Contabilidad, facturas y facturación electrónica en PrestaShop

Qué haríamos

Empezaríamos por la última exportación aceptada por tu asesor contable y la rastrearíamos hasta las facturas emitidas, los abonos y los registros de pago. Inventaría la versión de la tienda, módulos, integraciones contables y ERP, cambios de PDF del tema, datos históricos y mercados antes de elegir una vía. Acuerda quién emite los documentos y quién resuelve los fallos. Conserva un ajuste nativo o proceso de importación que funcione cuando cumpla el requisito; incorpora un conector para una carencia definida que tu configuración actual no pueda cubrir.

Realiza el cambio en una copia de pruebas privada con el tema y los módulos reales y registros financieros representativos. Aíslala de las escrituras en la contabilidad de producción, el envío nacional de facturas, las exportaciones programadas y los correos a clientes y utiliza cuentas de prueba compatibles. Ensaya la creación, exportación, corrección y recuperación de documentos con el asesor contable y el personal que ejecuta el proceso. Planifica el cambio en producción con un límite documental acordado, conserva la configuración anterior y asegúrate de que la reversión preserve todos los documentos ya emitidos o aceptados externamente.

Si las correspondencias o la conexión que necesitas requieren un comportamiento nuevo, el servicio PrestaShop Custom Module Development Service puede desarrollarlo a partir de una especificación escrita y criterios de aceptación.

Elige el cambio mínimo que cumpla el requisito

Separa pedidos, facturas, ingresos y pagos

Un pedido registra un flujo comercial. Una factura registra un documento numerado. Un pago registra dinero atribuido a una transacción. Una liquidación bancaria registra lo que tu proveedor te ha transferido, a menudo tras descontar comisiones. Mantén estos eventos separados en la exportación y la conciliación.

La existencia de una factura no determina de forma universal el reconocimiento de ingresos ni el devengo del IVA. Las entregas, los anticipos, los regímenes de caja y las cuentas pendientes de cobro pueden necesitar tratamientos distintos. Acuerda el hecho desencadenante con tu asesor contable y refléjalo expresamente en las correspondencias. No exportes solo facturas pagadas si tu política contable también exige las facturas emitidas pendientes de pago.

El prefijo de las tablas varía según la instalación. La ubicación y el tratamiento fiscal de la factura requieren uniones con el pedido, las direcciones correspondientes, los detalles del pedido y los registros fiscales. Conserva los datos históricos de ubicación y clasificación en lugar de suponer que el objeto de factura contiene una instantánea completa.

Registrar un reembolso o crear un abono no demuestra por sí solo que la pasarela haya devuelto el dinero. Comprueba por separado el módulo de pago instalado y la transacción del proveedor.

Elige el flujo de datos contables y quién emite el documento

Elige un único sistema para emitir el número oficial de factura. Si lo emite PrestaShop, lleva el mismo identificador legal al libro contable. Si lo emite el sistema contable, conserva las correspondencias de pedidos y facturas y evita documentos contradictorios de cara al cliente.

Un conector o archivo de importación acordado debe gestionar:

• Facturas emitidas, saldos pendientes y asignaciones de pagos parciales.
• Cuentas de ingresos y códigos fiscales para cada tipo de transacción admitido.
• Documentos de abono vinculados a la factura original.
• Moneda original, moneda de presentación, política de tipos de cambio y redondeo.
• Pago bruto, comisiones del proveedor, reembolsos, contracargos y conciliación de liquidaciones.
• Separación de los portes cobrados al cliente y el gasto real del transportista.

Para Xero, confirma el comportamiento compatible de facturas, códigos fiscales, pagos y múltiples monedas para tu organización y suscripción. Para QuickBooks, confirma la edición nacional de la empresa y el modelo de impuestos automáticos. La ubicación del cliente por sí sola no selecciona un flujo válido de impuesto sobre ventas estadounidense o IVA de la UE.

Para Sage, DATEV, Fakturownia, inFakt, wFirma, Fattura24, Aruba u otra plataforma local, empieza por la especificación vigente de importación o API del sistema receptor. Un CSV genérico no es automáticamente un archivo DATEV, JPK o de factura electrónica nacional. Debitoor es un producto histórico cerrado.

Decide si necesitas los artículos individuales de producto en el libro contable o un conjunto menor de categorías de venta asignadas. Comprueba las clases, ubicaciones o dimensiones multitienda con la edición del producto contable. Elige la frecuencia de los lotes según los plazos de contabilización y las necesidades de recuperación; el procesamiento en tiempo real no es intrínsecamente más fiable.

Un módulo se ejecuta dentro de la tienda; un servicio middleware introduce otro encargado del tratamiento y otra frontera de credenciales. Revisa los destinos de datos, el acceso, la conservación y la gestión de reembolsos antes de elegir. Un módulo también puede enviar datos al exterior cuando usa API externas.

Crea una hoja de correspondencias con el campo de origen, la cuenta o código fiscal de destino, la transformación y el responsable de excepciones. Incluye una venta y una corrección de ejemplo para cada tratamiento admitido. Si agrupas productos en categorías de venta, define qué ocurre cuando un producto nuevo no tiene correspondencia: reténlo para revisión en lugar de contabilizarlo silenciosamente con un valor predeterminado conveniente. Pide al asesor contable que apruebe los asientos recibidos, además del archivo exportado.

Exportaciones nativas y una consulta con una fila por factura

La exportación de la lista de Pedidos ofrece un conjunto definido de campos de la lista y respeta los filtros admitidos de la cuadrícula. No es un libro contable configurable ni un informe de líneas de artículos. Las exportaciones CSV nativas modernas usan punto y coma. Pedidos > Facturas permite generar lotes de PDF, que son distintos de un flujo contable estructurado.

Parámetros avanzados > Base de datos > Gestor SQL permite al personal autorizado ejecutar informes SELECT y exportar resultados. Restringe el acceso, ya que una consulta de solo lectura puede exponer datos financieros y de clientes.

Declara siempre qué representa cada fila antes de hacer uniones. Un pedido puede tener varias facturas. Unir filas de facturas con totales de pedidos repite el total del pedido e infla las sumas. Este ejemplo selecciona los totales y la fecha propios de cada factura numerada. Usa la tienda 1, la moneda 1 y junio de 2026 como ámbito concreto del informe; adáptalos, junto con el prefijo de tablas, a tu tienda.

SELECT oi.id_order_invoice,
       oi.number AS numeric_invoice_number,
       oi.date_add AS invoice_date,
       o.id_order, o.reference, o.id_shop, o.id_currency,
       oi.total_paid_tax_excl AS invoice_net,
       oi.total_paid_tax_incl AS invoice_gross,
       oi.total_paid_tax_incl - oi.total_paid_tax_excl AS invoice_tax
FROM ps_order_invoice oi
JOIN ps_orders o ON o.id_order = oi.id_order
WHERE oi.number > 0
  AND o.id_shop = 1 AND o.id_currency = 1
  AND oi.date_add >= '2026-06-01 00:00:00'
  AND oi.date_add < '2026-07-01 00:00:00'
ORDER BY oi.date_add, oi.id_order_invoice;

Esto es un inventario de documentos que incluye los emitidos pendientes de pago. No aplica una política de reconocimiento de ingresos, no extrae abonos ni asigna pagos. El valor numérico no es el identificador legal con formato. Usa el servicio de formato del núcleo o del módulo para el idioma y la tienda correctos.

Para una fila por pedido, conserva los totales de pedido una sola vez y agrega los identificadores de factura por separado. Para la preparación de pedidos, usa un informe por línea con SKU, combinación, cantidad y los datos de envío necesarios. Una celda de resumen de pedido no es el mismo resultado.

Caso práctico: pedido y factura en periodos distintos

Un pedido realizado antes del periodo del informe puede tener una factura emitida dentro de él. Una factura posterior del mismo pedido puede pertenecer al periodo siguiente. Para el inventario documental anterior, selecciona cada factura por su propia fecha de emisión: la fecha del pedido no excluye la factura del periodo actual de un pedido anterior ni incorpora al periodo su factura posterior. Conserva la referencia del pedido como vínculo entre ellas.

Codificación CSV, estructura y límites de exportación

Acuerda con el destinatario los nombres de columnas, el delimitador, la convención decimal, el entrecomillado, la zona horaria y las fechas. Un BOM UTF-8 puede ayudar a Excel a detectar la codificación al hacer doble clic, pero algunos importadores lo rechazan. La importación explícita de texto permite seleccionar UTF-8 y conservar los ceros iniciales de los números de documento, códigos postales y referencias.

Entrecomilla los campos que contengan el delimitador, comillas o saltos de línea y duplica las comillas internas. Una coma decimal no rompe por sí sola un CSV correctamente entrecomillado. El delimitador, el entrecomillado y la configuración regional de la hoja de cálculo deben ser coherentes. Prueba nombres como Müller y Łódź, una dirección con una coma y una nota de varias líneas.

Un archivo ilustrativo de intercambio por grupos fiscales podría tener este aspecto. Los tipos y los importes muestran la estructura del archivo, no el tratamiento fiscal de una transacción concreta.

document_number,document_date,original_invoice,currency,tax_code,net,tax,gross,type
INV-2026-000412,2026-06-18,,EUR,STANDARD,50.00,9.50,59.50,invoice
CN-2026-000031,2026-06-20,INV-2026-000412,EUR,STANDARD,-50.00,-9.50,-59.50,credit_note

Tu destino puede exigir otra agrupación, signos y estructuras de corrección. Concilia los totales de documento entre todas las filas de tipos e incluye clasificaciones fiscales, no solo tipos numéricos.

Orders CSV List Exporter admite modos de fila por pedido, producto y factura, totales y direcciones seleccionables, el número de IVA de la dirección de facturación y un resumen de nombres de producto y cantidades. Los perfiles guardados generan CSV, Excel o XML a petición o de forma programada, con entrega por correo o servidor. Comprueba los campos y modos de fila de la versión instalada en su ayuda.

Invoice CSV List Exporter enumera facturas y abonos por la fecha de emisión de cada documento numerado, con totales por factura, IVA agregado y país de la dirección de facturación, y filtros de Todos, Solo pagados o Solo pendientes. Los perfiles guardados generan CSV, Excel, XML o PDF, con entrega programada por correo o servidor seguro. Confirma los campos y el comportamiento de asignación de pagos de la versión instalada en su ayuda.

El método de pago es un campo de salida en estos exportadores, en lugar del filtro por método de pago anunciado. Su filtro de pagados y pendientes compara los totales de pagos registrados por pedido con los totales del pedido. Para varias facturas o asignaciones parciales, concilia los pagos de las facturas por separado.

Para OSS u otra declaración por tipo impositivo, crea un informe independiente que gestione el destino, la clasificación fiscal, los abonos y las monedas. No trates el país de la dirección de facturación y el IVA agregado como un informe completo por destino y tipo.

Redacta una especificación de exportación reutilizable

1. Identifica al destinatario y la finalidad. Selecciona solo los campos de cliente y dirección necesarios para esa tarea.
2. Registra la unidad de cada fila, el ámbito de tiendas, el campo de fecha, la zona horaria y los límites inclusivos o exclusivos. Conserva un ejemplo de cierre de periodo junto a la especificación.
3. Fija el orden de columnas, el identificador de documento con formato, el vínculo a la factura original, la moneda y las correspondencias de códigos fiscales. Documenta si los abonos llevan importes con signo o un tipo de documento separado.
4. Importa una muestra en el destino que incluya acentos, ceros iniciales, comillas internas y texto de varias líneas. Abrirla en una hoja de cálculo no es una prueba de importación.
5. Registra los recuentos de documentos y los totales de control netos, fiscales y brutos por moneda en cada entrega y conserva el resultado de aceptación o rechazo del destinatario.
6. Guarda el diseño como perfil si la herramienta instalada lo permite o conserva los ajustes en el manual operativo del personal. Acuerda cómo identificar un archivo sustitutivo para que no se importe como lote adicional.

Ejemplo práctico: un abono y un reembolso monetario

El CSV de ejemplo anterior registra la factura INV-2026-000412 por 59,50 EUR, compuestos por 50,00 EUR netos y 9,50 EUR de impuestos, seguida de un abono por esos mismos importes. Los saldos documentales se compensan en ese ejemplo. Eso por sí solo no indica si el pago del cliente se recibió o se devolvió.

Pide al personal que resuelva la capa donde está la diferencia. Un abono ausente del libro contable requiere recuperar el documento; un abono registrado con reembolso fallido de la pasarela requiere recuperar el pago. Volver a importar la factura o cambiar sus totales no resolverá ninguna de las dos discrepancias.

Referencias de pedido, números de factura y cambios de numeración

La referencia de pedido que genera el núcleo como alternativa consta de nueve letras mayúsculas aleatorias, como XKBKTSXPM. Es independiente del ID numérico interno del pedido y del número legal de factura. PrestaShop 9 ofrece actionGenerateDocumentReference para las extensiones.

En Pedidos > Facturas, los ajustes nativos incluyen el prefijo por idioma, la visualización y posición del año, el reinicio anual y un número inicial de un solo uso. El núcleo rellena el componente numérico hasta un mínimo de seis dígitos, por ejemplo 000142; los números mayores no se truncan. No tiene un selector nativo de anchura. Los ajustes de albaranes están en Pedidos > Albaranes de entrega.

Los nombres de configuración nativa siguientes ayudan a identificar el control que se revisa. Consúltalos en el contexto previsto de tienda e idioma; realiza los cambios mediante los ajustes compatibles en lugar de actualizar manualmente la base de datos.

El núcleo normalmente asigna a partir del número máximo de factura, con restricción opcional por año. Esa consulta no se filtra por tienda. Los prefijos y ajustes por tienda no crean contadores independientes. Revisa el diseño completo de las series antes de modificar una instalación multitienda.

Cambiar los ajustes nativos de prefijo o formato del año puede alterar cómo se muestran las facturas históricas al regenerarlas. El valor numérico y la fecha de factura guardados no fijan toda la representación con formato.

1. Elige una serie documental con tu asesor contable, incluidas la identidad de la tienda y la periodicidad del reinicio.
2. Inventaría los identificadores numéricos y con formato existentes en todas las tiendas y años pertinentes.
3. Conserva los documentos emitidos y documenta la fecha de transición.
4. Establece el siguiente valor solo después de comprobar la serie de destino. El ajuste inicial del núcleo se consume directamente una vez, así que no supongas que se eleva automáticamente por encima de los registros existentes.
5. Prueba la creación simultánea, los reinicios de periodo, las exportaciones y las descargas de documentos en un entorno de pruebas.

Formatos como RE-DE-2026-00001, FA-FR-2026-00001 o FV/00001/06/2026 pueden facilitar la lectura de una serie elegida. Son ejemplos, no formatos exigidos universalmente. Las series separadas de abonos pueden ser convenientes u obligatorias según la normativa local.

La cancelación y el reembolso no eliminan automáticamente la factura ni liberan su número. Conserva el documento numerado y el rastro de corrección. Ante números realmente ausentes, investiga datos eliminados, inicios manuales e integraciones en lugar de renumerar facturas antiguas.

Custom Invoice Numbering admite formatos de documento y modos de reinicio configurables; su ayuda describe los controles de numeración.

Custom Order Numbering cambia las referencias de pedido utilizando el hook nativo en versiones compatibles y un override de compatibilidad en las anteriores; su ayuda enumera los elementos de formato admitidos.

No uses una variable de método de pago mientras se genera una referencia de pedido: los datos de pago pueden no existir todavía y este módulo rechaza {PAYMENT} en ese punto. Ninguno de los módulos de numeración garantiza el cumplimiento legal ni repara un hueco histórico sin explicación.

Personaliza las facturas PDF sin editar el núcleo

La creación de facturas depende de que los ajustes de factura estén activados, de un estado de pedido que genere factura o de una acción manual compatible. En versiones modernas, revisa los indicadores de estado en Parámetros de la tienda > Configuración de pedidos > Estados. No todos los pedidos reciben una factura inmediatamente.

El PDF se genera bajo demanda. classes/pdf/HTMLTemplateInvoice.php recopila los datos. pdf/invoice.tpl y sus plantillas parciales definen el diseño; invoice.style-tab.tpl define el estilo del PDF. TCPDF admite un subconjunto limitado de HTML/CSS.

1. Crea un directorio pdf/ en el tema activo.
2. Copia únicamente la plantilla de factura o la plantilla parcial necesaria del directorio pdf/ del núcleo.
3. Edita la copia del tema y genera una factura representativa.
4. Mantén la personalización bajo control de versiones fuera de la tienda desplegada. Una actualización o restablecimiento del tema puede sustituir su copia de PDF, así que comprueba después los archivos desplegados y compara tu personalización con los cambios de origen tras las actualizaciones.

Por ejemplo, desde la raíz de la tienda, esto crea una copia de la plantilla PDF en un tema de ejemplo llamado shop-child:

mkdir -p themes/shop-child/pdf
cp pdf/invoice.tpl themes/shop-child/pdf/invoice.tpl

PrestaShop 9 pasa el objeto Address de facturación en $addresses.invoice. Un campo de IVA del comprador con comprobación y escape en una plantilla compatible puede usar:

{if $addresses.invoice->vat_number}
  <p>{$addresses.invoice->vat_number|escape:'html':'UTF-8'}</p>
{/if}

Usa los campos nativos de texto legal libre y texto del pie de página en Pedidos > Facturas para textos constantes, como condiciones de pago aprobadas o un identificador fiscal del vendedor. Para datos dinámicos, usa un punto de extensión compatible o una extensión PHP de alcance limitado. Obtén los datos en PHP y pasa después los valores escapados a la plantilla; no pongas SQL en Smarty.

Si es necesario un override de clase clásico, debe estar en override/classes/pdf/HTMLTemplateInvoice.php y extender la clase del núcleo sin perder sus variables asignadas. Comprueba los conflictos con overrides existentes. Reconstruye el mapa de clases y la caché para el entorno real; la versión antigua 1.6 usa cache/class_index.php, mientras que las instalaciones modernas usan cachés de entorno en var/cache/.

Usa una fecha real de suministro o entrega para los campos legales. La marca de tiempo de un estado de enviado o la fecha del albarán no demuestran automáticamente la entrega real. Los campos del comprador vat_number, company y dni son campos de dirección; siret es un campo del cliente. Los identificadores del vendedor tienen una fuente configurada independiente.

Imprime IBAN/BIC solo desde la configuración correcta del pago bancario y recupera cualquier referencia de pedido de compra del cliente de su campo real de captura. Comprueba la identidad de la tienda en Parámetros de la tienda > Contacto en versiones modernas.

Comprueba el resultado generado antes de sustituir una plantilla

• Utiliza registros con y sin los campos opcionales de empresa, IVA y orden de compra. Los valores vacíos no deben dejar etiquetas engañosas ni valores de otro cliente.
• Genera documentos con razones sociales largas, direcciones de varias líneas, acentos y descripciones extensas de productos. Comprueba saltos de página, encabezados repetidos, subtotales fiscales y total final en una factura grande.
• Cambia expresamente de tienda e idioma del documento. Contrasta la identidad del vendedor, los textos legales y los datos bancarios con la entidad prevista, en lugar de comprobar solo la tienda actual del administrador.
• Conserva un PDF de referencia aprobado y compáralo con el resultado modificado. Registra qué campos deben cambiar para detectar cambios ajenos en importes, direcciones o plantillas parciales compartidas.

Comprueba los campos de factura específicos de cada país

Identifica primero el establecimiento del vendedor, la condición del cliente, el tipo de operación y las normas de facturación aplicables. Las siguientes son comprobaciones concretas, no una especificación completa de campos para todas las transacciones.

Configura cada tienda en el contexto de tienda previsto antes de editar la identidad del vendedor, los textos legales por idioma o la numeración. Las plantillas de tema compartidas pueden necesitar contenido dependiente de la tienda definido expresamente. Revisa con atención los cambios en Todas las tiendas.

La configuración de tipos impositivos es independiente del identificador fiscal del vendedor y del texto del PDF. Pide a tu asesor contable que valide documentos representativos nacionales, transfronterizos, exentos y rectificativos.

Documentos de abono, archivo y resolución de problemas con PDF

Los PDF de abonos y albaranes usan order-slip.tpl y delivery-slip.tpl. Los abonos reutilizan las plantillas parciales de estilo, dirección e impuestos de las facturas, por lo que modificar esas plantillas compartidas puede afectar tanto a facturas como a abonos. Los albaranes usan sus propias plantillas parciales correspondientes. Prueba los tres tipos de documento después de cambiar plantillas. Incluye la relación con la factura original y los importes correctos de impuestos reembolsados en los documentos rectificativos.

Conserva la representación emitida. Los nombres de productos y los importes históricos proceden principalmente de los detalles de pedido guardados, así que cambiar un nombre en el catálogo normalmente no reescribe una línea de factura antigua. Los cambios de plantilla, de dirección y las ediciones de pedido sí pueden modificar un PDF regenerado.

Archiva el primer documento emitido desde el flujo de creación de facturas, en lugar de depender de un hook de descarga que quizá nunca se ejecute o que sobrescriba una copia anterior. Guarda el documento, el cuerpo estructurado cuando corresponda, los identificadores y los acuses con controles de acceso y una política de conservación que preserve la integridad.

Francia exige generalmente conservar las facturas empresariales durante 10 años; consulta la guía de conservación de Service Public. Alemania exige generalmente conservar copias de las facturas durante ocho años según el §14b de la UStG, con sujeción a las normas transitorias y especiales aplicables. Acuerda los requisitos exactos de conservación y archivo para tu entidad.

• Falta el identificador de IVA del vendedor: comprueba el texto legal o libre configurado o tu extensión PDF. Los ajustes de tipos impositivos por sí solos no crean un identificador del vendedor.
• Identidad incorrecta: comprueba los ajustes de contacto y dirección de la tienda prevista y la dirección de tienda guardada en la factura.
• Faltan caracteres: revisa la fuente real del PDF, el motor de generación y los archivos de fuentes. PrestaShop 9 ya asigna DejaVu Sans al polaco y al checo. El núcleo no tiene un desplegable para cambiar la fuente de las facturas.
• Fallos con pedidos grandes: lee el error de PHP/TCPDF, revisa logotipos e imágenes y ajusta la memoria según las necesidades medidas. PrestaShop 9 recomienda un memory_limit de PHP de al menos 512M.
• Personalización perdida: revisa el tema activo, las copias PDF del tema, la caché y las extensiones de módulos o clases en conflicto.

Financial Revolution ofrece documentos financieros, PDF de corrección e informes; su ayuda describe esas funciones y su configuración.

IVA transfronterizo y conciliación de pagos

Mantén coherentes el país, el código fiscal, el importe neto, el IVA y el importe bruto desde la venta hasta los abonos y el libro contable. Un tipo numérico cero no es una clasificación fiscal completa.

Para OSS, conserva el destino pertinente y el tratamiento fiscal aplicado e incluye las correcciones. Un número de IVA de la UE válido por sí solo no hace que todas las ventas B2B estén exentas de IVA. Las entregas intracomunitarias de bienes que cumplen los requisitos, los servicios con inversión del sujeto pasivo, las ventas nacionales y las exportaciones tienen condiciones distintas. Comprueba la condición del cliente, el establecimiento, el movimiento o ubicación y los justificantes según la guía de IVA de la UE.

Automatic EU VAT Checker valida la situación del IVA según sus políticas configuradas, incluidos los estados pendientes o la aplicación alternativa de impuestos ordinarios; su ayuda explica el flujo de validación.

Acuerda la base del tipo de cambio y las fechas de contabilización con tu asesor contable. Mantén separados los importes en moneda original y los importes de conversión y liquidación del proveedor. Concilia los pagos brutos de clientes con las comisiones, los reembolsos, los contracargos y los ingresos netos. Las comisiones del proveedor son un gasto, no una reducción que cambie silenciosamente la venta.

Concilia el redondeo en los niveles definidos de línea, tipo impositivo y documento. En versiones modernas, revisa Modo de redondeo y Tipo de redondeo en Parámetros de la tienda > Configuración y compara la exportación con los cálculos del destino antes de cambiar los ajustes. Una pequeña diferencia recurrente necesita una política de ajuste repetible, no ediciones manuales de documentos ya emitidos.

Facturación electrónica estructurada: formato, canal y ámbito

Un PDF puede ser una factura electrónica en el sentido amplio del IVA. La obligación de emitir facturas estructuradas exige datos legibles por máquina en el formato pertinente; un PDF ordinario no basta. Un formato híbrido como Factur-X o ZUGFeRD incluye datos estructurados y su perfil debe cumplir las normas aplicables.

El flujo PDF del núcleo de PrestaShop es independiente de la generación, validación y transmisión de XML. Decide cómo se convierten tus datos de factura al formato nacional, cómo se entregan, cómo vuelven los rechazos y correcciones a la tienda y cómo se conservan los justificantes de recepción.

No todas las facturas estructuradas requieren una plataforma gubernamental. Alemania permite la transmisión directa, incluido el correo electrónico. Otros países exigen una red o sistema de autorización concreto. Determina el ámbito según el establecimiento, los establecimientos permanentes participantes, el tipo de transacción, su condición B2B/B2C/B2G y las excepciones. Vender a un cliente de un país no hace por sí solo que su obligación nacional se te aplique.

Crea una ficha de aplicabilidad para tu negocio

Valida los identificadores de vendedor y comprador, las direcciones estructuradas, los ID de documento, las descripciones de líneas, la moneda, las fechas, las categorías fiscales, los importes y las condiciones de pago según el esquema y las reglas de negocio elegidos. La validación VIES es una entrada, no un sustituto de la validación nacional de facturas.

Un módulo de país puede generar el archivo necesario; un proveedor puede gestionar la conversión, la transmisión o ambas. Acuerda las credenciales, los reintentos, la gestión de rechazos, la continuidad del servicio y el acceso al archivo. Externalizar no elimina la responsabilidad del emisor sobre la emisión, corrección, comunicación y conservación.

Sigue un envío rechazado o incierto hasta conocer el resultado

Controla por separado la emisión de origen, validación del archivo, transmisión y resultado aplicable de la plataforma o destinatario. Una respuesta HTTP correcta o un estado en cola del proveedor no demuestra todos los pasos de aceptación exigidos. Guarda juntos el ID del documento de origen, la referencia del proveedor, la versión de los datos enviados y el acuse o rechazo recibido, con una persona responsable de los registros sin resolver.

Si se rechaza un archivo, identifica si faltan datos de origen o si hay un error de correspondencias, una regla del esquema o un problema de autenticación de transporte. Corrige la capa responsable y utiliza el procedimiento compatible de reenvío o corrección. Si se agota el tiempo de espera y se desconoce el resultado, consulta el envío existente antes de reintentarlo. No crees otro número de factura solo para que un reintento técnico parezca nuevo.

Prueba las facturas entrantes de proveedores por separado de las ventas salientes. Designa al destinatario de cuentas a pagar, comprueba cómo el documento estructurado pasa a ser legible y contabilizable y conserva sus datos originales y el resultado del procesamiento. Activar el generador PDF de la tienda no proporciona este flujo de recepción.

Fechas de facturación electrónica europea a 26 de octubre de 2026

Francia también tiene obligaciones separadas de comunicación electrónica que pueden cubrir transacciones ajenas al flujo nacional de factura electrónica B2B. Por tanto, vender a consumidores no justifica ignorar la reforma.

ViDA se adoptó el 11 de marzo de 2025. La comunicación digital B2B transfronteriza comienza el 1 de julio de 2030, con la adaptación de los sistemas nacionales pertinentes antes del 1 de enero de 2035. Consulta el calendario de la Comisión Europea.

Vuelve a comprobar el ámbito, las excepciones, la versión del esquema y los plazos de la autoridad antes de implementar el sistema y siempre que cambie la presencia de tu negocio.

Pon en marcha el flujo de datos y concílialo

1. Acuerda quién emite el documento, el plan contable, los códigos fiscales, la política de reconocimiento y la estructura de importación necesaria.
2. Asigna ID de origen estables a los ID de destino. Incluye la identidad de la tienda o del origen y el tipo de documento en las claves de eliminación de duplicados.
3. Prueba facturas, pagos pendientes y parciales, tipos mixtos, descuentos, portes, múltiples monedas, reembolsos parciales y completos y documentos de abono.
4. Simula un tiempo de espera agotado después de que el destino haya aceptado un documento. Un reintento debe encontrar el registro existente en vez de crear un duplicado.
5. Registra los documentos rechazados con un responsable claro y una política de reintentos. Mantén un rastro de auditoría de las correcciones.
6. Ejecuta la nueva vía durante un periodo completo de informe con salida paralela de comprobación o un destino de prueba separado mientras el proceso existente sigue siendo la fuente oficial. Concilia facturas, abonos, impuestos, pagos y liquidaciones bancarias antes de autorizar la contabilización en producción por la nueva vía.

Automatiza únicamente mediante una tarea de exportación o API implementada y autenticada. Instalar un programador no crea automáticamente un punto de acceso de exportación. El Webservice nativo es CRUD de solicitud y respuesta; usa consultas periódicas o un hook del servidor implementado con entrega autenticada, reintentos y eliminación de duplicados para una integración basada en eventos.

Conserva la vía de recuperación manual y alerta de las ejecuciones omitidas. Elige la frecuencia según los plazos de presentación de informes, la complejidad de las transacciones y el riesgo operativo, en lugar de franjas universales de número de facturas.

Cambia el flujo de trabajo y traspasa su gestión

1. En el cambio acordado, identifica el último lote o registro de destino aceptado y enumera los envíos pendientes, documentos rechazados y reembolsos. Registra un límite que capture también las facturas y abonos creados durante el cambio; un corte por número de pedido puede omitir documentos posteriores de pedidos anteriores.
2. Pausa las tareas de entrega solapadas y da a la nueva vía un ámbito inicial controlado. Concilia el lote inicial con los totales de control aprobados y comprueba que se reconocen los documentos ya aceptados por el destino.
3. Confirma que coinciden el documento previsto para el cliente, la copia archivada y la referencia del sistema receptor. Comprueba la primera excepción además de los registros correctos y demuestra que su responsable recibe la alerta.
4. Si necesitas revertir, detén la nueva vía saliente, conserva su registro de aceptación y concilia lo que llegó al destino antes de reanudar el proceso anterior. Restaura la configuración con un alcance de recuperación documentado; restaurar una base de datos antigua puede descartar documentos y pedidos creados desde el cambio.

Qué preguntar a tu desarrollador o agencia

• ¿Qué versiones instaladas, contextos de tienda y extensiones existentes se probaron y dónde están los documentos de muestra y los resultados de importación?
• ¿Dónde están las correspondencias acordadas, incluidas direcciones históricas, clasificaciones fiscales, moneda, asignación de pagos a facturas y vínculos de abonos?
• ¿Cómo recupera el personal una ejecución omitida, un tiempo de espera con resultado incierto o un documento rechazado sin volver a contabilizarlo?
• ¿Quién mantiene el esquema y la conexión con el proveedor y quién vigila la caducidad de credenciales, los envíos rechazados y los cambios normativos?
• ¿Dónde están el archivo de documentos emitidos, los registros de aceptación, los permisos de acceso y las instrucciones de cambio y reversión? ¿Puede el personal recuperarlos sin el desarrollador original?

Preguntas habituales de los propietarios

¿Puedo seguir enviando un CSV a mi asesor tras añadir facturación electrónica estructurada?

Sí, si el CSV sigue siendo el flujo acordado para el libro contable y la vía estructurada realiza la entrega legal o comunicación exigida. Vincula ambos al mismo documento oficial. Comprueba si el proveedor también contabiliza en tus cuentas para que el CSV no cree otro asiento del mismo documento.

¿Y si el asesor no puede saber si se importó un archivo?

Trata el lote como un resultado desconocido. Comprueba el registro de importación del destino y las referencias de documentos antes de enviar un sustituto y acuerda quién aprueba la recuperación. Enviar el mismo archivo con otro nombre no demuestra que sea seguro volver a importarlo.

¿Todos los clientes deben rellenar campos fiscales de empresa durante el pago?

Basa los campos obligatorios en los tipos de cliente y transacción identificados por tu asesor. Prueba los recorridos de compra de consumidores y empresas. Recoge los identificadores empresariales obligatorios antes de emitir, permitiendo que un documento de consumidor compatible omita los campos exclusivos de empresa cuando las normas aplicables lo permitan.

Un comprador pide añadir razón social o NIF-IVA tras emitir. ¿Puedo editar la dirección?

Deja que el asesor contable determine si el cambio requiere una corrección o sustitución formal según las normas aplicables. Conserva el documento emitido y su historial y utiliza ese procedimiento. Editar la dirección y descargar de nuevo el PDF puede cambiar la representación sin registrar el motivo.

¿Qué debo conservar si cambio de proveedor de facturación electrónica?

Exporta los documentos estructurados originales, los acuses, el historial de rechazos y las correspondencias entre origen y proveedor antes de perder el acceso. Acuerda cómo gestionar los envíos pendientes y las correcciones posteriores de facturas antiguas y prueba la recuperación desde tu archivo conservado antes de cerrar la cuenta anterior.