Advanced Order Workflow

Komplexe E-Commerce-Vorgänge erfordern mehr als nur grundlegende Bestellstatus. Sie erfordern teambasierte Strukturen, umfassende Statusanpassungen, Zusammenarbeit in Echtzeit und Einblicke in die Leistung. Advanced Order Workflow verwandelt Ihr PrestaShop-Backoffice in ein gut abgestimmtes System, in dem jeder Mitarbeiter, jedes Team und jeder Bestellschritt sorgfältig verwaltet wird. Im Folgenden erfahren Sie, wie dieses Modul funktioniert, welche Funktionen es bietet und wie es die Effizienz Ihres gesamten Geschäftsverwaltungsprozesses steigert.

1. Mitarbeiter in Teams organisieren

Im Mittelpunkt des Advanced Order Workflow steht eine Struktur, die die Arbeitsweise moderner E-Commerce-Unternehmen berücksichtigt:

• Team-basierte Hierarchien: Gruppieren Sie Mitarbeiter in Gruppen wie „Kundensupport“, „Versand und Logistik“, „Finanzen“ oder jede andere relevante Abteilung.
• Privilegien und Verantwortlichkeiten: Weisen Sie jedem Team die Zuständigkeiten zu, für deren Bearbeitung es verantwortlich ist, und stellen Sie so einen logischen Arbeitsablauf sicher.

Diese Einrichtung verhindert, dass Unklarheiten darüber entstehen, wer wofür zuständig ist. Wenn eine Bestellung einen bestimmten Status erreicht (z. B. „Versand ausstehend“), wird sie automatisch mit dem entsprechenden Team verknüpft.

2. Erstellen Sie benutzerdefinierte Bestellstatus

Standard-PrestaShop-Status können für einen dynamischen Shop einschränkend sein. Mit Advanced Order Workflow können Sie jeden beliebigen Status erstellen:

1. Name und Beschreibung
   • Geben Sie dem Status einen eindeutigen Titel, z. B. „Warten auf Bestätigung des Lieferanten“, und fügen Sie eine Beschreibung hinzu, in der genau erklärt wird, was in dieser Phase geschehen muss.
2. Verantwortliches Team
   • Geben Sie an, welche Abteilung diesen Status überwacht, damit die richtigen Mitarbeiter sofort Sichtbarkeit und Benachrichtigungen erhalten.
3. Farbcodierung
   • Visuelle Organisation ist der Schlüssel. Verwenden Sie ein Farbmustersystem, um dringende Status rot, neutrale blau usw. hervorzuheben.
4. Empfohlener nächster Status
   • Definieren Sie für jeden Status einen „Standard-nächsten Schritt“, um Übergänge zu beschleunigen. Nach „Warten auf Zahlung“ könnte der typische nächste Status beispielsweise „Zahlung erhalten“ sein.
5. Vorgeschlagene Status
   • Bieten Sie auch alternative Pfade an, sodass Mitarbeiter, wenn der standardmäßige nächste Schritt nicht geeignet ist, aus anderen empfohlenen Status auswählen können.
6. Alle Status anzeigen (optional)
   • Auch bei empfohlenen Abläufen können Sie bei Bedarf für Ausnahmefälle eine vollständige Liste der Status zur Auswahl stellen.

3. Kommentare, Dateien, Erwähnungen und Erinnerungen

Umfassende Tools für die Zusammenarbeit sind integriert:

• Inline-Kommentare: Fügen Sie Kontext zu jedem Status hinzu, z. B. „Kunde hat ein Upgrade für den Versand angefordert“.
• Dateianhänge: Laden Sie Auftragsbestätigungen, Rechnungen oder Produktbilder hoch, um alles zentral zu speichern.
• Erwähnungen (@): Senden Sie eine Nachricht an einen Kollegen aus einem anderen Team, um ihn aufzufordern, den Status zu überprüfen oder einen Beitrag zu leisten.
• Erinnerungen: Legen Sie Fristen für Folgemaßnahmen fest. Das Modul kann Sie automatisch benachrichtigen, wenn ein bestimmter Status zu lange ohne Aktion verweilt.

4. Benachrichtigungen auf allen Back-Office-Seiten

Erweiterte Auftragsabläufe stellen sicher, dass Sie keine wichtigen Aktualisierungen verpassen:

• Globale Benachrichtigungen: Mitarbeiter sehen neue Erwähnungen, anstehende Erinnerungen oder Änderungen des zugewiesenen Status, unabhängig davon, wo sie sich im Backoffice befinden.
• Teamspezifisch: Abteilungsmitglieder können Gruppenbenachrichtigungen erhalten, wenn ein Auftrag in einen Status wechselt, der von ihrem Team verwaltet wird.

5. Vollständige Transparenz und Kontrolle über Bestellungen

Kein Suchen nach Details mehr. Eine einzige konsolidierte Liste zeigt alle Bestellungen und ihren Status sowie erweiterte Filterfunktionen:

1. Offen vs. Geschlossen
   • Schnelle Anzeige von ungelösten vs. abgeschlossenen Bestellungen.
2. Sortieren nach Status oder Team
   • Filtern Sie Bestellungen in „Warten auf Kundenantwort“ oder sehen Sie, welche dem „Versandteam“ zugewiesen sind.
3. Zeiterfassung
   • Das Modul protokolliert, wie lange jede Bestellung in einem bestimmten Status oder offenen Zustand verbleibt, sodass Sie die Leistung messen und Engpässe erkennen können.

6. Dedizierte Analysen und Berichte

Advanced Order Workflow umfasst robuste Datenansichten, die Managern einen Überblick über die Leistung von Teams und Mitarbeitern geben:

• Maßnahmenübersicht
  • Zählen Sie, wie viele Status von jedem Mitarbeiter oder Team innerhalb eines bestimmten Zeitraums geändert oder kommentiert wurden.
• Statusstatistik
  • Finden Sie beispielsweise heraus, wie viele „Zustellungsfehler“ im Januar verzeichnet wurden oder wie viele „Rückerstattungsanträge“ im letzten Quartal eingegangen sind.
• Performance-Einblicke
  • Bewerten Sie die durchschnittlichen Abschlusszeiten, ermitteln Sie häufige Statusänderungen oder messen Sie, wie effektiv Ihre Teams koordinieren.

7. Beispielanwendungsfälle

1. Eskalation des Kundensupports
   • Dem Support kann der Status „Gemeldetes Problem“ zugewiesen werden. Wenn das Problem nach 48 Stunden nicht gelöst ist, wird automatisch eine Erinnerung ausgelöst oder es wird an den „Manager Review“ weitergeleitet.
2. Lager und Versand
   • Bestellungen werden von „Versandbereit“ zu „Verpackt“ zu „Warten auf Kurier“ verschoben, wobei das „Logistikteam“ bei jedem Übergang verantwortlich ist.
3. Finanzabteilung
   • Sie kümmern sich um den Status „Warten auf Zahlungsbestätigung“. Sobald eine Zahlung verifiziert wurde, wird empfohlen, die Bestellung auf „Zahlung erhalten“ zu setzen, wodurch das nächste Team aufgefordert wird, mit dem Versand zu beginnen.

8. Installation und Einrichtung

1. Modulinstallation: Laden Sie Advanced Order Workflow in den Modulbereich Ihres PrestaShops hoch.
2. Teamerstellung: Definieren Sie Ihre Abteilungen und weisen Sie Mitarbeiter zu.
3. Statuskonfiguration: Erstellen oder ändern Sie Status, indem Sie Farbcodes, Beschreibungen, empfohlene nächste Schritte und das verantwortliche Team anwenden.
4. Benachrichtigungen und Sichtbarkeit: Passen Sie an, wie und wann Mitarbeiter Warnmeldungen sehen, und richten Sie Erinnerungen ein, wenn Aufträge zu lange in einem Status verbleiben.
5. Go Live: Mitarbeiter können jetzt Kommentare hinzufügen, Zeiten verfolgen und Aufträge nahtlos durch jede Phase bewegen.

9. Warum sollten Sie sich für den erweiterten Auftrags-Workflow entscheiden?

• Zentralisierte Kommunikation: Alle relevanten Informationen – Kommentare, Dateien, Erwähnungen – werden an einem Ort gespeichert.
• Verbesserte Rechenschaftspflicht: Jeder Status hat einen eindeutigen Verantwortlichen und empfohlene Maßnahmen.
• Verbesserte Produktivität: Automatisierte Erinnerungen und Standard-Folgestatus beschleunigen Aufgaben.
• Datengesteuerte Optimierung: Umfassende Analysen decken Trends und Engpässe auf, um kontinuierliche Verbesserungen zu ermöglichen.

10. Fazit

Für einen vielschichtigen E-Commerce-Betrieb ist mehr als nur ein einfaches Bestellsystem erforderlich – mit Advanced Order Workflow können Sie komplexe Vorgänge mühelos bewältigen. Durch die Anpassung von Status für jede Abteilung, das Anhängen von Kommentaren und Dateien und die Nachverfolgung des Fortschritts über ein einziges Dashboard wird Ihr Team effizienter und besser koordiniert. Echtzeit-Benachrichtigungen und detaillierte Berichte runden das Paket ab und stellen sicher, dass Sie immer wissen, wo sich ein Auftrag befindet, wer ihn bearbeitet und wie schnell er bearbeitet wird. Installieren Sie noch heute Advanced Order Workflow und verändern Sie die Art und Weise, wie Sie Aufträge hinter den Kulissen verwalten – für zufriedenere Teams und zufriedenere Kunden.