Advanced Order Workflow

Le complesse operazioni di e-commerce richiedono più di semplici stati degli ordini. Richiedono strutture basate su team, un'ampia personalizzazione degli stati, collaborazione in tempo reale e informazioni sulle prestazioni. Advanced Order Workflow trasforma il tuo back office PrestaShop in un sistema ben orchestrato in cui ogni dipendente, team e fase dell'ordine è gestito meticolosamente. Di seguito è riportata un'analisi approfondita di come funziona questo modulo, delle funzionalità che offre e del modo in cui migliora l'efficienza dell'intero processo di gestione del negozio.

1. Organizza i dipendenti in team

Al centro di Advanced Order Workflow c'è una struttura che tiene conto di come operano le moderne aziende di e-commerce:

• • Gerarchie basate su team: raggruppare i dipendenti in gruppi come “Assistenza clienti”, “Spedizione e logistica”, “Finanza” o qualsiasi altro reparto pertinente.
  • Privilegi e responsabilità: Assegna a ciascun team gli stati di cui è responsabile, assicurando una progressione logica del flusso di lavoro.

Questa impostazione evita confusione su chi gestisce cosa. Quando un ordine raggiunge uno stato specifico (ad esempio, “In attesa di spedizione”), viene automaticamente collegato al team pertinente.

2. Creare stati d'ordine personalizzati

Gli stati standard di PrestaShop potrebbero essere limitanti per un negozio dinamico. Advanced Order Workflow ti dà la possibilità di creare qualsiasi stato ti serva:

1. Nome e descrizione
   • Assegna allo stato un titolo chiaro, ad esempio “In attesa di conferma del fornitore”, e aggiungi una descrizione che spieghi esattamente cosa deve accadere in questa fase.
2. Team responsabile
   • Specifica quale reparto supervisiona questo stato, in modo che i dipendenti giusti ottengano visibilità e notifiche immediate.
3. Codifica a colori
   • L'organizzazione visiva è fondamentale. Utilizza un sistema di campioni di colore per evidenziare gli stati urgenti in rosso, quelli neutri in blu, ecc.
4. Stato successivo consigliato
   • Definisci un “passaggio successivo predefinito” per ogni stato, accelerando le transizioni. Ad esempio, dopo “In attesa di pagamento”, il successivo stato tipico potrebbe essere “Pagamento ricevuto”.
5. Stati suggeriti
   • Fornire anche percorsi alternativi, in modo che se il passaggio successivo predefinito non è adatto, i dipendenti possano scegliere tra altri stati consigliati.
6. Mostra tutti gli stati (opzionale)
   • Anche con i flussi consigliati, è comunque possibile consentire la selezione di un elenco completo di stati, se necessario per casi eccezionali.

3. Commenti, file, menzioni e promemoria

Sono integrati strumenti di collaborazione approfondita:

• Commenti in linea: aggiungi contesto a qualsiasi stato, ad esempio “Il cliente ha richiesto un aggiornamento nella spedizione”.
• Allegati di file: carica conferme d'ordine, fatture o immagini di prodotti per mantenere tutto centralizzato.
• Menzioni (@): invia un ping a un collega di un altro team, chiedendogli di controllare lo stato o fornire input.
• Promemoria: imposta scadenze per i follow-up. Il modulo può avvisarti automaticamente se un determinato stato si protrae troppo a lungo senza che venga intrapresa alcuna azione.

4. Notifiche su tutte le pagine di back office

Il flusso di lavoro avanzato degli ordini ti assicura di non perdere mai aggiornamenti importanti:

• Avvisi globali: i dipendenti vedono le nuove menzioni, i promemoria imminenti o le modifiche agli stati assegnati ovunque si trovino nel back office.
• Specifico per il team: i membri del reparto potrebbero ricevere notifiche di gruppo se un ordine entra in uno stato gestito dal loro team.

5. Visibilità e controllo completi sugli ordini

Basta cercare i dettagli. Un unico elenco consolidato mostra tutti gli ordini e i loro stati, oltre a filtri avanzati:

1. Aperti vs. chiusi
   • Visualizza rapidamente gli ordini non risolti vs. quelli completati.
2. Ordina per stato o team
   • Filtra gli ordini in “In attesa di risposta del cliente” o vedi quali sono assegnati al “Team di spedizione”.
3. Monitoraggio del tempo
   • Il modulo registra per quanto tempo ogni ordine rimane in uno stato specifico o in uno stato aperto, consentendo di misurare le prestazioni e individuare i colli di bottiglia.

6. Analisi e reportistica dedicate

Advanced Order Workflow include visualizzazioni dei dati affidabili, che forniscono ai manager una panoramica delle prestazioni dei team e dei dipendenti:

• Riepilogo delle azioni
  • Conteggia quanti stati sono stati modificati o commentati da ciascun dipendente o team entro un determinato periodo di tempo.
• Statistiche sullo stato
  • Ad esempio, scopri quanti “Fallimenti di consegna” sono stati registrati a gennaio o quante “Richieste di rimborso” si sono verificate nell'ultimo trimestre.
• Informazioni sulle prestazioni

• Valuta i tempi medi di chiusura, identifica i frequenti cambi di stato o misura l'efficacia del coordinamento dei tuoi team.

7. Esempi di casi d'uso

1. Supporto clienti - Escalation
   • Lo stato “Problema segnalato” può essere assegnato al Supporto. Se non viene risolto entro 48 ore, viene automaticamente inviato un promemoria o viene inoltrato al “Manager Review”.
2. Magazzino e spedizioni
   • Gli ordini passano da “Pronto per l'imballaggio” a “Imballato” a “In attesa di corriere”, con il “Team logistico” responsabile ad ogni passaggio.
3. Dipartimento finanziario
   • Gestiscono gli stati “In attesa di conferma di pagamento”. Una volta verificato il pagamento, si consiglia di spostare l'ordine su “Pagamento ricevuto”, sollecitando il team successivo ad avviare la spedizione.

8. Installazione e configurazione

1. Installazione del modulo: carica Advanced Order Workflow nella sezione Moduli di PrestaShop.
2. Creazione del team: definisci i reparti e assegna i dipendenti.
3. Configurazione degli stati: crea o modifica gli stati, applicando codici colore, descrizioni, passaggi successivi consigliati e il team responsabile.
4. Notifiche e visibilità: regola come e quando i dipendenti visualizzano gli avvisi, oltre a impostare promemoria se gli ordini rimangono in uno stato troppo a lungo.
5. Go Live: i dipendenti possono ora aggiungere commenti, tenere traccia dei tempi e spostare gli ordini senza interruzioni attraverso ogni fase.

9. Perché scegliere Advanced Order Workflow?

• Comunicazione centralizzata: tutte le informazioni rilevanti (commenti, file, menzioni) sono conservate in un unico posto.
• Maggiore responsabilità: ogni stato ha un proprietario chiaro e azioni consigliate.
• Maggiore produttività: i promemoria automatici e gli stati successivi predefiniti accelerano le attività.
• Ottimizzazione basata sui dati: analisi complete rivelano tendenze e colli di bottiglia per un miglioramento continuo.

• 10. Conclusione

  Gestire un'operazione di e-commerce multiforme richiede più di un semplice sistema di ordini: Advanced Order Workflow ti consente di gestire le complessità con facilità. Personalizzando gli stati per ogni reparto, allegando commenti e file e monitorando i progressi da un'unica dashboard, il tuo team diventa più efficiente e meglio coordinato. Notifiche in tempo reale e report approfonditi completano il pacchetto, assicurandoti di sapere sempre a che punto è un ordine, chi lo sta gestendo e quanto velocemente si sta muovendo. Installa oggi stesso Advanced Order Workflow e trasforma il modo in cui gestisci gli ordini dietro le quinte, con il risultato di avere team più felici e clienti più soddisfatti.