Cuándo reponer stock: fórmulas sencillas para evitar roturas de stock

Revisado y actualizado en junio de 2026 — fórmulas y ajustes de stock de PrestaShop comprobados en las versiones 1.7, 8 y 9.

Este es un escenario que se repite cada semana en tiendas PrestaShop. Abres Catálogo → Stock y tu producto más vendido muestra que quedan 3 unidades. Tu proveedor tarda 14 días en entregar. Vendes unas 2 unidades al día. La aritmética es dura y evidente: te quedas sin stock en menos de dos días, la reposición llega dos semanas después y acabas de apuntarte doce días sin ventas en tu producto estrella. Lo frustrante es que nada de eso era una sorpresa: los datos para preverlo llevaban todo el tiempo en tu panel de administración. Un punto de pedido es simplemente el número que convierte "nos hemos vuelto a quedar sin stock" en "el nuevo stock llegó la semana antes de necesitarlo".

Esta guía trata sobre una decisión concreta: con qué nivel de stock haces el siguiente pedido al proveedor, y cómo conectas ese umbral en PrestaShop para que sea la tienda quien te avise, en lugar de depender de que tú te acuerdes de revisarlo. Es la capa de planificación que sostiene cualquier otra decisión de inventario: si ocultas los productos agotados, si permites pedidos pendientes, cómo estructuras tu catálogo. Esas son preguntas separadas, con sus propias respuestas, enlazadas más abajo donde corresponde; aquí nos centramos en la fórmula y en los ajustes del panel de administración que la hacen cumplir.

La fórmula del punto de pedido

La cifra de inventario más útil que puedes calcular es el punto de pedido: el nivel de stock en el que lanzas un nuevo pedido al proveedor:

Punto de pedido = (Ventas medias diarias × Plazo de entrega) + Stock de seguridad

Ejemplo práctico:

• Ventas medias diarias: 5 unidades
• Plazo de entrega del proveedor: 10 días
• Stock de seguridad: 15 unidades
• Punto de pedido = (5 × 10) + 15 = 65 unidades

Cuando la cantidad disponible baja a 65, haces el pedido. Las 50 unidades (5 × 10) cubren las ventas previstas mientras esperas la entrega; el colchón de seguridad de 15 unidades absorbe una semana intensa o un envío que se retrasa. ¿Y qué ganas con eso? El pedido al proveedor sale en el momento que te deja con un margen pequeño pero positivo cuando llega el transporte: no semanas antes (capital congelado en la estantería) ni tres días demasiado tarde (el escenario de doce días sin ventas de arriba).

Los tres datos de entrada no son suposiciones. Dos de ellos — las ventas medias diarias y tu plazo de entrega real — ya viven en tu base de datos de PrestaShop, y las siguientes secciones explican cómo extraerlos con precisión.

Calcular las ventas medias diarias con datos de PrestaShop

Usa al menos 30 días de historial de ventas, y 90 días si los tienes. Ventanas más cortas son demasiado volátiles: una buena semana sesga la media al alza y acabas comprando de más. PrestaShop te da este dato sin hoja de cálculo: Estadísticas → Productos más vendidos te permite definir un rango de fechas y muestra la cantidad total vendida por producto en ese periodo. Divide las unidades vendidas entre el número de días del rango y tendrás tus ventas medias diarias.

Dos ajustes son importantes para que la fórmula sea honesta:

• Excluye los días en los que el producto estuvo realmente agotado. Si un producto estuvo a cero durante ocho días de una ventana de 30 días, dividir entre 30 subestima la demanda real y fijarás el punto de pedido demasiado bajo, garantizando la siguiente rotura de stock. Divide entre los días en que estuvo disponible, no entre los días naturales.
• Gestiona la estacionalidad con el año pasado, no con el mes pasado. Para una línea estacional, toma el mismo periodo del año anterior y ajusta por crecimiento. ¿Vendiste 300 unidades de un producto el pasado junio y el negocio ha crecido un 20%? Planifica unas 360 para este junio. Una media móvil de 90 días se perdería el pico por completo.

Si trabajas con combinaciones (tallas, colores), extrae las cifras por combinación, no por producto: una "M" que se vende a diario y una "XXL" que se vende una vez al mes necesitan puntos de pedido distintos, aunque compartan la misma ficha de producto. PrestaShop controla el stock por combinación, y tu planificación también debería hacerlo.

Si prefieres extraer tú mismo los datos en bruto — por ejemplo, para alimentar una hoja de cálculo que calcule puntos de pedido para muchos productos a la vez — una consulta de solo lectura en Parámetros avanzados → Base de datos → Gestor SQL te da las unidades vendidas por producto en una ventana determinada. Esta suma las cantidades de pedidos validados en los últimos 90 días:

SELECT od.product_id,
       od.product_name,
       SUM(od.product_quantity) AS units_sold
FROM ps_order_detail od
JOIN ps_orders o
  ON o.id_order = od.id_order
WHERE o.valid = 1
  AND o.date_add >= DATE_SUB(NOW(), INTERVAL 90 DAY)
GROUP BY od.product_id, od.product_name
ORDER BY units_sold DESC;

Divide cada units_sold entre 90 (o entre los días en que el producto estuvo realmente disponible, según el ajuste anterior) para obtener las ventas medias diarias. La consulta solo lee: nunca cambia datos. o.valid = 1 la limita a los pedidos que PrestaShop cuenta como ventas reales, de modo que los pedidos cancelados y con error de pago no inflen la demanda. Para obtener detalle por combinación, agrupa también por od.product_attribute_id. Para la mayoría de tiendas, aun así, Estadísticas → Productos más vendidos con un rango de fechas es la vía sin SQL para llegar a las mismas cifras.

Stock de seguridad: cuánto colchón es suficiente

El stock de seguridad cubre las dos cosas que la media no ve: picos de demanda y retrasos del proveedor.

• Variabilidad de la demanda: la media es de 5 al día, pero los días reales van de 3 a 8. El colchón cubre los días por encima de la media que se producen mientras esperas la reposición.
• Variabilidad del suministro: el proveedor promete 10 días y entrega en 14 con más frecuencia de la que admitiría. El colchón cubre la diferencia entre el plazo prometido y el plazo real.

Una fórmula práctica para tiendas pequeñas:

Stock de seguridad = (Ventas máximas diarias − Ventas medias diarias) × Plazo máximo de entrega

Ejemplo práctico:

• Ventas máximas diarias (día intenso realista): 8 unidades
• Ventas medias diarias: 5 unidades
• Plazo máximo de entrega (peor caso observado): 14 días
• Stock de seguridad = (8 − 5) × 14 = 42 unidades

Es deliberadamente conservador: está dimensionado para el caso en que coinciden un mal día y una entrega tardía. Para productos no críticos o una posición de caja ajustada, redúcelo. El equilibrio nunca desaparece: más stock de seguridad significa menos roturas de stock, pero más capital parado; menos stock de seguridad libera efectivo, pero aumenta la probabilidad de quedarte a cero. Precisamente por eso la siguiente sección insiste en no aplicar el mismo colchón a todos los productos.

Análisis ABC: dedica tu atención donde está la facturación

Puede que gestiones cientos de SKU, pero no merecen el mismo esfuerzo. El análisis ABC los ordena por contribución a los ingresos para que inviertas precisión donde una rotura de stock realmente duele:

El reparto de ingresos sigue la forma habitual de Pareto; toma los porcentajes como orientación y confirma los tuyos desde Estadísticas → Productos más vendidos, ordenando por valor de ventas. La idea se mantiene en cualquier caso: planificar con precisión perfecta la reposición de un producto que se vende dos veces al mes es esfuerzo desperdiciado frente a acertar los umbrales de tu lista A. Calcula puntos de pedido completos y stock de seguridad para los productos A, aproxima para los B y, para los productos C, basta con un simple "reponer cuando llegue a este número redondo".

Conectar los puntos de pedido en el panel de administración de PrestaShop

Un punto de pedido que tienes que acordarte de revisar es un punto de pedido que acabarás olvidando. PrestaShop puede vigilar el umbral por ti. En cada producto, abre la pestaña Cantidades y encontrarás dos ajustes que convierten tu cifra calculada en una señal automática:

• Cantidad mínima para la venta — hasta dónde puede bajar el stock antes de que el producto deje de poder pedirse. Este es tu suelo, no tu activador de reposición.
• Alerta de stock bajo (el campo "Recibir una notificación por correo electrónico" / nivel de stock bajo) — pon aquí tu punto de pedido, no 1 ni 2, y activa la opción de correo. Cuando la cantidad disponible cruza ese umbral, PrestaShop envía un correo de notificación de stock bajo. El destinatario es la dirección de notificaciones del comerciante/empleado, no un campo de Ajustes de clientes — verifica en tu versión adónde se enruta ese correo en la configuración de empleados o de alertas por correo. Ese correo es tu activador de "haz hoy el pedido al proveedor".

El mecanismo entre bastidores: el stock de cada producto o combinación vive en la tabla ps_stock_available y se gestiona mediante la clase StockAvailable. Cada pedido lo decrementa y dispara el hook actionUpdateQuantity, que es donde se apoya la comprobación de stock bajo. No necesitas tocar nada de eso, pero por eso importa configurar el campo de alerta por combinación: cada combinación tiene su propia fila y su propio umbral.

Una decisión de plataforma condiciona todo esto. En PrestaShop moderno, la gestión de stock está en Parámetros de la tienda → Configuración de productos, controlada por el valor de configuración PS_STOCK_MANAGEMENT. PrestaShop 1.6 heredado exponía además Gestión avanzada de stock (multialmacén, cantidades físicas frente a utilizables, movimientos de stock de proveedor en ps_stock), activada por el valor PS_ADVANCED_STOCK_MANAGEMENT: un concepto de la era 1.6 que las versiones más nuevas ya no muestran como ajuste normal. Para una tienda pequeña con una sola ubicación, el stock simple más la alerta de stock bajo es la herramienta adecuada: aquella maquinaria ASM heredada añadía una carga real y estaba pensada para operaciones de almacén, no para una tienda que repone desde un único proveedor.

Si se te han quedado cortos los correos nativos de stock bajo — quieres una pantalla que liste todos los productos por debajo de su punto de pedido, con su proveedor y la cantidad sugerida, en lugar de perseguir correos individuales — ese es el momento en que un panel de stock dedicado empieza a merecer la pena. Tratamos el umbral más amplio de "cuándo el panel de administración ya no basta" en gestión de inventario para pequeñas tiendas online, y el catálogo de módulos de mypresta.rocks incluye herramientas que muestran las infracciones de punto de pedido en todo el catálogo en una sola vista, en lugar de alertas producto por producto.

Cuánto pedir cada vez

El punto de pedido te dice cuándo; la cantidad de pedido es cuánto. Pide con demasiada frecuencia y perderás tiempo administrativo y costes por envío; pide demasiado y congelarás capital y espacio de almacén. La respuesta de manual es la Cantidad Económica de Pedido:

EOQ = √(2 × Demanda anual × Coste de pedido / Coste de mantenimiento por unidad)

• Demanda anual: unidades vendidas al año (un año completo de Estadísticas → Productos más vendidos).
• Coste de pedido: el coste fijo de hacer un pedido — envío, manipulación, tu tiempo administrativo.
• Coste de mantenimiento: el coste anual de almacenar una unidad — espacio, seguro y el coste de oportunidad del capital inmovilizado, normalmente el 15–25% del coste de la unidad.

Sinceramente, la mayoría de tiendas pequeñas no necesitan la raíz cuadrada. Una regla viable: pide lo suficiente para cubrir la demanda hasta tu siguiente reposición natural, más tu stock de seguridad. Si repones mensualmente y vendes 150 unidades al mes, pide 150 más el colchón que te mantenga en tu nivel objetivo de seguridad. Recurre al EOQ solo cuando los costes de pedido o de mantenimiento sean lo bastante altos como para que la frecuencia cambie realmente tus márgenes.

Tus fórmulas solo son tan buenas como tus datos de plazo de entrega

La razón más común por la que un punto de pedido correcto termina igualmente en una rotura de stock: el plazo de entrega introducido es el número que el proveedor prometió, no el número que realmente cumple. Registra los plazos reales y alimenta la fórmula con cifras reales:

• Registra la diferencia entre el día en que haces cada pedido y el día en que el stock llega realmente — en Gestión avanzada de stock heredada de la versión 1.6, Stock → Movimientos de stock marca con fecha y hora las recepciones; para una tienda moderna con stock simple, lleva los plazos de entrega del proveedor manualmente en una columna de tu hoja de reposición.
• Usa el peor plazo de entrega observado, no la media, para calcular el stock de seguridad de tus productos A. El colchón existe para el caso malo.
• Mantén un proveedor de respaldo para los productos A y pide con una cadencia regular — los proveedores priorizan a los clientes previsibles, lo que acorta discretamente tu plazo real de entrega.

Lo que realmente cuestan las roturas de stock y las decisiones que vienen después

Los comerciantes subestiman de forma sistemática el coste de quedarse sin stock. La venta perdida es solo la parte visible:

• Venta perdida: el cliente que quería comprar y no pudo.
• Cliente perdido: prueba con un competidor y puede que no vuelva.
• Gasto publicitario desperdiciado: cada clic en un anuncio de un producto agotado es dinero quemado.
• Movimiento en catálogo e indexación: según cómo gestiones los productos agotados, las páginas pueden entrar y salir de tu mapa del sitio.

Suma los ingresos diarios que generan tus cinco productos principales, y esa cifra es lo que te cuesta no tener un sistema de reposición por cada día de rotura de stock. Para la mayoría de tiendas, empequeñece el coste de mantener un poco más de stock de seguridad; ese es precisamente el argumento para fijar estos umbrales y dejar que PrestaShop los vigile.

Un buen punto de pedido evita la mayoría de roturas de stock, pero no todas, y no decide qué hace tu escaparate cuando el stock llega a cero. Son decisiones deliberadamente separadas:

• Qué ven los clientes cuando no hay stock. ¿Ocultar el producto o mantenerlo visible con texto de disponibilidad? Ambas opciones son defendibles, y la decisión correcta depende de tu catálogo — el argumento completo está en sin stock: ocultar o no ocultar.
• Vender durante el hueco. Si puedes aceptar pedidos contra stock entrante, los pedidos pendientes y las preventas convierten una rotura de stock en una venta retrasada en lugar de una venta perdida — consulta preventas y pedidos pendientes en PrestaShop.
• Reposición a escala. Cuando gestionas cientos de SKU, querrás exportar en bloque datos de stock y ventas para calcular puntos de pedido fuera del panel de administración — exportaciones CSV de pedidos y facturas e importación y exportación de productos explican cómo sacar y meter los datos.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la fórmula del punto de pedido?

Punto de pedido = (Ventas medias diarias × Plazo de entrega) + Stock de seguridad. Si vendes 5 unidades al día, tu proveedor tarda 10 días y mantienes un colchón de 15 unidades, repones cuando el stock llega a (5 × 10) + 15 = 65 unidades. Las primeras 50 cubren las ventas previstas mientras esperas; las 15 absorben una semana intensa o un envío retrasado.

¿Cómo calculo las ventas medias diarias en PrestaShop?

Usa Estadísticas → Productos más vendidos con un rango de fechas de 30 a 90 días y divide las unidades vendidas entre los días del rango, pero divide entre los días en que el producto estuvo disponible, no entre los días naturales, o una rotura de stock pasada subestimará la demanda real. Para una vista por combinación o en bloque, la consulta SQL de solo lectura anterior extrae las mismas cifras directamente de las tablas de pedidos.

¿Dónde configuro el activador de reposición para que PrestaShop me lo recuerde?

En la pestaña Cantidades de cada producto, configura el campo de nivel de stock bajo con tu punto de pedido calculado (no 1 ni 2) y activa la notificación por correo. Cuando la cantidad disponible cruza ese umbral, PrestaShop envía un correo a la dirección de notificaciones del comerciante: ese correo es tu activador de "haz hoy el pedido al proveedor". Configúralo por combinación, porque cada combinación tiene su propia fila y su propio umbral.

¿Cuánto stock de seguridad debería mantener?

Una fórmula viable para tiendas pequeñas: Stock de seguridad = (Ventas máximas diarias − Ventas medias diarias) × Plazo máximo de entrega. Usa el peor plazo de entrega observado, no la media: el colchón existe para el caso en que coinciden un mal día y una entrega tardía. Mantén un stock de seguridad generoso en tus superventas de la lista A y mínimo en la cola larga; una semana sin stock en un accesorio de 2 € apenas se nota.

¿El correo de stock bajo funciona con varios almacenes?

No: el stock nativo y su alerta de stock bajo presuponen un único fondo de stock. En cuanto tu stock vive en más de una ubicación, un único umbral deja de describir la realidad. Los puntos de pedido por ubicación (que la oficina se quede sin stock no significa que el almacén también) forman parte de Warehouse Revolution.

La planificación de inventario no tiene por qué ser complicada. Puntos de pedido para tus productos A, el campo de alerta de stock bajo configurado con esos puntos para que PrestaShop te envíe un correo en lugar de depender de que recuerdes mirar, plazos de entrega reales y un vistazo semanal a Catálogo → Stock: eso basta para gestionar la mayoría de tiendas pequeñas sin una sola reposición de emergencia. Las fórmulas son aritmética sencilla. La ventaja llega al colocar el umbral en un sitio donde el sistema lo haga cumplir, para que la disciplina no dependa de tu memoria.