben.

Kann ich Firma oder Umsatzsteuer-ID nach Ausstellung ergänzen?

Lassen Sie die Buchhaltung entscheiden, ob die Änderung nach den geltenden Regeln eine formelle Korrektur oder einen Ersatzbeleg erfordert. Bewahren Sie den ausgestellten Beleg und seine Historie auf und nutzen Sie anschließend diesen Korrekturprozess. Eine Adressänderung mit erneutem PDF-Download kann die Darstellung verändern, ohne den Grund der Änderung zu dokumentieren.

Was sollte ich beim Wechsel des E-Rechnungsanbieters aufbewahren?

Exportieren Sie die ursprünglichen strukturierten Belege, Bestätigungen, Ablehnungshistorie und Zuordnungen zwischen Quelle und Anbieter, bevor Ihr Zugang endet. Vereinbaren Sie den Umgang mit offenen Übermittlungen und späteren Korrekturen alter Rechnungen und testen Sie den Abruf aus Ihrem aufbewahrten Archiv, bevor Sie das alte Konto schließen.