Advanced Order Workflow

Złożone operacje e-commerce wymagają czegoś więcej niż tylko podstawowych statusów zamówień. Wymagają one struktur opartych na zespołach, szerokiego dostosowywania statusów, współpracy w czasie rzeczywistym i wglądu w wydajność. Advanced Order Workflow przekształca zaplecze PrestaShop w dobrze zorganizowany system, w którym każdy pracownik, zespół i krok zamówienia jest skrupulatnie zarządzany. Poniżej znajduje się szczegółowe omówienie sposobu działania tego modułu, oferowanych przez niego funkcji oraz sposobu, w jaki zwiększa on wydajność całego procesu zarządzania sklepem.

1. Organizowanie pracowników w zespoły

Sercem Advanced Order Workflow jest struktura, która uwzględnia sposób działania nowoczesnych firm e-commerce:

• Hierarchie oparte na zespołach: Podziel pracowników na grupy, takie jak „Obsługa klienta”, „Wysyłka i logistyka”, „Finanse” lub dowolny odpowiedni dział.
• Przywileje i obowiązki: Przypisz każdemu zespołowi statusy, za obsługę których są odpowiedzialni, zapewniając logiczny postęp przepływu pracy.

Taka konfiguracja zapobiega nieporozumieniom co do tego, kto zajmuje się czym. Gdy zamówienie osiągnie określony status (np. „Oczekuje na wysyłkę”), zostanie automatycznie powiązane z odpowiednim zespołem.

2. Tworzenie niestandardowych statusów zamówień

Standardowe statusy PrestaShop mogą być ograniczające dla dynamicznego sklepu. Zaawansowany obieg zamówień umożliwia tworzenie dowolnych statusów:

1. Nazwa & Opis.
   • Nadaj statusowi jasny tytuł, np. „Oczekuje na potwierdzenie dostawcy” i dodaj opis wyjaśniający dokładnie, co musi się wydarzyć na tym etapie.
2. Odpowiedzialny zespół
   • Określ, który dział nadzoruje ten status - aby właściwi pracownicy otrzymywali natychmiastowy wgląd i powiadomienia.
3. Kodowanie kolorów
   • Organizacja wizualna jest kluczowa. Użyj systemu próbek kolorów, aby wyróżnić pilne statusy na czerwono, neutralne na niebiesko itp.
4. Zalecany następny status
   • Zdefiniuj „domyślny następny krok” dla każdego statusu, przyspieszając przejścia. Np. po statusie „Oczekuje na płatność”, typowym następnym statusem może być „Otrzymano płatność”.
5. Sugerowane statusy
   • Zapewnij również alternatywne ścieżki, więc jeśli domyślny następny krok nie jest odpowiedni, pracownicy mogą wybrać spośród innych zalecanych statusów.
6. Pokaż wszystkie statusy (opcjonalnie)
   • Nawet w przypadku zalecanych przepływów, nadal można zezwolić na wybór pełnej listy statusów, jeśli jest to konieczne w wyjątkowych przypadkach.

3. Komentarze, pliki, wzmianki i przypomnienia

Wbudowane narzędzia do głębokiej współpracy:

• Inline Comments: Dodaj kontekst do dowolnego statusu, np. „Klient zażądał aktualizacji w wysyłce.”
• Załączniki plików: Przesyłaj potwierdzenia zamówień, faktury lub zdjęcia produktów, aby wszystko było scentralizowane.
• Wiadomości (@): Powiadom kolegę z innego zespołu, zachęcając go do sprawdzenia statusu lub wniesienia wkładu.
• Przypomnienia: Ustaw terminy działań następczych. Moduł może automatycznie powiadamiać użytkownika, jeśli dany status pozostaje zbyt długo bez działania.

4. powiadomienia na wszystkich stronach zaplecza

Zaawansowany obieg zamówień gwarantuje, że nigdy nie przegapisz ważnych aktualizacji:

• Alerty globalne: Pracownicy widzą nowe wzmianki, nadchodzące przypomnienia lub zmiany w przypisanych statusach, niezależnie od tego, gdzie znajdują się na zapleczu..
• Dla poszczególnych zespołów: Członkowie działu mogą otrzymywać powiadomienia grupowe, jeśli zamówienie wejdzie w status zarządzany przez ich zespół.

5. Pełna widoczność i kontrola nad zamówieniami

Koniec z szukaniem szczegółów. Pojedyncza skonsolidowana lista pokazuje wszystkie zamówienia i ich statusy, a także zaawansowane filtrowanie:

1. Otwarte vs. Zamknięte
   • Szybkie wyświetlanie nierozwiązanych i zakończonych zamówień.
2. Sortowanie według statusu lub zespołu
   • Filtruj zamówienia w „Oczekujące na odpowiedź klienta” lub zobacz, które z nich są przypisane do „Zespołu wysyłkowego”.
3. Śledzenie czasu
   • Moduł rejestruje, jak długo każde zamówienie pozostaje w określonym statusie lub stanie otwartym, umożliwiając pomiar wydajności i wykrywanie wąskich gardeł.

6. dedykowana analityka i raportowanie

Advanced Order Workflow zawiera solidne widoki danych, dając menedżerom wgląd w wydajność zespołów i pracowników:

• Podsumowanie działań
  • Zliczanie, ile statusów zostało zmienionych lub skomentowanych przez każdego pracownika lub zespół w określonych ramach czasowych.
• Statystyki statusów
  • Na przykład dowiedz się, ile „Błędów w dostawie” zarejestrowano w styczniu tego roku lub ile „Żądań zwrotu pieniędzy” miało miejsce w ostatnim kwartale.
• Wiadomości o wydajności
  • Oceń średni czas zamknięcia, zidentyfikuj częste zmiany statusu lub zmierz skuteczność koordynacji zespołów.

7. Przykładowe przypadki użycia

1. Eskalacja wsparcia klienta
   • Status „Zgłoszony problem” może zostać przypisany do pomocy technicznej. Jeśli nie zostanie rozwiązany po 48 godzinach, automatycznie uruchomi przypomnienie lub eskalację do „Przeglądu menedżera”.
2. Magazyn i wysyłka
   • Zamówienia przechodzą od „Gotowe do zapakowania” przez „Zapakowane” do „Oczekuje na kuriera”, przy czym „Zespół logistyczny” jest odpowiedzialny za każde przejście.
3. Dział Finansowy
   • Obsługują statusy „Oczekuje na potwierdzenie płatności”. Po zweryfikowaniu płatności zaleca się przeniesienie zamówienia do statusu „Otrzymano płatność”, co skłoni następny zespół do rozpoczęcia wysyłki.

8. instalacja i konfiguracja

1. Instalacja modułu: Wgraj Advanced Order Workflow do sekcji Moduły PrestaShop.
2. Tworzenie zespołu: Zdefiniuj działy i przypisz pracowników.
3. Konfiguracja statusów: Twórz lub modyfikuj statusy, stosując kody kolorów, opisy, zalecane kolejne kroki i odpowiedzialny zespół.
4. Powiadomienia i widoczność: Dostosuj, w jaki sposób i kiedy pracownicy widzą powiadomienia, a także skonfiguruj przypomnienia, jeśli zamówienia pozostają w statusie zbyt długo.
5. Go Live: Pracownicy mogą teraz dodawać komentarze, śledzić czas i płynnie przenosić zamówienia przez każdy etap.

9. Dlaczego warto wybrać Advanced Order Workflow?

• Centralna komunikacja: Przechowuj wszystkie istotne informacje - komentarze, pliki, wzmianki - w jednym miejscu.
• Zwiększona odpowiedzialność: Każdy status ma jasno określonego właściciela i zalecane działania.
• Zwiększona produktywność: Zautomatyzowane przypomnienia i domyślne kolejne statusy przyspieszają wykonywanie zadań.
• Optymalizacja oparta na danych: Kompleksowa analityka ujawnia trendy i wąskie gardła w celu ciągłego doskonalenia.

10. Podsumowanie

Prowadzenie wieloaspektowej działalności e-commerce wymaga czegoś więcej niż podstawowego systemu zamówień - Advanced Order Workflow pozwala z łatwością radzić sobie ze złożonością. Dostosowując statusy dla każdego działu, dołączając komentarze i pliki oraz śledząc postępy z jednego pulpitu nawigacyjnego, zespół staje się bardziej wydajny i lepiej skoordynowany. Powiadomienia w czasie rzeczywistym i szczegółowe raporty uzupełniają pakiet, zapewniając, że zawsze wiesz, gdzie znajduje się każde zamówienie, kto je obsługuje i jak szybko się rozwija. Zainstaluj Advanced Order Workflow już dziś i zmień sposób, w jaki zarządzasz zamówieniami za kulisami - co zaowocuje szczęśliwszymi zespołami i bardziej zadowolonymi klientami.