Processus de commande PrestaShop : états, e-mails et modifications

Ce que nous ferions

Nous commencerions par décrire votre processus actuel avant d'ajouter des états : qui confirme le paiement, autorise le prélèvement des articles, gère les exceptions et confirme l'expédition. Le parcours adapté dépend de vos modules de paiement et de transport, de vos intégrations ERP ou entrepôt, de votre thème et du tunnel de commande, des données de commande existantes, de vos marchés, de vos exigences comptables et des autorisations de l'équipe. Réservez les états natifs aux événements commerciaux significatifs et utilisez des étapes internes distinctes lorsque l'information manquante concerne un responsable ou une prochaine tâche.

Répétez les changements sur une copie de préproduction avec des commandes représentatives et les mêmes modules, thème et intégrations. Utilisez des paiements de test et la capture des e-mails, et isolez les exports d'entrepôt et les actions des transporteurs des systèmes de production. Enregistrez la configuration actuelle et les correspondances d'états, testez le parcours normal et les exceptions ci-dessous, puis planifiez la mise en production avec un responsable désigné, des étapes de retour en arrière et un parcours pour les commandes déjà en cours.

Si vous souhaitez configurer un module existant et vérifier le parcours convenu, le PrestaShop Module Installation & Configuration Service couvre cette configuration délimitée ; les licences, modules supplémentaires et développements sont distincts.

Organiser le travail quotidien sur les commandes

Ouvrez Commandes > Commandes et filtrez les tâches nécessaires : commandes impayées à examiner, commandes payées en attente de préparation et d'expédition ou commandes rencontrant un problème de livraison. Utilisez les colonnes et filtres disponibles dans votre version. Si celle-ci conserve les filtres dans l'URL, testez un favori pour une file récurrente et vérifiez sa plage de dates en le rouvrant. Vérifiez les commandes sélectionnées avant toute action groupée.

Les pages de commande modernes utilisent contrôleurs Symfony, grilles et gestionnaires de commandes depuis la migration de la page dans PrestaShop 1.7.7. AdminOrders reste un identifiant historique et d'autorisation utile, mais ce n'est pas le contrôleur de rendu de toutes les versions.

Le menu natif d'actions groupées permet de changer l'état et d'ouvrir les commandes dans de nouveaux onglets. Une transition groupée peut générer des documents, actualiser le stock et envoyer des e-mails pour chaque commande. Testez une petite sélection et examinez les échecs avant un lot important.

Utilisez Commandes > Factures et Commandes > Bons de livraison pour la génération PDF groupée prise en charge, dont les sélections par date. Ne supposez pas une action d'impression consolidée des factures dans tous les menus groupés de la liste. Vérifiez numérotation, texte des documents, informations fiscales et correspondance des impressions avant de remettre un lot à l'entrepôt.

Utilisez des notes privées pour les appels, consignes d'emballage, décisions de contrôle et corrections. Vérifiez le réglage privé/public avant d'envoyer un message de commande. Consignez suffisamment de contexte pour qu'un autre employé puisse reprendre le travail : décision, responsable, prochaine action et point de contrôle. Évitez les données client sensibles dans les notes qui n'en ont pas besoin.

Une file croissante de commandes en attente de stock peut nécessiter un meilleur réapprovisionnement ou une politique de rupture de stock plus adaptée, plutôt qu'un état supplémentaire. Examinez les stocks, délais fournisseurs et conditions de précommande en parallèle du traitement des commandes. Le guide de gestion des stocks couvre les décisions de stock à l'origine de cette file.

Comprendre les états de commande et leurs indicateurs

Configurez les états modernes dans Paramètres de la boutique > Commandes > États. PrestaShop 1.6 utilisait Commandes > États. Un nom comme Préparation ou En cours de vérification ne définit pas le comportement ; inspectez ses indicateurs.

Avec le préfixe d'exemple ps_, ps_order_state stocke les indicateurs, ps_order_state_lang les noms traduits et noms de modèles d'e-mail, ps_orders.current_state l'état courant et ps_order_history les transitions normales. Utilisez le véritable préfixe de votre installation.

Changez les états via l'administration prise en charge ou les API du cœur. Actualiser directement current_state contourne le comportement habituel d'historique, documents, e-mails et stock. Modifier une définition d'état est encore différent : cela modifie la définition utilisée par les transitions futures.

Pour une vue conceptuelle du processus, consultez la documentation du cycle de commande. Documentez l'équipe appliquant chaque état et le système faisant autorité pour paiement et expédition.

Vérifier le cycle par défaut avant de le personnaliser

Les boutiques existantes et modules de paiement peuvent modifier les valeurs par défaut. Les valeurs d'installation établies fournissent ce point de départ ; comparez-les à vos réglages.

Ces valeurs établies figurent dans les définitions d'état de l'installation. Les paiements échoués ne créant jamais de commande n'ont pas d'historique permettant de notifier ; le comportement de la passerelle est distinct.

Un parcours ordinaire possible est attente de paiement, paiement confirmé, préparation, expédition et livraison. Ce n'est pas une séquence universelle imposée automatiquement. L'indicateur payé est une décision comptable et opérationnelle : ne l'utilisez pas pour déplacer commodément une commande impayée vers la file d'entrepôt.

Créez des états personnalisés seulement pour des décisions utiles : attente fournisseur, prêt pour retrait, en cours de vérification, attente de réponse client, retour demandé ou retour reçu. Donnez à chacun un nom clair et une couleur cohérente, puis choisissez indépendamment ses indicateurs. Une étiquette strictement interne ne doit pas envoyer d'e-mail simplement parce qu'un état au nom proche le fait.

Pour les délais de paiement B2B, suivez la préparation et l'expédition séparément de l'encaissement. Approbation des devis, bons de commande et échéances nécessitent un processus défini ; ajouter un état ne crée pas un système de devis ou de contrôle du crédit. Définissez la date de facturation selon transaction, conditions de paiement et règles applicables, sans supposer que toute facture doit suivre le paiement. Consultez les consignes européennes de facturation VAT et les exigences nationales.

Traiter une commande payée bloquée pour vérification d'adresse

Un client paie un article en stock, puis demande au support de vérifier l'adresse de livraison avant l'emballage. Utilisez ce scénario en préproduction pour prouver qu'une commande payée peut attendre une tâche sans être considérée comme impayée ou expédiée.

N'instaurez pas le blocage en passant par Annulé ou Erreur de paiement : ces états affectent le stock. Décidez qui peut lever un blocage et comment un lot d'expédition exclut les commandes bloquées ; une simple étiquette interne ne prouve pas que l'entrepôt respecte l'arrêt.

Garder stock et argent cohérents

Le stock disponible est normalement réduit à la création de la commande via le processus de validation du paiement ou de la commande lorsque la gestion des stocks s'applique. Passer une commande ordinaire en attente de paiement à Paiement accepté ne déduit pas ces unités une seconde fois.

Les transitions impliquant Annulé ou Erreur de paiement peuvent rétablir ou redéduire du stock disponible. Passer entre états expédiés et non expédiés a aussi des effets sur les mouvements de stock. Packs, quantités retournées et paramètres produit comptent. Testez la transition réelle plutôt que de traiter chaque état comme une simple étiquette.

• Annulation : peut affecter le stock via la transition d'état, mais ne rembourse pas automatiquement un paiement capturé et n'efface pas une facture.
• Réduction directe de quantité ou suppression de ligne : utilise son propre ajustement de stock. Ce n'est pas le même processus que sélectionner l'option de remise en stock lors d'un remboursement.
• Remboursement : utilisez le processus standard ou partiel approprié, décidez s'il faut générer un avoir et si les marchandises doivent être remises en stock vendable.
• Rétablissement après annulation/erreur : confirmez disponibilité et paiement avant de revenir à un état valide. Le stock peut être redéduit.

Rapprochez transactions de passerelle et paiements enregistrés. Changer le montant ou appliquer un état payé ne capture pas d'argent supplémentaire, et appliquer Remboursé ne prouve pas que la passerelle l'a restitué. Enregistrez encaissement ou remboursement réel, sa référence et tout solde restant.

Conservez les commandes de test en préproduction, avec des paiements de test et la capture des e-mails. Ne supprimez pas de véritables écritures comptables pour nettoyer la liste des commandes en production. Pour supprimer volontairement les tests antérieurs au lancement, consultez la page d'aide de Delete Orders et préservez les enregistrements requis.

Envoyer des e-mails d'état et suivis utiles

Choisissez les notifications client pour des événements significatifs : paiement confirmé, retard notable, disponibilité pour retrait ou expédition. Un message d'expédition doit contenir les bonnes informations de suivi ; un message de retrait doit préciser lieu, horaires et justificatif d'identité requis.

1. Activez la notification de l'état voulu et sélectionnez son modèle dans la langue du client.
2. Vérifiez le type d'e-mail configuré. Des fichiers HTML et TXT appariés permettent un envoi dans les deux formats ; les exigences dépendent de la configuration.
3. Vérifiez la résolution du modèle via le thème de messagerie ou de boutique actif et les surcharges de modules. Les fichiers racine mails/ ne sont pas le seul emplacement possible.
4. Utilisez les variables fournies par ce chemin de notification. Testez nom du client, référence, liens, suivi et pièces jointes rendus plutôt que de supposer toutes les variables disponibles.
5. Passez une commande en préproduction, appliquez la transition et inspectez les e-mails capturés et journaux applicatifs et de serveur mail. Un événement d'envoi ne prouve pas l'arrivée en boîte principale.

Apparence > Thème des e-mails gère la conception des e-mails sur les versions modernes compatibles. Gardez traductions et modèles générés cohérents lors des personnalisations.

Saisissez le numéro de suivi et la bonne URL du transporteur avant de notifier l'expédition. Enregistrer le suivi et passer à Expédié sont des actions distinctes du cœur, et une intégration peut envoyer son propre e-mail de suivi. Vérifiez les doublons. Imprimer une étiquette ne prouve pas que le colis a quitté l'entrepôt.

L'action native de renvoi dans l'historique de commande renvoie un e-mail d'état. Elle est distincte de la confirmation initiale order_conf contenant le récapitulatif de la commande. Pour ce processus de renvoi spécifique, consultez la page d'aide de Resend Order Confirmation.

Automatiser uniquement les événements vérifiables

Définissez l'événement et son autorité avant de l'automatiser. Un callback de prestataire de paiement doit être authentifié et associé à la bonne commande et au bon montant. Un virement bancaire nécessite un rapprochement réel. Un événement de livraison du transporteur diffère de la création d'étiquette ou de la saisie du suivi.

Des besoins personnalisés possibles sont vérifier le stock après paiement, bloquer les commandes de forte valeur pour contrôle, marquer une commande entièrement emballée prête à remettre ou annuler un impayé après un délai défini. Ils nécessitent une intégration adaptée et des tests explicites ; ajouter une extension de workflow n'implémente pas automatiquement toutes les conditions.

Pour relier les changements d'états natifs ou les mises à jour des numéros de suivi aux statuts du processus interne, consultez la page d'aide de Advanced Order Fulfilment ; les statuts internes sont distincts des états de commande natifs et ne proposent pas de conditions arbitraires sur le paiement, le montant, le stock ou l'ancienneté des impayés. Ses équipes, transitions autorisées, permissions par rôle et rappels organisent les responsabilités internes ; convenez de la file utilisée par chaque équipe avant d'activer l'automatisation.

Pour les virements bancaires, Bank Transfer Revolution importe les relevés CAMT.053, MT940 ou CSV et rapproche les crédits répondant aux critères avec les commandes admissibles. Les écritures incertaines restent à examiner. Testez un encaissement partiel et une référence sans correspondance avant d'autoriser les encaissements rapprochés à marquer les commandes comme payées ; accepter un montant insuffisant est une décision distincte de l'enregistrement des fonds reçus.

Hooks de transition pour les développeurs

• actionOrderStatusUpdate s'exécute pendant la transition. Traitez-le comme un hook de notification, pas comme un contrat général de veto.
• actionOrderStatusPostUpdate s'exécute après les mises à jour natives dans changeIdOrderState(). Il ne garantit pas la validation d'une transaction.
• actionOrderHistoryAddAfter suit l'insertion de l'historique. Dans le parcours normal de setCurrentState(), l'historique est ajouté après la méthode de mise à jour de l'état.

Utilisez les services de commande pris en charge ou l'API adaptée à votre version plutôt que du SQL brut. Pour du travail externe, mettez en file une tâche persistante avec clé d'idempotence et politique de nouvelle tentative. Ne supposez pas que le hook post-update signifie que chaque opération ou e-mail ultérieur a réussi. Gérez callbacks en double, échecs partiels et événements désordonnés.

Testez qu'un callback de paiement ou une notification de livraison répété ne crée pas de travail de préparation et d'expédition, paiements ou messages en double. Alertez sur les échecs plutôt que de laisser silencieusement une commande bloquée entre systèmes.

Gérer expéditions, documents et références

Dans le modèle de commande établi, une étiquette Partiellement expédié n'enregistre pas quelles lignes ont été placées dans quel colis. Pour une préparation et une expédition fractionnées occasionnelles, consignez les articles expédiés et le suivi de chaque envoi, précisez ce qui reste et ne marquez la commande comme terminée qu'au moment approprié. Si une commande contient une tasse disponible et un étui en réapprovisionnement, associez la tasse à son colis et laissez explicitement l'étui en attente. Si votre boutique installée ne possède pas d'enregistrements par colis, consignez les articles, quantités et suivis de chaque expédition dans les notes privées de la commande ou dans votre système d'entrepôt, et conservez les détails du premier envoi lorsque le second colis part ; écraser le champ de suivi initial fait perdre cette distinction. Vérifiez que le document de préparation de chaque colis n'indique que son contenu : un bon de livraison portant sur toute la commande peut inclure des articles encore en attente.

PrestaShop 9.1 a introduit une fonction d'expédition derrière un indicateur expérimental. Vérifiez version installée, fonctions activées et intégration du transporteur avant de supposer les anciennes limites ou une prise en charge complète. Testez lignes par colis, suivi, documents et compatibilité des modules de paiement lors d'un changement de processus d'expédition. Consultez les changements d'expédition de 9.1.

Numéros de facture et références de commande visibles par le client sont des identifiants distincts. Le cœur fournit une numérotation séquentielle des factures. La génération de référence de commande utilise par défaut neuf lettres majuscules, sous réserve des hooks ou modules de génération. Une référence comme ORD-2026-00142 est un format personnalisé, pas le générateur aléatoire standard.

Choisissez les procédures de numérotation et de correction selon vos exigences comptables. Une extension de mise en forme ne peut pas garantir la conformité dans toutes les juridictions. Pour les options de formatage, consultez la page d'aide de Custom Invoice Numbering ou la page d'aide de Custom Order Numbering.

Pour exporter commandes ou factures, définissez date de référence, états inclus, taxes, remboursements et encodage, puis rapprochez les totaux de la période comptable. Consultez le guide de comptabilité et facturation.

Corriger une commande passée de façon réfléchie

Ouvrez la commande individuelle dans Commandes > Commandes. Vérifiez d'abord autorisation de l'employé, paiement, préparation et expédition, remboursements et documents. Il n'existe pas de case universelle d'état modifiable. L'édition native des prix de ligne existait avant 1.7.6 et les opérations et contrôles du cycle disponibles varient selon la version.

Pour passer de la taille M à L, une déclinaison est une variante produit distincte avec stock et référence propres. Sans remplacement direct, retirez l'ancienne ligne, ajoutez la bonne déclinaison et rapprochez stock, prix et paiements. Ne supposez pas qu'une extension d'édition fournit une opération unique d'échange.

L'édition native peut actualiser les montants de factures existantes et modifier un PDF régénéré ultérieurement. L'existence d'une facture n'est pas un blocage technique universel. Déterminez la procédure légale d'avoir ou de correction avant de modifier un document émis et conservez les originaux requis. Un historique de commande livrée peut imposer des limites natives plus strictes d'édition des produits.

Pour les modifications de commande prises en charge, consultez la page d'aide de Order Editor ; examinez l'aperçu de l'opération et ses effets sur le stock, les taxes, les remises, le paiement et la facture avant de confirmer. N'activez que les types d'opérations nécessaires au personnel, exigez un motif pour les corrections et conservez la chronologie montrant les valeurs initiales et modifiées.

1. Consignez la demande du client et les montants actuels.
2. Pour une correction d'adresse ou de quantité admissible avant expédition, utilisez la modification prise en charge. Pour un panier sensiblement différent, comparez la modification avec une annulation suivie d'une nouvelle commande, en tenant compte du stock, des remboursements éventuels et des corrections des documents émis, et traitez les articles expédiés par la procédure de retour ou de remplacement. Ne contournez pas les restrictions liées à l'état livré en changeant l'étiquette de la commande.
3. Appliquez l'opération prise en charge et comparez quantités, stock disponible, données fiscales, remises, livraison et totaux des factures.
4. Encaissez ou remboursez la différence par le moyen approprié, puis enregistrez la transaction.
5. Expliquez précisément au client les changements, le nouveau total et les conséquences de paiement ou remboursement. Fournissez documents corrigés ou confirmation appropriés.

Encadrer les corrections courantes d'adresse par les clients

Order Address Change: Customer Self-Service permet aux clients connectés de sélectionner une autre adresse dans leur propre carnet d'adresses selon les restrictions configurées d'état, de délai et de transporteur. Produits, paiement, transporteur, prix, taxes, frais de livraison et totaux restent inchangés. Les factures émises verrouillent les deux adresses enregistrées ; le suivi ou l'avancement de l'expédition clôt les modifications de livraison, et les commandes fractionnées ou les expéditions multiples sortent de ce cadre.

Testez les contrôles proposés au client dans le thème actif. Un changement de destination nécessitant un traitement fiscal, un transporteur ou un prix de livraison différent doit être confié au personnel, qui doit en évaluer les effets plutôt que d'utiliser le libre-service pour recalculer la vente.

Répéter une correction avant l'emballage

Un client demande un accessoire assorti supplémentaire après avoir payé, alors que la commande peut encore être modifiée. Suspendez le prélèvement des articles, consignez les quantités et le total d'origine, ajoutez le bon produit via l'éditeur pris en charge, puis comparez le stock, les remises, les taxes et le total révisé. Encaissez et enregistrez le solde par le moyen de paiement prévu avant de débloquer la commande selon les conditions convenues. Confirmez que l'entrepôt reçoit le contenu révisé et que le client reçoit les informations et documents appropriés.

Pour les commandes partiellement expédiées, préservez les données des envois et gérez explicitement articles restants ou retours. L'annulation seule n'inverse ni argent ni documents. De meilleures informations de taille, vérifications d'adresse et une vérification claire avant commande peuvent réduire les futures demandes de correction.

Tester et réexaminer le processus

Créez une courte référence pour le personnel : sens de l'état, responsable, condition d'entrée, notification et prochaine action. Gardez une liste assez courte pour un usage cohérent sans imposer un nombre fixe d'états.

En préproduction, testez chaque moyen de paiement, la préparation et l'expédition normales, les échecs avant et après création, annulation, rétablissement, remboursement partiel, remise en stock, changement d'adresse et édition de ligne. Capturez historique, e-mails, paiements, stock et documents avant et après chaque opération.

Repérer les échecs avant de traiter le lot suivant

Planifier la transition et la passation au personnel

1. Répertoriez chaque intégration qui lit ou écrit un état, y compris les tâches planifiées. Consignez les identifiants d'état et les correspondances réels, pas seulement les noms traduits.
2. Convenez de la manière dont les commandes déjà en attente de paiement, bloquées, partiellement expédiées ou en cours de remboursement termineront leur parcours.
3. Conservez un relevé de configuration récupérable et une sauvegarde assortie d'une procédure de restauration testée. Planifiez la transition selon l'activité de l'entrepôt et désignez la personne autorisée à arrêter le traitement.
4. Appliquez les réglages testés, vérifiez des commandes réelles représentatives et surveillez les prochains traitements d'intégration et d'expédition. Si vous revenez sur un réglage, rapprochez les effets déjà produits : e-mails envoyés, mouvements de stock, documents émis et tâches externes ne disparaissent pas.

Questions à poser à votre développeur ou agence

• Quelle boutique précise, quelles versions de modules, quel thème et quelles correspondances d'intégration ont été testés, et où sont les preuves ?
• Quel système décide de chaque paiement, blocage, expédition et livraison, et qui gère les exceptions ?
• Comment les nouvelles tentatives, échecs partiels et corrections parviennent-ils à l'entrepôt sans tâches en double ni données périmées ?
• Quelles opérations chaque employé peut-il effectuer, et où conserve-t-on les motifs et les enregistrements avant et après modification ?
• Que deviennent les commandes ouvertes lors de la transition, et quels effets faut-il rapprocher si nous revenons en arrière ?

Utilisez les résultats pour actualiser la référence du personnel avant que le nouveau parcours ne devienne habituel.

Utilisez les horodatages d'historique pour calculer délai d'expédition, attente de stock et annulations par étape. Définissez le comptage des états répétés et commandes rouvertes. La répartition des états montre une file sans en expliquer seule la cause.

Examinez régulièrement transitions échouées, suivis manquants, écarts documentaires et questions clients. Ajustez ensemble processus et intégration pour que l'état de commande reste une description utile du travail réel.

Questions des responsables de boutique

Faut-il renommer un état ou en créer un nouveau ?

Renommez-le lorsque le sens et le comportement restent identiques, en vérifiant chaque langue de la boutique et toute intégration qui fait correspondre les noms. Si le sens change, envisagez d'abord un état distinct pour éviter de rendre l'historique trompeur. Conservez les noms et correspondances d'origine.

Puis-je supprimer les anciens états une fois leur remplacement prêt ?

Vérifiez d'abord les commandes ouvertes, l'historique, les réglages des modules de paiement et les correspondances des intégrations. Empêchez les nouvelles utilisations selon la procédure convenue et laissez le travail existant se terminer avant d'envisager une suppression ; un état absent de la file actuelle peut encore être référencé ailleurs.

Qui doit pouvoir corriger les commandes ?

Attribuez au personnel des comptes individuels et les autorisations correspondant à ses tâches. Réservez les changements de prix, l'enregistrement des paiements, les remboursements et les corrections courantes d'adresse aux rôles convenus, et testez que les utilisateurs sans autorisation ne peuvent pas effectuer ces opérations. Le nom d'un état ne constitue pas une politique de contrôle d'accès.