Workflow degli ordini PrestaShop: stati, email e modifiche

Cosa faremmo

Prima di aggiungere stati, mapperemmo il workflow che usi già: chi conferma il pagamento, autorizza il prelievo, gestisce le eccezioni e conferma la spedizione. Il percorso adatto dipende dai moduli di pagamento e dei corrieri, dalle integrazioni ERP o di magazzino, dal tema e dal checkout, dai dati degli ordini esistenti, dai mercati, dai requisiti contabili e dai permessi del team. Mantieni gli stati nativi per gli eventi commerciali significativi e usa fasi interne separate quando l'informazione mancante è un responsabile o un'attività successiva.

Prova le modifiche su una copia di staging con ordini rappresentativi e gli stessi moduli, tema e integrazioni. Usa pagamenti sandbox ed email intercettate e isola esportazioni di magazzino e azioni dei corrieri dai sistemi di produzione. Salva la configurazione attuale e le mappature degli stati, prova il percorso normale e le eccezioni riportate sotto, poi pianifica il passaggio in produzione con un responsabile designato, istruzioni di ripristino e un percorso per gli ordini già in lavorazione.

Se vuoi configurare un modulo esistente e verificare il percorso concordato, il PrestaShop Module Installation & Configuration Service copre quella configurazione delimitata; licenze, moduli aggiuntivi e sviluppo sono separati.

Organizza il lavoro quotidiano sugli ordini

Apri Ordini > Ordini e filtra il lavoro che ti serve: ordini non pagati da verificare, ordini pagati in attesa di evasione o ordini con un problema di consegna. Usa le colonne e i filtri disponibili nella tua versione. Se la tua versione conserva i filtri nell'URL, prova un segnalibro per una coda ricorrente e controllane l'intervallo di date quando lo riapri. Verifica gli ordini selezionati prima di un'azione di massa.

Le pagine ordine moderne usano controller Symfony, griglie e gestori di comandi, in seguito alla migrazione della pagina ordine in PrestaShop 1.7.7. AdminOrders resta un utile identificatore legacy e di permesso, ma non è il controller di rendering per ogni versione.

Il menu nativo delle azioni di massa dell'elenco ordini supporta cambio di stato e apertura degli ordini in nuove schede. Una transizione di massa può generare documenti, aggiornare scorte e inviare email per ogni ordine. Prova una piccola selezione ed esamina gli errori prima di elaborare un lotto grande.

Usa Ordini > Fatture e Ordini > Bolle di consegna per la generazione in blocco di PDF supportata, incluse selezioni per data. Non aspettarti un'azione consolidata di stampa fatture in ogni menu di massa dell'elenco ordini. Verifica numerazione, testi dei documenti, informazioni fiscali e corrispondenza delle stampe prima di consegnare un lotto al magazzino.

Usa note private per telefonate, istruzioni di imballaggio, decisioni di verifica e correzioni. Controlla l'impostazione privata/pubblica prima di inviare un messaggio sull'ordine. Registra un contesto sufficiente affinché un altro dipendente possa proseguire il lavoro: decisione, responsabile, azione successiva e momento della verifica. Non inserire dati sensibili dei clienti nelle note che non ne hanno bisogno.

Una coda crescente di ordini in attesa di scorte può richiedere una migliore politica di rifornimento o di gestione dei prodotti esauriti anziché un altro stato. Rivedi inventario, tempi dei fornitori e condizioni di preordine insieme all'elaborazione degli ordini. La guida all'inventario tratta le decisioni sulle scorte che alimentano questa coda.

Comprendi gli stati ordine e i loro flag

Configura gli stati ordine moderni in Parametri Negozio > Impostazioni Ordine > Stati. PrestaShop 1.6 usava Ordini > Stati. Un nome come Preparazione o In verifica non ne definisce il comportamento; esamina i flag.

Con il prefisso di esempio ps_, ps_order_state memorizza i flag, ps_order_state_lang memorizza nomi tradotti e nomi dei template email, ps_orders.current_state memorizza lo stato corrente e ps_order_history registra le normali transizioni. Usa il prefisso effettivo dell'installazione.

Cambia gli stati tramite l'amministrazione ordini supportata o le API del core. Aggiornare direttamente current_state aggira il normale comportamento di cronologia, documenti, email e scorte. Aggiornare una definizione di stato è ancora diverso: modifica la definizione usata dalle transizioni future.

Per un workflow concettuale, consulta la documentazione del ciclo di vita dell'ordine. Documenta quale team applica ogni stato e quale sistema è autorevole per pagamento e spedizione.

Verifica il ciclo di vita predefinito prima di personalizzarlo

Negozi esistenti e moduli di pagamento possono modificare i valori predefiniti. I valori di installazione consolidati offrono questo punto di partenza; confrontali con le tue impostazioni.

Questi valori predefiniti consolidati sono elencati nelle definizioni degli stati di installazione. Gli errori di pagamento che non creano mai un ordine non hanno una cronologia ordine da cui notificare; il comportamento del gateway è separato.

Un possibile flusso ordinario è attesa del pagamento, pagamento confermato, preparazione, spedizione e consegna. Non è una sequenza universale imposta automaticamente. Un flag pagato è una decisione contabile/di workflow, quindi non usarlo come scorciatoia per spostare un ordine non pagato nella coda del magazzino.

Crea stati personalizzati solo per decisioni utili: attesa fornitore, pronto per ritiro, in verifica, attesa risposta cliente, reso richiesto o ricevuto. Assegna a ciascuno un nome chiaro e colore coerente, poi scegli i flag indipendentemente. Un'etichetta realmente solo interna non deve inviare email solo perché lo fa un altro stato dal nome simile.

Per termini di credito B2B, monitora evasione separatamente dall'incasso. Approvazione preventivi, ordini d'acquisto e scadenze di pagamento richiedono un processo definito; aggiungere uno stato non crea un sistema di preventivazione o controllo del credito. Imposta i tempi delle fatture secondo transazione, termini di pagamento e regole applicabili, senza supporre che ogni fattura debba seguire il pagamento. Consulta le indicazioni UE sulla fatturazione VAT e i requisiti nazionali.

Gestisci un ordine pagato sospeso per verifica dell'indirizzo

Un cliente paga un articolo disponibile, poi chiede all'assistenza di verificare l'indirizzo di consegna prima dell'imballaggio. Usa questo scenario in staging per dimostrare che un ordine pagato può attendere un'attività senza essere trattato come non pagato o spedito.

Non realizzare la sospensione passando per Annullato o Errore di pagamento: questi stati hanno effetti sulle scorte. Decidi chi può rimuovere una sospensione e come un lotto di spedizione la esclude; un'etichetta interna da sola non dimostra che il magazzino rispetti il blocco.

Mantieni coerenti scorte e denaro

Le scorte disponibili sono normalmente ridotte durante la creazione dell'ordine tramite il flusso di pagamento/convalida ordine quando si applica la gestione scorte. Spostare un normale ordine in attesa di pagamento a Pagamento accettato non sottrae quelle unità una seconda volta.

Le transizioni che coinvolgono Annullato o Errore di pagamento possono ripristinare o sottrarre nuovamente scorte disponibili. Anche i passaggi tra stati spediti e non spediti hanno effetti sui movimenti di magazzino. Pacchetti, quantità rese e impostazioni prodotto contano. Prova la transizione reale anziché considerare ogni stato solo un'etichetta.

• Annullamento: può influire sulle scorte tramite la transizione di stato, ma non rimborsa automaticamente un pagamento acquisito né cancella una fattura.
• Riduzione diretta della quantità o eliminazione di una riga: usa una propria gestione della variazione di scorte. Non è lo stesso processo della selezione dell'opzione di riassortimento in un rimborso.
• Rimborso: usa il flusso appropriato standard o parziale, decidi se generare una nota di credito e se la merce deve tornare nelle scorte vendibili.
• Ripristino dopo annullamento/errore: conferma disponibilità e pagamento prima di tornare a uno stato valido. Le scorte possono essere sottratte di nuovo.

Riconcilia transazioni del gateway e pagamenti registrati. Cambiare un importo ordine o impostare uno stato pagato non acquisisce denaro aggiuntivo e applicare Rimborsato non prova che il gateway lo abbia restituito. Registra incasso o rimborso effettivo, riferimento ed eventuale importo scoperto.

Mantieni gli ordini di prova in staging con pagamenti sandbox ed email intercettate. Non eliminare registrazioni contabili reali per riordinare un elenco ordini in produzione. Per rimuovere deliberatamente i test precedenti al lancio, usa la pagina di aiuto di Delete Orders e conserva le registrazioni obbligatorie.

Invia email di stato e tracciamento utili

Scegli notifiche cliente per eventi significativi, come pagamento confermato, ritardo rilevante, pronto per ritiro o spedizione. Un messaggio di spedizione deve contenere dettagli di tracciamento corretti; uno di ritiro deve indicare luogo, orari e identificazione richiesta.

1. Abilita la notifica per lo stato desiderato e seleziona il template per la lingua del cliente.
2. Controlla il tipo email configurato. File HTML e TXT abbinati supportano l'invio nei due formati; i requisiti dipendono dalla configurazione email.
3. Controlla la risoluzione dei template tramite tema email/tema attivo ed eventuali override dei moduli. I file mails/ alla radice non sono l'unica posizione possibile dei template.
4. Usa le variabili fornite da quel percorso di notifica. Prova nome cliente renderizzato, riferimento ordine, link, tracciamento e allegati senza supporre che ogni segnaposto sia disponibile.
5. Effettua un ordine in staging, applica la transizione ed esamina email intercettate e log di applicazione/server email. Un evento di invio non prova la consegna nella posta in arrivo.

Design > Tema Email gestisce il flusso di progettazione email nelle versioni moderne supportate. Mantieni coerenti traduzioni e template generati durante la personalizzazione.

Inserisci numero di tracciamento e URL corriere corretto prima di inviare una notifica di spedizione. Salvare il tracciamento e spostare un ordine a Spedito sono azioni separate nel core e un'integrazione può inviare una propria email di tracciamento. Controlla i messaggi duplicati. Stampare un'etichetta non prova che il collo abbia lasciato il magazzino.

L'azione di reinvio nella cronologia ordini del core reinvia un'email di stato. È distinta dalla conferma originale order_conf con il riepilogo dell'ordine. Per quel workflow di reinvio dedicato, usa la pagina di aiuto di Resend Order Confirmation.

Automatizza solo eventi verificabili

Definisci evento e fonte autorevole prima di automatizzarlo. Un callback del fornitore di pagamento deve essere autenticato e associato a ordine e importo corretti. Un bonifico richiede un risultato effettivo di riconciliazione. Un evento di consegna del corriere è diverso dalla creazione etichetta o dall'inserimento del numero di tracciamento.

Possibili requisiti personalizzati includono controllo scorte dopo il pagamento, sospensione per revisione degli ordini di alto valore, contrassegno di un ordine completamente imballato come pronto per l'affidamento o annullamento di un ordine non pagato dopo un intervallo definito. Richiedono un'integrazione adatta e test espliciti; aggiungere un'estensione di workflow non implementa automaticamente ogni condizione.

Per collegare i cambiamenti degli stati nativi o gli aggiornamenti del numero di tracciamento agli stati del workflow interno, usa la pagina di aiuto di Advanced Order Fulfilment; gli stati interni sono separati dagli stati ordine nativi e non forniscono condizioni arbitrarie su pagamento, importo, scorte o tempo trascorso senza pagamento. Team, transizioni consentite, permessi dei ruoli e promemoria organizzano le responsabilità interne; concorda da quale coda lavora ogni team prima di abilitare l'automazione.

Per i bonifici, Bank Transfer Revolution importa estratti conto CAMT.053, MT940 o CSV e associa gli accrediti idonei agli ordini ammissibili. Le voci incerte restano da verificare. Prova un incasso parziale e un riferimento non abbinato prima di consentire agli incassi abbinati di contrassegnare gli ordini come pagati; accettare un ammanco è una decisione distinta dal registrare il denaro ricevuto.

Hook di transizione per sviluppatori

• actionOrderStatusUpdate viene eseguito durante la transizione. Trattalo come hook di notifica, non come contratto generale di veto.
• actionOrderStatusPostUpdate viene eseguito dopo gli aggiornamenti di stato del core all'interno di changeIdOrderState(). Non garantisce il commit della transazione.
• actionOrderHistoryAddAfter segue l'inserimento della registrazione di cronologia. Nel normale flusso setCurrentState(), la cronologia viene aggiunta dopo il metodo di aggiornamento stato.

Usa servizi ordine supportati o l'API ordine pertinente alla tua versione invece di SQL grezzo. Per lavoro esterno, accoda un'attività persistente con chiave di idempotenza e politica di tentativi. Non supporre che l'hook successivo all'aggiornamento significhi che ogni operazione o email successiva sia riuscita. Gestisci callback duplicati, errori parziali ed eventi fuori ordine.

Prova che ripetere un callback di pagamento o una notifica di consegna non crei lavoro di evasione, pagamenti o messaggi duplicati. Genera avvisi sugli errori anziché lasciare un ordine silenziosamente tra due sistemi.

Gestisci spedizioni, documenti e riferimenti

Nel modello ordini consolidato, un'etichetta Parzialmente spedito non registra quali righe siano finite in quale collo. Per evasioni suddivise occasionali, registra articoli spediti e tracciamento di ogni spedizione, spiega cosa resta e indica il completamento solo quando opportuno. Se un ordine contiene una tazza disponibile e una custodia in attesa di rifornimento, associa la tazza al suo collo e lascia la custodia esplicitamente da evadere. Se il negozio installato non dispone di registrazioni per collo, registra articoli, quantità e tracciamento di ogni spedizione nelle note private dell'ordine o nel sistema di magazzino e conserva i dettagli della prima spedizione quando parte il secondo collo; sovrascrivere il campo di tracciamento originale fa perdere la distinzione. Verifica che il documento di imballaggio di ogni collo elenchi solo il suo contenuto: una bolla di consegna a livello di ordine può includere articoli ancora da evadere.

PrestaShop 9.1 ha introdotto una funzione spedizioni dietro un flag sperimentale. Verifica versione installata, funzioni abilitate e integrazione corriere prima di dare per scontati i limiti legacy o il supporto completo delle spedizioni. Prova righe per collo, tracciamento, documenti e compatibilità del modulo di pagamento quando adotti un diverso flusso di spedizione. Consulta le modifiche alle spedizioni della 9.1.

Numeri fattura e riferimenti ordine visibili al cliente sono identificatori diversi. Il core fornisce numerazione sequenziale delle fatture. Il riferimento ordine predefinito ripiega su nove lettere maiuscole, salvo hook o moduli di generazione riferimenti. Un riferimento come ORD-2026-00142 è un formato personalizzato, non il generatore casuale standard.

Scegli le procedure di numerazione e correzione in base ai tuoi requisiti contabili. Un'estensione di formattazione non può garantire la conformità in ogni giurisdizione. Per le opzioni di formattazione, usa la pagina di aiuto di Custom Invoice Numbering o la pagina di aiuto di Custom Order Numbering.

Quando esporti ordini o fatture, definisci base delle date, stati inclusi, importi fiscali, rimborsi e codifica, poi riconcilia i totali con il periodo contabile. Consulta la guida a contabilità e fatture.

Correggi consapevolmente un ordine effettuato

Apri il singolo ordine in Ordini > Ordini. Controlla prima permessi del dipendente, pagamento, evasione, rimborsi e documenti. Non esiste una casella universale per gli stati modificabili. La modifica nativa dei prezzi di riga esisteva prima di 1.7.6 e operazioni disponibili e controlli sul ciclo di vita variano per versione.

Per un cambio taglia da M a L, una combinazione è una variante prodotto distinta con disponibilità e riferimento propri. Dove non esiste sostituzione diretta, rimuovi la vecchia riga, aggiungi la combinazione corretta e riconcilia scorte, prezzi e pagamenti. Non supporre che un'estensione editor fornisca un'unica operazione di sostituzione.

La modifica nel core può aggiornare importi di fatture esistenti e cambiare un PDF rigenerato successivamente. L'esistenza di una fattura non è un blocco tecnico universale alle modifiche. Determina la procedura lecita di nota di credito o correzione prima di modificare un documento emesso e conserva gli originali richiesti. Una cronologia di ordine consegnato può imporre limiti nativi più severi alle modifiche dei prodotti.

Per le modifiche supportate agli ordini, usa la pagina di aiuto di Order Editor; esamina l'anteprima dell'operazione e gli effetti su scorte, imposte, sconti, pagamenti e fatture prima di confermare. Abilita solo i tipi di operazione necessari al personale, richiedi una motivazione per le correzioni e conserva la cronologia con i valori originali e modificati.

1. Registra la modifica richiesta dal cliente e gli importi attuali dell'ordine.
2. Per una correzione ammissibile di indirizzo o quantità prima della spedizione, usa la modifica supportata. Per un carrello sostanzialmente diverso, confronta la modifica con l'annullamento e un nuovo ordine, considerando scorte, eventuale rimborso e correzioni dei documenti emessi, e gestisci la merce spedita tramite il percorso di reso o sostituzione. Non aggirare le restrizioni dello stato consegnato rietichettando l'ordine.
3. Applica l'operazione supportata e confronta quantità dei prodotti, scorte disponibili, dati fiscali, sconti, spedizione e totali fattura.
4. Incassa o rimborsa la differenza tramite il percorso di pagamento appropriato, poi registra la transazione.
5. Spiega al cliente esattamente cosa è cambiato, il nuovo totale e le conseguenze di pagamento o rimborso. Fornisci documenti corretti o una conferma appropriata.

Limita le normali correzioni degli indirizzi da parte dei clienti

Order Address Change: Customer Self-Service consente ai clienti autenticati di selezionare un altro indirizzo dalla propria rubrica entro i limiti configurati di stato, tempo e corriere. Prodotti, pagamento, corriere, prezzi, imposte, costo di spedizione e totali restano invariati. Le fatture emesse bloccano entrambi gli indirizzi registrati; tracciamento o avanzamento della spedizione chiudono le modifiche di consegna e ordini suddivisi o spedizioni multiple non rientrano in questo percorso.

Prova i controlli del cliente nel tema attivo. Un cambio di destinazione che richiede un diverso trattamento fiscale, corriere o prezzo di consegna spetta al personale, che deve valutarne gli effetti anziché usare il self-service per ricalcolare la vendita.

Prova una correzione prima dell'imballaggio

Un cliente richiede un accessorio aggiuntivo abbinato dopo aver pagato, mentre l'ordine è ancora modificabile. Sospendi il prelievo, registra quantità e totale originali, aggiungi il prodotto corretto tramite l'editor supportato, poi confronta scorte, sconti, imposte e totale aggiornato. Incassa e registra il saldo tramite il percorso di pagamento prima di sbloccare l'ordine secondo le condizioni concordate. Conferma che il magazzino riceva il contenuto aggiornato e che il cliente riceva l'aggiornamento e i documenti appropriati.

Per ordini parzialmente spediti, conserva quanto spedito e gestisci esplicitamente articoli rimanenti o resi. L'annullamento da solo non storna i pagamenti né annulla i documenti. Migliori informazioni sulle taglie, controlli degli indirizzi e un riepilogo chiaro nel checkout possono ridurre future richieste di correzione.

Prova e rivedi il workflow

Crea un breve riferimento per il personale: significato dello stato, responsabile, condizione d'ingresso, notifica e azione successiva. Mantieni l'elenco abbastanza piccolo da usarlo coerentemente senza prescrivere un numero fisso di stati.

In staging, prova ogni metodo di pagamento, evasione normale, errore di pagamento prima e dopo la creazione ordine, annullamento, ripristino, rimborso parziale, riassortimento, cambi indirizzo e modifica righe. Acquisisci cronologia stati, email, pagamenti, scorte e documenti prima e dopo ogni operazione.

Individua gli errori prima di elaborare il lotto successivo

Pianifica il passaggio e la consegna al personale

1. Elenca tutte le integrazioni che leggono o scrivono uno stato, inclusi i job pianificati. Registra gli ID e le mappature effettivi degli stati, non solo i nomi tradotti.
2. Concorda come gli ordini già in attesa di pagamento, sospesi, parzialmente spediti o in fase di rimborso completeranno il percorso attuale.
3. Conserva una registrazione recuperabile della configurazione e un backup con una procedura di ripristino verificata. Pianifica il passaggio in funzione dell'attività del magazzino e designa chi può fermare l'elaborazione.
4. Applica le impostazioni provate, controlla ordini reali rappresentativi e monitora le successive esecuzioni delle integrazioni e delle spedizioni. Se annulli un'impostazione, riconcilia gli effetti già prodotti: email inviate, movimenti di magazzino, documenti emessi e attività esterne non scompaiono.

Cosa chiedere al tuo sviluppatore o alla tua agenzia

• Quali negozio, versioni dei moduli, tema e mappature delle integrazioni sono stati testati esattamente e dove sono i riscontri?
• Quale sistema è responsabile di ogni decisione su pagamento, sospensione, spedizione e consegna e chi gestisce le eccezioni?
• Come raggiungono il magazzino nuovi tentativi, errori parziali e correzioni senza duplicare il lavoro o usare dati obsoleti?
• Quali operazioni può eseguire ogni dipendente e dove vengono conservati motivazioni e dati prima e dopo le modifiche?
• Cosa succede agli ordini aperti al passaggio e quali effetti richiedono una riconciliazione se lo annulliamo?

Usa i risultati per aggiornare il riferimento del personale prima che il nuovo percorso diventi abituale.

Usa i timestamp della cronologia per calcolare tempo alla spedizione, attesa scorte e annullamenti per fase. Definisci come contare stati ripetuti e ordini riaperti. Una distribuzione degli stati mostra una coda; non ne spiega da sola la causa.

Esamina regolarmente transizioni fallite, tracciamenti mancanti, discrepanze nei documenti e domande dei clienti. Adatta insieme processo e integrazione perché lo stato ordine resti una descrizione utile del lavoro reale.

Domande dei titolari

Conviene rinominare uno stato o crearne uno nuovo?

Rinominalo quando significato e comportamento restano uguali, controllando tutte le lingue del negozio e le integrazioni che usano i nomi per le corrispondenze. Se il significato cambia, valuta prima uno stato separato per non rendere fuorvianti le voci storiche. Conserva una registrazione dei nomi e delle mappature originali.

Posso rimuovere i vecchi stati quando quello sostitutivo è pronto?

Controlla prima ordini aperti, cronologia, impostazioni dei moduli di pagamento e mappature delle integrazioni. Impedisci nuovi utilizzi tramite la procedura concordata e lascia terminare il lavoro esistente prima di valutare la rimozione; uno stato assente dalla coda di oggi potrebbe essere ancora referenziato altrove.

Chi dovrebbe poter correggere gli ordini?

Assegna al personale account individuali e permessi per il lavoro assegnato. Mantieni modifiche dei prezzi, registrazione dei pagamenti, rimborsi e normali correzioni degli indirizzi entro i ruoli concordati e verifica che gli utenti con restrizioni non possano eseguire tali operazioni. Il nome di uno stato non è una politica di controllo degli accessi.