Comptabilité, factures et facturation électronique PrestaShop

Ce que nous ferions

Nous partirions du dernier export accepté par votre comptable pour remonter aux factures émises, aux avoirs et aux enregistrements de paiement. Inventoriez la version de la boutique, les modules, les intégrations comptables et ERP, les modifications PDF du thème, les données historiques et les marchés avant de choisir une approche. Convenez de qui émet les documents et qui résout les échecs. Conservez un réglage natif ou une procédure d'import fonctionnelle s'ils répondent au besoin ; introduisez un connecteur pour une lacune précise que votre configuration actuelle ne couvre pas.

Effectuez le changement sur une copie de préproduction privée avec le thème réel, les modules et des enregistrements financiers représentatifs. Isolez-la des écritures comptables en production, de la transmission nationale des factures, des exports planifiés et des emails clients, et utilisez les comptes de test pris en charge. Répétez la création, l'export, la correction et la reprise des documents avec le comptable et l'équipe qui gère le processus. Planifiez la bascule en production autour d'une limite documentaire convenue, conservez la configuration précédente et prévoyez un retour arrière préservant chaque document déjà émis ou accepté à l'extérieur.

Si le mappage ou la connexion requis nécessite un nouveau comportement, le service PrestaShop Custom Module Development Service peut le réaliser selon une spécification écrite et des critères de réception.

Choisir le changement minimal répondant au besoin

Distinguer commandes, factures, chiffre d'affaires et paiements

Une commande enregistre un processus commercial. Une facture enregistre un document numéroté. Un paiement enregistre une somme affectée à une transaction. Un règlement bancaire enregistre le montant versé par votre prestataire, souvent après déduction des frais. Distinguez ces événements dans vos exports et vos rapprochements.

L'existence d'une facture ne détermine pas universellement la comptabilisation du chiffre d'affaires ni le fait générateur de la VAT. Les livraisons ou prestations, les acomptes, les régimes sur encaissements et les créances impayées peuvent nécessiter des traitements différents. Convenez du déclencheur avec votre comptable et définissez explicitement sa correspondance. N'exportez pas uniquement les factures payées si votre politique comptable exige aussi les factures émises non réglées.

Le préfixe des tables varie selon l'installation. La localisation de la facture et son traitement fiscal nécessitent des jointures avec la commande, les adresses pertinentes, les détails de commande et les données fiscales. Conservez les données historiques de localisation et de classification plutôt que de supposer que l'objet facture contient un instantané complet.

Enregistrer un remboursement ou créer un avoir ne prouve pas à lui seul que la passerelle a restitué l'argent. Vérifiez séparément le module de paiement installé et la transaction du prestataire.

Choisir le flux comptable et le système responsable des documents

Choisissez un seul système pour émettre le numéro de facture faisant autorité. Si PrestaShop l'émet, reprenez le même identifiant légal dans le grand livre. Si le système comptable l'émet, conservez les correspondances de commandes et de factures et évitez les documents contradictoires présentés au client.

Un connecteur ou un fichier d'import convenu doit gérer :

• Les factures émises, les soldes impayés et l'affectation des paiements partiels.
• Les comptes de produits et les codes de taxe pour chaque type de transaction pris en charge.
• Les avoirs liés à la facture d'origine.
• La devise d'origine, la devise de présentation, la politique de change et les arrondis.
• Les paiements bruts, frais du prestataire, remboursements, rétrofacturations et rapprochements des règlements.
• La distinction entre les frais de livraison facturés au client et les frais réels du transporteur.

Pour Xero, confirmez la gestion des factures, codes de taxe, paiements et devises prise en charge pour votre organisation et votre abonnement. Pour QuickBooks, confirmez l'édition nationale de l'entreprise et le modèle de taxe automatisée. La localisation du client seule ne sélectionne pas un processus valide de taxe sur les ventes américaine ou de TVA européenne.

Pour Sage, DATEV, Fakturownia, inFakt, wFirma, Fattura24, Aruba ou une autre plateforme locale, partez des spécifications actuelles d'import ou d'API du système destinataire. Un CSV générique n'est pas automatiquement un fichier DATEV, JPK ou de facture électronique nationale. Debitoor est un ancien produit fermé.

Déterminez si vous avez besoin des articles individuels dans le grand livre ou d'un ensemble plus restreint de catégories de ventes associées aux comptes. Vérifiez la disponibilité des classes, établissements ou dimensions multiboutiques dans l'édition du logiciel comptable. Choisissez la fréquence des lots selon les échéances de comptabilisation et les besoins de reprise ; le traitement en temps réel n'est pas intrinsèquement plus fiable.

Un module s'exécute dans la boutique ; un service middleware ajoute un autre sous-traitant et un autre périmètre d'identifiants. Examinez les destinations des données, les accès, la conservation et la gestion des remboursements avant de choisir. Un module peut aussi transmettre des données à l'extérieur lorsqu'il utilise des API externes.

Rédigez une feuille de mappage avec le champ source, le compte ou code de taxe destinataire, la transformation et le responsable des exceptions. Incluez un exemple de vente et de correction pour chaque traitement pris en charge. Si les produits sont regroupés en catégories de ventes, définissez le traitement d'un nouveau produit sans correspondance : bloquez-le pour examen plutôt que de le comptabiliser silencieusement dans un compte par défaut commode. Demandez au comptable de valider les écritures reçues, pas seulement le fichier exporté.

Exports natifs et requête avec une ligne par facture

L'export de la liste des commandes fournit un ensemble défini de champs et respecte les filtres pris en charge par la grille. Il ne constitue ni un grand livre configurable ni un rapport détaillé par article. Les exports CSV natifs modernes utilisent le point-virgule. Commandes > Factures permet de générer des lots de PDF, ce qui diffère d'un flux comptable structuré.

Paramètres avancés > Base de données > Gestionnaire SQL permet au personnel autorisé d'exécuter des rapports SELECT et d'en exporter les résultats. Limitez l'accès, car même une requête en lecture seule peut exposer des données clients et financières.

Déclarez toujours l'unité de chaque ligne avant de faire des jointures. Une commande peut avoir plusieurs factures. Joindre les lignes de facture aux totaux de commande répète le total de commande et gonfle les sommes. Cet exemple sélectionne les totaux et la date propres à chaque facture numérotée. Son périmètre concret est la boutique 1, la devise 1 et juin 2026 ; adaptez ces valeurs ainsi que le préfixe des tables à votre boutique.

SELECT oi.id_order_invoice,
       oi.number AS numeric_invoice_number,
       oi.date_add AS invoice_date,
       o.id_order, o.reference, o.id_shop, o.id_currency,
       oi.total_paid_tax_excl AS invoice_net,
       oi.total_paid_tax_incl AS invoice_gross,
       oi.total_paid_tax_incl - oi.total_paid_tax_excl AS invoice_tax
FROM ps_order_invoice oi
JOIN ps_orders o ON o.id_order = oi.id_order
WHERE oi.number > 0
  AND o.id_shop = 1 AND o.id_currency = 1
  AND oi.date_add >= '2026-06-01 00:00:00'
  AND oi.date_add < '2026-07-01 00:00:00'
ORDER BY oi.date_add, oi.id_order_invoice;

Il s'agit d'un inventaire de documents, y compris les documents émis non réglés. Il n'applique pas de politique de comptabilisation du chiffre d'affaires, n'extrait pas les avoirs et n'affecte pas les paiements. Le numéro sous forme numérique n'est pas l'identifiant légal formaté. Utilisez le service de formatage natif ou du module pour la bonne langue et la bonne boutique.

Pour obtenir une ligne par commande, conservez les totaux de commande une seule fois et regroupez séparément les identifiants de facture. Pour la préparation des commandes, utilisez un rapport par ligne avec SKU, déclinaison, quantité et coordonnées de livraison nécessaires. Une cellule récapitulative de commande ne produit pas le même résultat.

Cas pratique : commande et facture sur des périodes différentes

Une commande passée avant la période de reporting peut avoir une facture émise pendant celle-ci. Une facture ultérieure de cette même commande peut relever de la période suivante. Pour l'inventaire documentaire ci-dessus, sélectionnez chaque facture selon sa propre date d'émission : la date de commande n'exclut pas la facture de la période courante d'une commande antérieure et n'inclut pas sa facture ultérieure dans cette période. Conservez la référence de commande comme lien entre elles.

Encodage CSV, structure et limites des exports

Convenez avec le destinataire des noms de colonnes, du séparateur, de la convention décimale, des guillemets, du fuseau horaire et des dates. Un BOM UTF-8 peut aider Excel à détecter l'encodage à l'ouverture par double-clic, mais certains importateurs le rejettent. Un import texte explicite permet de sélectionner UTF-8 et de préserver les zéros initiaux des numéros de document, codes postaux et références.

Entourez de guillemets les champs contenant le séparateur, des guillemets ou des retours à la ligne, et doublez les guillemets internes. Une virgule décimale ne casse pas à elle seule un CSV correctement délimité par des guillemets. Le séparateur, les guillemets et les paramètres régionaux du tableur doivent correspondre. Testez des noms comme Müller et Łódź, une adresse contenant une virgule et une note sur plusieurs lignes.

Un fichier d'échange illustratif regroupé par catégorie de taxe pourrait ressembler à ceci. Les taux et montants illustrent la structure du fichier, pas le traitement fiscal d'une transaction particulière.

document_number,document_date,original_invoice,currency,tax_code,net,tax,gross,type
INV-2026-000412,2026-06-18,,EUR,STANDARD,50.00,9.50,59.50,invoice
CN-2026-000031,2026-06-20,INV-2026-000412,EUR,STANDARD,-50.00,-9.50,-59.50,credit_note

Votre destination peut exiger d'autres regroupements, signes et structures de correction. Rapprochez les totaux des documents sur toutes les lignes de taux et incluez les classifications fiscales, pas uniquement les taux numériques.

Orders CSV List Exporter propose des lignes par commande, produit ou facture, des totaux et adresses sélectionnables, le numéro de TVA de l'adresse de facturation et un récapitulatif des noms et quantités de produits. Les profils enregistrés produisent du CSV, Excel ou XML à la demande ou selon un planning, avec livraison par email ou sur serveur. Vérifiez les champs et modes de lignes de la version installée dans l'aide du module.

Invoice CSV List Exporter liste les factures et avoirs selon la date d'émission de chaque document numéroté, avec les totaux par facture, la TVA agrégée et le pays de l'adresse de facturation, et des filtres Tous, Payés uniquement ou Impayés uniquement. Les profils enregistrés produisent du CSV, Excel, XML ou PDF, avec livraison planifiée par email ou sur serveur sécurisé. Confirmez les champs et la gestion des affectations de paiement de la version installée dans l'aide du module.

Le mode de paiement est un champ de sortie de ces exportateurs, plutôt que le filtre par mode de paiement annoncé. Leur filtre payé/impayé compare les totaux de paiements enregistrés au niveau de la commande aux totaux de commande. En présence de plusieurs factures ou d'affectations partielles, rapprochez séparément les paiements des factures.

Pour l'OSS ou une autre déclaration par taux, créez un rapport distinct gérant la destination, la classification fiscale, les avoirs et les devises. Ne considérez pas le pays de l'adresse de facturation et la VAT agrégée comme un rapport complet par destination et par taux.

Rédiger une spécification d'export réutilisable

1. Nommez le destinataire et l'objectif. Sélectionnez uniquement les champs client et adresse nécessaires à cette tâche.
2. Consignez l'unité de ligne, les boutiques concernées, le champ de date, le fuseau horaire et les bornes inclusives ou exclusives. Conservez un exemple de fin de période avec la spécification.
3. Fixez l'ordre des colonnes, l'identifiant documentaire formaté, le lien à la facture d'origine, la devise et le mappage des codes de taxe. Précisez si les avoirs utilisent des montants signés ou un type de document distinct.
4. Importez un échantillon dans la destination, avec accents, zéros initiaux, guillemets intégrés et texte multiligne. L'ouvrir dans un tableur ne constitue pas un test d'import.
5. Consignez les nombres de documents et les totaux de contrôle hors taxes, taxes et toutes taxes comprises par devise à chaque transmission, et conservez le résultat d'acceptation ou de rejet du destinataire.
6. Enregistrez la mise en forme comme profil si l'outil installé le permet, ou conservez les paramètres dans le guide opératoire de l'équipe. Convenez de l'identification d'un fichier de remplacement pour éviter qu'il soit importé comme lot supplémentaire.

Exemple chiffré : un avoir et un remboursement monétaire

L'exemple CSV ci-dessus enregistre la facture INV-2026-000412 de 59,50 EUR, comprenant 50,00 EUR hors taxes et 9,50 EUR de taxe, suivie d'un avoir des mêmes montants. Les soldes documentaires se compensent dans cet exemple. Cela ne vous dit rien, à lui seul, sur la réception ou la restitution du paiement client.

Demandez à l'équipe de résoudre l'écart au niveau concerné. Un avoir absent du grand livre nécessite une reprise documentaire ; un avoir enregistré avec un remboursement de passerelle échoué nécessite une reprise du paiement. Réimporter la facture ou modifier ses totaux ne résoudra aucun de ces écarts.

Références de commande, numéros de facture et changements de numérotation

La référence de commande native de secours comprend neuf lettres majuscules aléatoires, comme XKBKTSXPM. Elle est distincte de l'identifiant numérique interne de commande et du numéro légal de facture. PrestaShop 9 propose actionGenerateDocumentReference aux extensions.

Dans Commandes > Factures, les réglages natifs incluent le préfixe propre à la langue, l'affichage et la position de l'année, la remise à zéro annuelle et un numéro de départ à usage unique. Le cœur complète la partie numérique pour atteindre au moins six chiffres, par exemple 000142 ; les nombres plus grands ne sont pas tronqués. Il ne dispose pas de sélecteur natif de largeur. Les réglages des bons de livraison se trouvent dans Commandes > Bons de livraison.

Les noms de configuration natifs ci-dessous permettent d'identifier le réglage examiné. Lisez-les dans le contexte de boutique et de langue prévu ; effectuez les modifications via les réglages pris en charge plutôt que par une mise à jour manuelle en base.

Le cœur attribue normalement les numéros à partir du numéro de facture maximal, éventuellement limité à l'année. Cette requête n'est pas filtrée par boutique. Les préfixes et réglages propres à une boutique ne créent pas de compteurs indépendants. Revoyez toute la conception des séries avant de modifier une installation multiboutique.

Modifier les réglages natifs de préfixe ou de format de l'année peut changer l'affichage des factures historiques lors de leur régénération. Le numéro sous forme numérique stocké et la date de facture ne figent pas toute la représentation formatée.

1. Choisissez une série de documents avec votre comptable, en incluant l'identité de la boutique et la période de remise à zéro.
2. Inventoriez les identifiants numériques et formatés existants pour toutes les boutiques et années concernées.
3. Conservez les documents émis et documentez la date de transition.
4. Ne définissez la valeur suivante qu'après avoir vérifié la série cible. Le réglage natif de départ est consommé directement une fois ; ne supposez donc pas qu'il sera automatiquement relevé au-delà des enregistrements existants.
5. Testez les créations simultanées, les remises à zéro périodiques, les exports et les téléchargements de documents en préproduction.

Des formats comme RE-DE-2026-00001, FA-FR-2026-00001 ou FV/00001/06/2026 peuvent rendre une série choisie lisible. Ce sont des exemples, pas des formats universellement obligatoires. Des séries distinctes d'avoirs peuvent être adaptées ou exigées localement.

L'annulation et le remboursement ne suppriment pas automatiquement la facture et ne libèrent pas son numéro. Conservez le document numéroté et la trace de correction. Pour les numéros réellement manquants, recherchez les données supprimées, les départs manuels et les intégrations plutôt que de renuméroter les anciennes factures.

Custom Invoice Numbering prend en charge des formats de documents et modes de remise à zéro configurables ; son aide décrit les contrôles de numérotation.

Custom Order Numbering modifie les références de commande, via le hook natif sur les versions compatibles et une surcharge de compatibilité sur les anciennes ; son aide liste les variables de format prises en charge.

N'utilisez pas de variable de mode de paiement lors de la génération d'une référence de commande : les données de paiement peuvent ne pas encore exister et ce module y rejette {PAYMENT}. Aucun de ces modules de numérotation ne garantit la conformité légale ni ne répare une rupture historique inexpliquée.

Personnaliser les factures PDF sans modifier le cœur

La création de factures dépend de l'activation de la facturation, d'un état de commande générant une facture ou d'une action manuelle prise en charge. Sur les versions modernes, examinez les indicateurs d'état dans Paramètres de la boutique > Commandes > États. Toutes les commandes n'obtiennent pas immédiatement une facture.

Le PDF est rendu à la demande. classes/pdf/HTMLTemplateInvoice.php rassemble les données. pdf/invoice.tpl et ses modèles de sections définissent la mise en page ; invoice.style-tab.tpl définit les styles du PDF. TCPDF prend en charge un sous-ensemble limité de HTML/CSS.

1. Créez un répertoire pdf/ dans le thème actif.
2. Copiez uniquement le modèle de facture ou de section nécessaire depuis le répertoire natif pdf/.
3. Modifiez la copie du thème et générez une facture représentative.
4. Conservez la personnalisation dans un système de gestion de versions hors de la boutique déployée. Une mise à jour ou une réinitialisation du thème peut remplacer sa copie PDF : vérifiez ensuite les fichiers déployés et comparez votre personnalisation aux changements de la source après les mises à niveau.

Par exemple, depuis la racine de la boutique, ceci crée une copie du modèle PDF dans un thème d'exemple nommé shop-child :

mkdir -p themes/shop-child/pdf
cp pdf/invoice.tpl themes/shop-child/pdf/invoice.tpl

PrestaShop 9 transmet l'objet Address de facturation dans $addresses.invoice. Dans un modèle compatible, un champ de VAT acheteur conditionnel et échappé peut utiliser :

{if $addresses.invoice->vat_number}
  <p>{$addresses.invoice->vat_number|escape:'html':'UTF-8'}</p>
{/if}

Utilisez les champs natifs Legal free text et Footer text dans Commandes > Factures pour les mentions constantes, telles que les conditions de paiement approuvées ou l'identifiant fiscal du vendeur. Pour les données dynamiques, utilisez un point d'extension pris en charge ou une extension PHP de portée restreinte. Récupérez les données en PHP, puis transmettez des valeurs échappées au modèle ; ne placez pas de SQL dans Smarty.

Si une surcharge de classe historique est nécessaire, elle doit se trouver sous override/classes/pdf/HTMLTemplateInvoice.php et étendre la classe native sans perdre ses variables assignées. Vérifiez les conflits avec les surcharges existantes. Reconstruisez la table des classes et le cache pour l'environnement réel ; l'ancienne version 1.6 utilise cache/class_index.php, tandis que les installations modernes utilisent les caches d'environnement sous var/cache/.

Utilisez une date réelle de livraison ou de prestation pour les mentions légales. L'horodatage d'un état expédié ou la date d'un bon de livraison ne prouve pas automatiquement la livraison effective. Les champs acheteur vat_number, company et dni sont des champs d'adresse ; le champ client siret est un champ de la fiche client. Les identifiants du vendeur ont une source configurée distincte.

N'imprimez l'IBAN/BIC qu'à partir de la bonne configuration de paiement bancaire et récupérez toute référence de commande d'achat client depuis son champ de saisie réel. Vérifiez l'identité de la boutique dans Paramètres de la boutique > Contact sur les versions modernes.

Vérifier le rendu avant de remplacer un modèle

• Utilisez des enregistrements avec et sans les champs facultatifs société, TVA et bon de commande client. Les valeurs vides ne doivent pas laisser un libellé trompeur ou la valeur d'un autre client.
• Générez des documents avec de longues raisons sociales, des adresses multilignes, des accents et de longues descriptions produit. Vérifiez les sauts de page, les en-têtes répétés, les sous-totaux de taxes et le total final d'une facture volumineuse.
• Changez volontairement de boutique et de langue du document. Vérifiez l'identité du vendeur, les mentions légales et les coordonnées bancaires par rapport à l'entité prévue, plutôt qu'à la seule boutique courante de l'administrateur.
• Conservez un PDF de référence approuvé et comparez le nouveau rendu. Consignez les champs censés différer pour détecter toute modification sans rapport d'un montant, d'une adresse ou d'un modèle de section partagé.

Vérifier les mentions de facture propres à chaque pays

Identifiez d'abord l'établissement du vendeur, le statut du client, le type de livraison ou de prestation et les règles de facturation applicables. Les points suivants sont des vérifications ciblées, pas une liste complète des champs pour chaque transaction.

Configurez chaque boutique dans le contexte voulu avant de modifier l'identité du vendeur, les mentions légales propres à une langue ou la numérotation. Les modèles de thème partagés peuvent nécessiter un contenu explicitement dépendant de la boutique. Examinez attentivement les changements effectués dans Toutes les boutiques.

La configuration des taux de taxe est distincte de l'identifiant fiscal du vendeur et des mentions du PDF. Faites valider par votre comptable des documents représentatifs nationaux, transfrontaliers, exonérés et corrigés.

Avoirs, archivage et diagnostic des PDF

Les PDF d'avoirs et de bons de livraison utilisent order-slip.tpl et delivery-slip.tpl. Les avoirs réutilisent les sections de style, d'adresse et de taxe des factures ; les changements de ces modèles partagés peuvent donc toucher les factures comme les avoirs. Les bons de livraison utilisent leurs propres sections correspondantes. Testez les trois types de documents après modification des modèles. Incluez le lien avec la facture d'origine et les montants corrects de taxes remboursées sur les documents de correction.

Conservez la représentation émise. Les noms historiques des produits et les montants proviennent principalement des détails de commande enregistrés ; renommer un produit du catalogue ne réécrit donc normalement pas à lui seul une ancienne ligne de facture. Les modifications des modèles, des adresses et des commandes peuvent toutefois changer un PDF régénéré.

Archivez le premier document émis depuis le processus de création de facture plutôt que de dépendre d'un hook de téléchargement qui pourrait ne jamais s'exécuter ou écraser une copie antérieure. Stockez le document, sa charge utile structurée le cas échéant, les identifiants et les accusés de réception avec des contrôles d'accès et une politique de conservation préservant l'intégrité.

La France impose généralement de conserver les factures professionnelles pendant 10 ans ; consultez les durées de conservation de Service Public. L'Allemagne impose généralement huit ans pour les copies de factures selon l'UStG §14b, sous réserve des dispositions transitoires et particulières applicables. Convenez des exigences exactes de conservation et d'archivage pour votre entité.

• Identifiant VAT du vendeur absent : vérifiez les mentions légales ou libres configurées ou votre extension PDF. Les réglages de taux ne créent pas à eux seuls un identifiant vendeur.
• Identité incorrecte : vérifiez les réglages de contact et d'adresse de la boutique voulue et l'adresse de boutique stockée dans la facture.
• Glyphes manquants : examinez la police PDF réelle, le moteur de rendu et les fichiers de police. PrestaShop 9 associe déjà le polonais et le tchèque à DejaVu Sans. Le cœur ne propose pas de liste déroulante pour changer la police des factures.
• Échecs sur les grosses commandes : lisez l'erreur PHP/TCPDF, examinez les logos et images, puis ajustez la mémoire selon le besoin mesuré. PrestaShop 9 recommande un memory_limit PHP d'au moins 512M.
• Personnalisation perdue : examinez le thème actif, ses copies PDF, le cache et les extensions concurrentes de modules ou de classes.

Financial Revolution fournit des documents financiers, des PDF de correction et des rapports ; son aide décrit ces fonctions et leur configuration.

VAT transfrontalière et rapprochement des paiements

Conservez la cohérence du pays, du code de taxe, du montant net, de la VAT et du montant brut, depuis la vente jusqu'aux avoirs et au grand livre. Un taux numérique nul ne constitue pas une classification fiscale complète.

Pour l'OSS, conservez la destination pertinente et le traitement fiscal appliqué et incluez les corrections. Un numéro de VAT européen valide ne rend pas toutes les ventes B2B exonérées. Les livraisons intracommunautaires de biens éligibles, les services en autoliquidation, les ventes nationales et les exportations répondent à des conditions différentes. Vérifiez le statut du client, l'établissement, les mouvements ou la localisation et les justificatifs au regard des instructions européennes sur la VAT.

Automatic EU VAT Checker valide le statut TVA selon ses politiques configurées, notamment le retour à la taxation ordinaire ou les états en attente ; son aide explique le processus de validation.

Convenez avec le comptable de la base du taux de change et des dates de comptabilisation. Conservez séparément les montants en devise d'origine et les montants de conversion ou de règlement du prestataire. Rapprochez les paiements bruts des clients avec les frais, remboursements, rétrofacturations et dépôts nets. Les frais du prestataire constituent une charge, pas une réduction qui modifie silencieusement la vente.

Rapprochez les arrondis aux niveaux définis de ligne, de taux de taxe et de document. Sur les versions modernes, examinez Mode d'arrondi et Type d'arrondi dans Paramètres de la boutique > Général, puis comparez l'export aux calculs de la destination avant de changer les réglages. Un petit écart récurrent exige une politique d'ajustement reproductible, pas des modifications manuelles des documents déjà émis.

Facturation électronique structurée : format, canal et périmètre

Un PDF peut être une facture électronique au sens large de la VAT. Une obligation de format structuré exige des données lisibles par machine dans le format pertinent ; un PDF ordinaire ne suffit pas. Un format hybride comme Factur-X ou ZUGFeRD inclut des données structurées, et son profil doit respecter les règles applicables.

Le processus PDF natif de PrestaShop est distinct de la génération, de la validation et de la transmission XML. Définissez comment les données de facture deviennent le format national, comment elles sont transmises, comment les rejets et corrections reviennent à la boutique et comment les accusés de réception sont conservés.

Toute facture structurée ne nécessite pas une plateforme publique. L'Allemagne autorise la transmission directe, y compris par e-mail. D'autres pays imposent un réseau ou un système de validation particulier. Déterminez le périmètre selon l'établissement, les établissements stables participants, le type de transaction, le statut B2B/B2C/B2G et les exceptions. Vendre à un client d'un pays ne rend pas à lui seul son obligation nationale applicable à votre entreprise.

Établir une fiche d'applicabilité pour votre entreprise

Validez les identifiants du vendeur et de l'acheteur, les adresses structurées, les identifiants de document, les descriptions de lignes, la devise, les dates, les catégories de taxes, les montants et les conditions de paiement selon le schéma et les règles métier choisis. La validation VIES est un élément d'information, pas un substitut à la validation nationale des factures.

Un module national peut générer le fichier requis ; un prestataire peut assurer la conversion, la transmission ou les deux. Convenez des identifiants, des nouvelles tentatives, de la gestion des rejets, de la continuité du service et de l'accès aux archives. L'externalisation ne supprime pas la responsabilité de l'émetteur en matière d'émission, de correction, de déclaration et de conservation.

Suivre jusqu'au résultat une transmission rejetée ou incertaine

Suivez séparément l'émission à la source, la validation du fichier, la transmission et le résultat de la plateforme ou du destinataire concerné. Une réponse HTTP réussie ou un état en file d'attente chez le prestataire ne prouve pas chaque étape d'acceptation requise. Conservez ensemble l'identifiant du document source, la référence du prestataire, la version des données transmises et l'accusé de réception ou le rejet retourné, avec un responsable des enregistrements non résolus.

Pour un fichier rejeté, déterminez si le problème vient de données sources manquantes, d'une erreur de mappage, d'une règle du schéma ou de l'authentification de transport. Corrigez le niveau responsable et utilisez la procédure de nouvelle transmission ou de correction prise en charge. En cas de délai dépassé avec résultat inconnu, recherchez la transmission existante avant de réessayer. Ne créez pas un autre numéro de facture simplement pour présenter une nouvelle tentative technique comme un nouvel envoi.

Testez les factures fournisseurs entrantes séparément des ventes sortantes. Nommez le destinataire chargé des comptes fournisseurs, vérifiez comment le document structuré devient lisible et comptabilisable, puis conservez ses données originales et le résultat du traitement. Activer le générateur PDF de la boutique ne fournit pas ce processus de réception.

Échéances européennes de facturation électronique au 26 octobre 2026

La France impose aussi des obligations distinctes d'e-reporting pouvant couvrir des transactions hors de son flux national de factures électroniques B2B. Les ventes aux consommateurs ne justifient donc pas d'ignorer la réforme.

ViDA a été adopté le 11 mars 2025. La déclaration numérique B2B transfrontalière commence le 1er juillet 2030, avec l'alignement des systèmes nationaux concernés au plus tard le 1er janvier 2035. Consultez le calendrier de la Commission européenne.

Revérifiez le périmètre, les exceptions, la version du schéma et les échéances de l'autorité avant l'implémentation et à chaque évolution de l'implantation de votre entreprise.

Déployer le flux et le rapprocher

1. Convenez du système responsable des documents, du plan comptable, des codes de taxe, de la politique de comptabilisation et de la structure d'import requise.
2. Faites correspondre les identifiants source stables aux identifiants de destination. Incluez l'identité de la boutique ou de la source et le type de document dans les clés de déduplication.
3. Testez les factures, impayés et paiements partiels, taux mixtes, remises, frais de livraison, devises multiples, remboursements partiels et complets et avoirs.
4. Simulez un dépassement de délai après acceptation d'un document par la destination. Une nouvelle tentative doit retrouver l'enregistrement existant plutôt que créer un doublon.
5. Journalisez les enregistrements rejetés avec un responsable clair et une politique de nouvelle tentative. Conservez une piste d'audit des corrections.
6. Faites fonctionner le nouveau circuit sur une période complète de reporting avec une sortie en parallèle ou une destination de test distincte, pendant que le processus existant reste la référence. Rapprochez factures, avoirs, taxes, paiements et règlements bancaires avant d'autoriser la comptabilisation en production par le nouveau circuit.

N'automatisez que via une tâche d'export ou d'API implémentée et authentifiée. Installer un planificateur ne crée pas automatiquement un point d'accès d'export. Le Webservice natif est un CRUD requête/réponse ; utilisez une interrogation périodique ou un hook côté serveur implémenté avec livraison authentifiée, nouvelles tentatives et déduplication pour une intégration événementielle.

Conservez le mécanisme de reprise manuelle et déclenchez une alerte en cas d'exécution manquée. Choisissez la fréquence selon les échéances de déclaration, la complexité des transactions et le risque opérationnel, plutôt que selon des tranches universelles de nombre de factures.

Basculer le processus et le transmettre à l'équipe

1. À la bascule convenue, identifiez le dernier lot ou enregistrement accepté par la destination et listez les transmissions en attente, documents rejetés et remboursements. Consignez une limite qui couvre aussi les factures et avoirs créés pendant le changement ; une simple coupure par numéro de commande peut manquer des documents ultérieurs de commandes antérieures.
2. Suspendez les tâches d'envoi qui se chevauchent et donnez au nouveau circuit un périmètre initial contrôlé. Rapprochez le premier lot des totaux de contrôle approuvés et vérifiez que les documents déjà acceptés par la destination sont reconnus.
3. Confirmez la concordance entre le document client prévu, la copie archivée et la référence du système destinataire. Vérifiez la première exception autant que les enregistrements réussis, et démontrez que son responsable reçoit l'alerte.
4. Si un retour arrière est nécessaire, arrêtez le nouveau circuit sortant, préservez son journal d'acceptation et rapprochez ce qui a atteint la destination avant de reprendre le processus précédent. Restaurez la configuration selon un périmètre de reprise documenté ; restaurer une ancienne base peut supprimer les documents et commandes créés depuis la bascule.

Questions à poser à votre développeur ou agence

• Quelles versions installées, quels contextes de boutique et quelles extensions existantes ont été testés, et où se trouvent les exemples de documents et les résultats d'import ?
• Où se trouve le mappage convenu, avec les adresses historiques, classifications fiscales, devises, affectations de paiement aux factures et liens des avoirs ?
• Comment l'équipe reprend-elle une exécution manquée, un dépassement de délai incertain ou un document rejeté sans le comptabiliser de nouveau ?
• Qui maintient le schéma et la connexion au prestataire, et qui surveille l'expiration des identifiants d'accès, les transmissions rejetées et les changements réglementaires ?
• Où se trouvent l'archive des documents émis, les journaux d'acceptation, les autorisations d'accès et les instructions de bascule et de retour arrière, et l'équipe peut-elle les retrouver sans le développeur initial ?

Questions des commerçants

Puis-je continuer à envoyer un CSV au comptable après l'ajout de la facturation électronique structurée ?

Oui, si le CSV reste le flux convenu du grand livre et que le circuit structuré assure la transmission ou la déclaration légale requise. Reliez les deux au même document faisant autorité. Vérifiez si le prestataire comptabilise aussi dans vos comptes, pour que le CSV ne crée pas une écriture supplémentaire pour ce document.

Que faire si le comptable ne sait pas si un fichier a été importé ?

Traitez le lot comme ayant un résultat inconnu. Vérifiez le journal d'import et les références documentaires de la destination avant d'envoyer un remplacement, puis convenez de qui approuve la reprise. Envoyer le même fichier sous un nouveau nom ne prouve pas qu'un nouvel import est sans risque.

Chaque client doit-il remplir les champs fiscaux professionnels lors de la commande ?

Fondez les champs obligatoires sur les types de clients et de transactions identifiés par votre conseiller. Testez les parcours de commande des particuliers et des professionnels. Recueillez les identifiants professionnels requis avant l'émission, tout en permettant à un document consommateur pris en charge d'omettre les champs réservés aux entreprises lorsque les règles applicables le permettent.

Un acheteur demande l'ajout d'une société ou d'un numéro de TVA après émission. Puis-je modifier l'adresse ?

Demandez au comptable si le changement exige une correction formelle ou un remplacement selon les règles applicables. Préservez le document émis et son historique, puis suivez cette procédure de correction. Modifier une adresse puis télécharger un nouveau PDF peut changer la représentation sans consigner la raison du changement.

Que conserver si je change de prestataire de facturation électronique ?

Exportez les documents structurés originaux, les accusés de réception, l'historique des rejets et les correspondances entre source et prestataire avant la fin de l'accès. Convenez du traitement des transmissions en suspens et des corrections ultérieures d'anciennes factures, et testez la récupération depuis votre archive conservée avant de fermer l'ancien compte.