Advanced Order Workflow

Las operaciones complejas de comercio electrónico exigen algo más que estados básicos de los pedidos. Requieren estructuras basadas en equipos, una amplia personalización de los estados, colaboración en tiempo real y conocimientos sobre el rendimiento. Advanced Order Workflow transforma su back office de PrestaShop en un sistema bien orquestado en el que cada empleado, equipo y paso del pedido se gestiona meticulosamente. A continuación se muestra una exploración en profundidad de cómo funciona este módulo, las características que ofrece y la forma en que mejora la eficiencia en todo el proceso de gestión de su tienda.

1. Organizar a los empleados en equipos

En el corazón del Flujo de trabajo avanzado de pedidos se encuentra una estructura que reconoce cómo operan los negocios modernos de comercio electrónico:

• Jerarquías basadas en equipos: Agrupe a los empleados en grupos como «Atención al cliente», «Envío y logística», «Finanzas» o cualquier departamento relevante.
• Privilegios y responsabilidades: Asigne a cada equipo los estados que son responsables de gestionar, asegurando una progresión lógica del flujo de trabajo.

Esta configuración evita confusiones sobre quién se encarga de qué. Cuando un pedido alcanza un estado específico (por ejemplo, «En espera de envío»), se vincula automáticamente al equipo correspondiente.

2. Crear estados de pedido personalizados

Los estados estándar de PrestaShop pueden ser limitantes para una tienda dinámica. El flujo de trabajo avanzado de pedidos te da libertad para crear cualquier estado que necesites:

1. Nombre y descripción
   • Asigne un título claro al estado, por ejemplo, «A la espera de confirmación del proveedor», y añada una descripción que explique exactamente lo que debe suceder en esta etapa.
2. Equipo responsable
   • Especifique qué departamento supervisa este estado, para que los empleados adecuados tengan visibilidad y notificaciones inmediatas.
3. Codificación por colores
   • La organización visual es clave. Utilice un sistema de muestras de colores para resaltar los estados urgentes en rojo, los neutros en azul, etc.
4. Siguiente estado recomendado
   • Defina un «siguiente paso predeterminado» para cada estado, acelerando las transiciones. Por ejemplo, después de «Esperando pago», el siguiente estado típico podría ser «Pago recibido».
5. Estados sugeridos
   • Proporcione también rutas alternativas, de modo que si el siguiente paso predeterminado no es adecuado, los empleados puedan elegir entre otros estados recomendados.
6. Mostrar todos los estados (opcional)
   • Incluso con flujos recomendados, puede permitir que se seleccione una lista completa de estados si es necesario para casos excepcionales.

3. Comentarios, archivos, menciones y recordatorios

Se han incorporado herramientas de colaboración avanzadas:

• Comentarios en línea: Añade contexto a cualquier estado, por ejemplo, «El cliente ha solicitado una mejora en el envío».
• Archivos adjuntos: Sube confirmaciones de pedidos, facturas o imágenes de productos para mantener todo centralizado.
• Menciones (@): Envía un mensaje a un compañero de otro equipo, pidiéndole que compruebe el estado o que dé su opinión.
• Recordatorios: Establece plazos para los seguimientos. El módulo puede notificarte automáticamente si un determinado estado se prolonga demasiado tiempo sin que se tomen medidas.

4. Notificaciones en todas las páginas de back office

El flujo de trabajo avanzado de pedidos garantiza que nunca se pierda actualizaciones importantes:

• Alertas globales: Los empleados ven nuevas menciones, próximos recordatorios o cambios en los estados asignados en cualquier lugar del back office.
• Específico del equipo: Los miembros del departamento pueden recibir notificaciones grupales si un pedido entra en un estado gestionado por su equipo.

5. Visibilidad y control total sobre los pedidos

Se acabó buscar detalles. Una única lista consolidada muestra todos los pedidos y sus estados, además de un filtrado avanzado:

1. Abiertos vs. Cerrados
   • Vea rápidamente los pedidos sin resolver frente a los completados.
2. Ordenar por estado o equipo
   • Filtrar pedidos en «En espera de respuesta del cliente» o ver cuáles están asignados al «Equipo de envío».
3. Seguimiento del tiempo
   • El módulo registra cuánto tiempo permanece cada pedido en un estado específico o abierto, lo que le permite medir el rendimiento y detectar cuellos de botella.

6. Análisis e informes dedicados

El flujo de trabajo avanzado de pedidos incluye vistas de datos sólidas, que ofrecen a los gerentes una visión general del rendimiento de los equipos y los empleados:

• Resumen de acciones
  • Cuenta cuántos estados fueron cambiados o comentados por cada empleado o equipo dentro de un cierto período de tiempo.
• Estadísticas de estado
  • Por ejemplo, averigüe cuántos «fallos de entrega» se registraron en enero o cuántas «solicitudes de reembolso» se produjeron el último trimestre.
• Información sobre el rendimiento
  • Evalúe los tiempos medios de cierre, identifique los cambios de estado frecuentes o mida la eficacia de la coordinación de sus equipos.

7. Ejemplos de casos de uso

1. Escalación de la atención al cliente
   • Se puede asignar el estado «Problema reportado» a la atención al cliente. Si no se resuelve en 48 horas, se activa automáticamente un recordatorio o se eleva a «Revisión del gerente».
2. Almacén y envío
   • Los pedidos pasan de «listo para empaquetar» a «empaquetado» y a «en espera de mensajería», siendo el «equipo de logística» responsable en cada transición.
3. Departamento de Finanzas
   • Se encargan de los estados de «En espera de confirmación de pago». Una vez verificado el pago, se recomienda pasar el pedido a «Pago recibido», lo que indica al siguiente equipo que comience el envío.

8. Instalación y configuración

1. Instalación del módulo: Cargue Flujo de trabajo avanzado de pedidos en la sección Módulos de su PrestaShop.
2. Creación de equipos: Defina sus departamentos y asigne empleados.
3. Configuración de estados: Cree o modifique estados, aplicando códigos de color, descripciones, próximos pasos recomendados y el equipo responsable.
4. Notificaciones y visibilidad: Ajuste cómo y cuándo los empleados ven las alertas, además de configurar recordatorios si los pedidos permanecen en un estado demasiado tiempo.
5. Puesta en marcha: Los empleados ahora pueden añadir comentarios, hacer un seguimiento de los tiempos y mover los pedidos sin problemas a través de cada etapa.

9. ¿Por qué elegir el flujo de trabajo avanzado de pedidos?

• • Comunicación centralizada: Mantenga toda la información relevante (comentarios, archivos, menciones) en un solo lugar.
  • Mejor responsabilidad: Cada estado tiene un propietario claro y acciones recomendadas.
  • Productividad mejorada: Los recordatorios automatizados y los siguientes estados predeterminados aceleran las tareas.
  • Optimización basada en datos: análisis exhaustivos revelan tendencias y cuellos de botella para una mejora continua.

10. Conclusión

Dirigir una operación de comercio electrónico polifacética requiere algo más que un sistema de pedidos básico: el flujo de trabajo de pedidos avanzado le permite manejar complejidades con facilidad. Al personalizar los estados de cada departamento, adjuntar comentarios y archivos, y realizar un seguimiento del progreso desde un único panel de control, su equipo se vuelve más eficiente y mejor coordinado. Las notificaciones en tiempo real y los informes detallados completan el paquete, lo que garantiza que siempre sepa en qué estado se encuentra cualquier pedido, quién lo está gestionando y a qué velocidad se está moviendo. Instale hoy mismo el Flujo de trabajo avanzado de pedidos y transforme la forma en que gestiona los pedidos entre bastidores, lo que dará como resultado equipos más felices y clientes más satisfechos.