Gestion des commandes dans PrestaShop : les processus qui font gagner des heures

Relu et mis à jour en juin 2026 — vérifié avec le comportement du back-office de PrestaShop 1.7, 8 et 9.

Une fois que votre boutique dépasse quelques dizaines de commandes par jour, le goulot d’étranglement n’est plus le trafic, mais l’écran des commandes. Chaque commande que vous traitez à la main répète la même petite suite de clics : l’ouvrir, la lire, changer un statut, imprimer un bon, coller un numéro de suivi, envoyer une confirmation. Rien de tout cela n’est difficile. C’est précisément le problème : les tâches simples et répétitives augmentent linéairement avec le volume. Si vos commandes doublent, votre temps passé devant l’écran double aussi. Les boutiques qui expédient des centaines de commandes par jour sans entrepôt rempli de personnel ne tapent pas plus vite au clavier. Elles ont déplacé les clics répétitifs de l’humain vers les mécanismes internes de PrestaShop : actions groupées, règles de statut et génération de documents par lots, au lieu de traiter les commandes une par une.

Ce guide porte précisément sur ces mécanismes : la liste des commandes du back-office, les actions que vous pouvez appliquer à plusieurs commandes à la fois, et la façon de transformer un changement de statut manuel en une action qui se déclenche toute seule. Il reste volontairement dans ce périmètre : corriger le contenu d’une commande précise, personnaliser le flux des statuts lui-même ou extraire les données de commande pour la comptabilité sont des sujets à part entière, liés là où ils ont leur place.

Où se trouve réellement la gestion des commandes : AdminOrders

Chaque commande dans PrestaShop est affichée par le AdminOrdersController, sous Commandes → Commandes. Cette liste est l’écran le plus utilisé dans la plupart des back-offices, et elle est plus puissante qu’elle n’en a l’air au premier abord. La ligne d’en-tête contient un champ de filtre pour chaque colonne, ce qui vous permet de réduire la liste à « En attente de paiement, 7 derniers jours, France » sans quitter la page. L’ensemble de résultats ainsi filtré devient l’unité sur laquelle vous agissez — et c’est important, car presque tout ce qui vous fait gagner du temps fonctionne sur une sélection, pas sur une seule commande.

Deux habitudes produisent un gain immédiat. D’abord, appuyez-vous sur ces filtres de colonnes pour les vues auxquelles vous revenez sans cesse (les commandes payées aujourd’hui mais non expédiées, par exemple) — et, lorsque votre version conserve les paramètres dans l’URL, ajoutez cette URL filtrée à vos favoris pour ne pas ressaisir les mêmes filtres chaque matin. Ensuite, apprenez à utiliser le menu déroulant Actions groupées en bas de la liste : c’est ce qui fait la différence entre traiter cinquante commandes en cinq clics et les traiter en deux cents.

Actions groupées : l’habitude la plus rentable du back-office

Traiter les commandes une par une se défend à cinq commandes par jour, mais plus à cinquante. Le menu natif des actions groupées dans la liste des commandes vous permet de sélectionner autant de commandes que nécessaire et d’agir sur toutes en même temps. Les deux actions qui font gagner le plus de temps :

• Changement de statut en masse. Cochez toutes les commandes que vous venez de préparer, choisissez une seule fois le nouveau statut, et PrestaShop l’applique à toutes — en déclenchant au passage l’e-mail client propre à chaque statut. Une matinée entière de changements « Préparation en cours → Expédiée » devient une seule action au lieu de quarante.
• PDF groupés de factures et de bons de livraison. Sélectionnez un lot et PrestaShop fusionne toutes les factures (ou tous les bons de livraison) dans un seul PDF, dans l’ordre, prêt à être imprimé en une seule fois. Pour un poste de préparation, c’est central : imprimer la série, plier, associer, terminé — sans ouvrir chaque commande pour cliquer sur « imprimer » individuellement.

Il existe un levier groupé plus discret que beaucoup de marchands oublient : les écrans Commandes → Factures et Commandes → Bons de livraison génèrent des documents par plage de dates. Besoin de toutes les factures du mois dernier pour votre comptable ? Définissez les dates de début et de fin, générez, et vous obtenez un PDF consolidé sans rien sélectionner à la main. Ces mêmes écrans exposent les réglages propres à chaque document (logo, texte légal libre, détail des taxes) qui déterminent si ces PDF sont réellement conformes dans les pays où vous vendez.

Le flux de statuts par défaut — et pourquoi il atteint ses limites

Par défaut, une commande passe par une courte chaîne de statuts : En attente de paiement, Paiement accepté, Préparation en cours, Expédiée, Livrée (avec les branches erreur/annulation/remboursement). Chaque statut est une ligne dans la table order_state, et chacun porte un ensemble d’indicateurs qui font discrètement un vrai travail : envoyer ou non un e-mail au client, marquer la commande comme payée, générer une facture, compter comme état d’expédition/livraison, ou apparaître dans l’historique de commande du client. Ces cases à cocher — définies sous Paramètres de la boutique → Paramètres des commandes → États — sont l’endroit où un statut cesse d’être une simple étiquette et devient une automatisation.

Cette chaîne par défaut convient à une activité tenue par une seule personne qui expédie quelques colis. Dès que votre processus réel comporte des étapes que le cœur de PrestaShop n’a jamais prévues — en attente de stock, en contrôle qualité, prêt pour retrait, partiellement expédié — il vous faut des statuts qui reflètent votre façon de travailler, chacun avec les bons indicateurs pour que l’e-mail et la facture partent au bon moment. (Le stock lui-même est décrémenté lorsque la commande est validée/passée, pas par un indicateur de statut que vous activeriez plus tard.) Concevoir cette carte des statuts (avec les couleurs, l’ordre et les modèles d’e-mail qui l’accompagnent) est un sujet à part entière : consultez flux des statuts de commande dans PrestaShop : personnalisation et automatisation.

Transformer les changements de statut manuels en règles

Un statut personnalisé ne fait gagner du temps que si quelque chose y déplace les commandes sans vous. Faire passer manuellement chaque commande de « préparée » à « expédiée » est l’une des plus grosses pertes de temps récurrentes dans le traitement logistique, car chaque changement impose un changement de contexte : trouver la commande, l’ouvrir, faire défiler jusqu’au bloc de statut, choisir, enregistrer, revenir à la liste. Multipliez cela par votre volume quotidien.

La solution consiste à laisser les conditions piloter la transition. La logique recherchée ressemble à ceci :

Le cœur de PrestaShop vous donne les briques nécessaires pour une partie de ce fonctionnement — un numéro de suivi peut par exemple être envoyé au client — mais enregistrer un suivi ne déplace pas la commande vers Expédiée tout seul ; ce changement de statut (et son e-mail) nécessite encore une étape manuelle ou une automatisation personnalisée. Pour les transitions basées sur des règles que le cœur ne gère pas nativement, notre module Advanced Order Workflow vous permet de définir ces conditions depuis le back-office et de laisser les commandes se déplacer d’elles-mêmes. Qu’est-ce que cela vous apporte concrètement ? Les minutes que vous passez aujourd’hui à cliquer de statut en statut se transforment en heures récupérées sur une semaine chargée, et les commandes cessent de rester bloquées dans le mauvais état parce qu’une étape manuelle a été oubliée.

Les changements de statut sont aussi votre moteur de communication client

La première raison pour laquelle les clients ouvrent un ticket après un achat est l’incertitude : « Est-ce expédié ? » « Où est ma commande ? » Chacun de ces messages aurait pu être envoyé automatiquement. Comme chaque statut peut avoir son propre modèle d’e-mail, un flux de statuts bien construit tient les clients informés à chaque étape importante sans que vous rédigiez un seul message : l’e-mail est un effet secondaire du changement de statut que vous alliez de toute façon effectuer.

Deux tâches voisines se situent juste en dehors de cet article. Lorsqu’un client dit que la confirmation n’est jamais arrivée, vous voulez un renvoi propre en un clic plutôt qu’un transfert manuel — cette petite fonctionnalité très appréciée est traitée dans le renvoi des confirmations de commande. Et lorsque la commande elle-même était correcte, mais que les coordonnées du client ou les articles étaient erronés, vous modifiez la commande, vous ne changez pas son statut — voir modification de commande : corriger les erreurs après la validation d’une commande par un client.

Des documents et références qui ne compliquent pas la vie de votre comptable

Les commandes génèrent de la paperasse : factures, bons de livraison, avoirs — et PrestaShop peut produire chacun de ces documents lorsque les indicateurs de statut ou les actions correspondantes s’appliquent : factures et bons de livraison sur les statuts marqués facture/livraison, et avoirs via le processus de remboursement plutôt que pour chaque commande. Les frictions se nichent dans les détails que les réglages par défaut gèrent mal pour une vraie entreprise. La plupart des juridictions de l’UE exigent une numérotation séquentielle des factures sans interruption, y compris lorsqu’une facture est annulée ; les paramètres de numérotation standard satisfont rarement un auditeur à eux seuls. Notre module Invoice Number vous donne un contrôle complet sur le préfixe, le format et la séquence afin que la numérotation tienne la route partout où vous vendez, et Order Number fait la même chose pour la référence visible par le client. Le gain pratique : lorsque vous êtes au téléphone avec un client ou un transporteur, « ORD-2026-00142 » est une référence qu’un humain peut relire sans erreur — « XKJHQWER » ne l’est pas.

Extraire les données de commande hors de PrestaShop — pour une liste de préparation en entrepôt, un import comptable ou vos propres analyses — est un processus distinct, avec ses propres pièges autour des champs, de l’encodage et du filtrage. Nous le traitons en détail dans exports CSV pour les commandes et les factures.

Notes internes : le détail de processus qui évite de refaire le même travail

Tout ce qui concerne une commande n’a pas sa place dans la vue du client. Le champ de note interne de chaque commande sert à consigner ce qui fera gagner du temps à la prochaine personne : un échange téléphonique, une instruction spéciale de préparation, la raison d’une remise manuelle, un signalement parce que les pays de facturation et de livraison ne correspondent pas. La discipline est simple et très rentable : lorsqu’un client rappelle trois semaines plus tard, tout l’historique est sur la commande, pas dispersé dans la boîte mail de quelqu’un. Une habitude de notes cohérente permet à une deuxième personne de reprendre une commande à froid sans refaire toute l’enquête.

Ne laissez pas l’écran des commandes faire le travail du stock

Une part étonnamment importante des douleurs de « gestion des commandes » relève en réalité du stock, déguisé en problème de commande. Les commandes s’accumulent en « attente de stock » parce que le réapprovisionnement est réactif ; les statuts deviennent confus parce que des articles ont été survendus ; les précommandes ont besoin d’un chemin de statut que le flux par défaut ne prévoit pas. Ces sujets appartiennent au volet stock de l’ensemble, et les résoudre là-bas garde votre écran des commandes propre :

• Si le suivi du stock a dépassé le stade du tableur et que c’est ce qui bloque votre flux de commandes, commencez par la gestion des stocks pour petites boutiques en ligne.
• Pour arrêter l’accumulation des commandes « en attente de stock » à la source, définissez des points de réapprovisionnement avec des formules simples de réapprovisionnement qui évitent les ruptures de stock.
• La façon dont les articles épuisés se comportent au moment de la commande — et donc les statuts que vous verrez un jour — est traitée dans rupture de stock : masquer ou ne pas masquer.
• Vendre avant l’arrivée du stock nécessite son propre chemin de statut ; voir précommandes et commandes en attente dans PrestaShop.

Une liste de commandes propre commence avant le lancement

Un gain de processus est tellement basique qu’il est facile de le négliger : ne laissez pas les commandes de test contaminer vos vraies données. Les transactions de test passées pendant la configuration faussent tous les rapports que vous consulterez ensuite — panier moyen, délai de préparation, répartition des moyens de paiement — et encombrent la liste que vous filtrez chaque jour. Supprimez-les volontairement avant la mise en production, comme expliqué dans supprimer les commandes de test : nettoyer votre PrestaShop avant la mise en ligne. Une base de départ propre signifie que chaque chiffre lu ensuite est réel.

Questions fréquentes

Puis-je supprimer une commande dont je ne veux plus dans PrestaShop ?

Pas depuis l’écran de commande standard. PrestaShop considère les commandes comme des pièces comptables et ne propose aucune action native « Supprimer la commande » dans le menu de ligne ou les actions groupées — c’est volontaire, pour des raisons légales et d’audit. Vous pouvez annuler une commande (la passer sur un statut Annulée, ce qui peut libérer le stock), mais la supprimer entièrement ne devrait se faire que sur une boutique qui n’a jamais reçu de vraie commande, avant le lancement. La méthode propre pour effacer les tests avant lancement est expliquée dans supprimer les commandes de test avant la mise en ligne.

Changer le statut d’une commande envoie-t-il automatiquement un e-mail au client ?

Seulement si ce statut a l’indicateur « Envoyer un e-mail au client » coché et un modèle associé, sous Paramètres de la boutique → Paramètres des commandes → États. Un statut dont l’indicateur d’e-mail est désactivé modifie la commande silencieusement. C’est pourquoi déplacer en masse quarante commandes vers un statut « Expédiée » correctement configuré envoie quarante e-mails d’expédition en une seule passe, tandis qu’un statut personnalisé ajouté sans cet indicateur n’en envoie aucun.

Quand le stock est-il réellement réduit — au paiement ou à l’expédition ?

Le cœur de PrestaShop décrémente le stock lorsque la commande est validée/passée, selon vos paramètres de stock et le cycle de vie de la commande — pas selon un interrupteur « payé ou expédié » que vous basculeriez plus tard. Une annulation ou un remboursement peut réinjecter le stock si vous activez cette option. Si vous avez réellement besoin que le stock ne sorte qu’à l’étape d’expédition, cela relève d’un processus personnalisé, pas d’un simple réglage du back-office.

Puis-je imprimer toutes les factures d’aujourd’hui dans un seul PDF ?

Oui. Cochez les commandes dans la liste et utilisez l’action groupée « Générer la facture », ou utilisez Commandes → Factures pour générer toutes les factures d’une plage de dates sous forme d’un seul PDF consolidé — sans clic commande par commande. La même génération par plage de dates existe pour les bons de livraison sous Commandes → Bons de livraison.

Pourquoi la référence de commande visible par mon client est-elle une chaîne aléatoire comme « XKJHQWER » ?

C’est le format de référence par défaut de PrestaShop : une chaîne alphanumérique aléatoire générée pour chaque commande. Elle est pénible à relire au téléphone et impossible à trier de manière utile. Si vous souhaitez des références séquentielles et lisibles par un humain (ainsi qu’une numérotation de factures sans interruption pour votre comptable), les modules Order Number et Invoice Number vous permettent de définir le préfixe, le format et la séquence.

Le schéma qui fait réellement gagner des heures

Une règle traverse tout cela : chaque fois que vous vous surprenez à effectuer la même action de commande pour la dixième fois, vous avez trouvé un processus à supprimer. Commencez là où la répétition est la plus dense — changements de statut groupés, e-mails clients qui les accompagnent, génération de documents par lots — car ce sont les actions que vous effectuez sur presque chaque commande. Étendez ensuite vers les transitions basées sur des règles, puis vers les tâches de stock et d’export qui alimentent l’écran des commandes. Rien de tout cela ne vous demande de taper plus vite. Cela vous demande de faire exécuter par PrestaShop les clics que vous répétez pour lui, afin que le temps gagné puisse aller aux parties de la boutique que seul un humain peut développer.